Какой нормативной базой необходимо руководствоваться при определении списка документов, выдаваемых при увольнении
Каждый увольняющийся работник должен получить от работодателя как свои собственные документы, переданные при трудоустройстве в отдел кадров или бухгалтерию, так и документы, подтверждающие стаж работы на данном месте, суммы полученных доходов, исчисленных налогов и пр.
Процедура увольнения регулируется положениями Трудового кодекса, и именно в нем, в ст. 62, приведен примерный перечень бумаг, подлежащих выдаче работникам. В отдельных законодательных актах данный перечень детализируется. К ним можно отнести:
- закон «Об обязательном социальном страховании…» от 29.12.2006 № 255-ФЗ;
- закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ;
- Налоговый кодекс.
Рассмотрим, как на их основании формируется пакет для выдачи на руки увольняющемуся сотруднику.
Обязательные документы при увольнении от работодателя: перечень
Одну часть документов при увольнении сотрудник получит только при наличии заявления. То есть если он письменно не обратится к работодателю, последний отдельные документы может и не выдать, и это не будет считаться нарушением.
Другая часть бумаг выдается в обязательном порядке независимо от того, запросил их увольняющийся или нет. Определим эти два перечня.
Какие документы при увольнении выдаются без запроса работника
Выдаются в обязательном порядке без всяких заявлений:
- трудовая книжка;
- медицинская книжка;
- подлинники документов, подтверждающих уровень образования и квалификации;
- расчетный листок по заработной плате;
- справка о заработке и прочих выплатах по форме из приказа Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182;
- выписка из СЗВ-СТАЖ;
- выписка из СЗВ-М;
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Что касается последних двух пунктов, то выписка из обоих отчетов должна содержать сведения только об увольняющемся лице. Сведения о стаже и прочие данные о других работниках в нее попасть не должны, ведь такая информация признается тайной, которую страхователь не имеет права разглашать.
- копия раздела 3 единого расчета по страховым взносам;
- специальная выписка из Реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3, если с выплат работнику начислялись и перечислялись взносы на дополнительное пенсионное страхование.
Какие документы при увольнении работодатель должен выдать по письменному заявлению сотрудника
Письменно запросить работник может:
- справку по форме 2-НДФЛ с начисленными доходами, примененными вычетами и исчисленным и удержанным налогом;
- справку о заработке за последние три месяца для постановки на учет в центре занятости;
- копии любых документов, подтверждающих занятость человека у данного работодателя, например кадровых приказов (об устройстве на работу, увольнении, перемещении), трудового договора (может понадобиться, если работник потерял свой экземпляр), документов из личного дела и т. п.
Заявление на выдачу документов составляется или в свободной форме, или по образцу, имеющемуся на предприятии.
Что грозит работодателю за выдачу неполного пакета документов при увольнении сотрудника
Несвоевременная выдача документов увольняющемуся грозит работодателю серьезными неприятностями. Особенно значимы последствия при невыдаче трудовой книжки, поскольку без нее человек не сможет трудоустроиться на новом месте. Так, в случае ее задержки сотрудник может затребовать компенсацию материального ущерба в размере своего заработка за все время неправомерного удержания документа.
Кроме того, предусмотрен административный штраф:
- от 30 000 до 50 000 руб. — для юридических лиц;
- от 1000 до 5000 руб. — для должностных лиц предприятия (например, руководителя) и предпринимателей.
При неоднократных нарушениях размер штрафа возрастает.
Прямых штрафов за непредставление работодателем выписок из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ не предусмотрено, данный вопрос в настоящий момент до конца не урегулирован. Однако желательно правильно скоординировать работу всех служб предприятия/ИП во избежание конфликтных ситуаций.
Отличаются ли пакеты документов, выдаваемые при увольнении по собственному желанию, по сокращению штата, по соглашению сторон?
Итак, основной перечень, какие документы должны выдать при увольнении по собственному желанию и при других обстоятельствах, сильно не отличается. Однако некоторые нюансы все-таки есть.
Например, какие документы должны выдать при увольнении по соглашению сторон? Помимо общего перечня сотрудник должен получить от работодателя экземпляр соглашения о расторжении трудового договора по соглашению, подписываемый в таких случаях.
А что касается того, какие документы должны выдать при увольнении по сокращению штата, то здесь передача документов работодателем сотруднику начинается задолго до непосредственно даты увольнения: это и уведомление о сокращение, и предложение другой работы. Также работодателю необходимо известить о предстоящем сокращении профсоюз и центр занятости. В день же увольнения сотруднику нужно передать перечень документов, перечисленных нами в предыдущих разделах.
***
Увольняющийся работник должен получить от своего работодателя определенный пакет документов. Одна их часть выдается безоговорочно, в первую очередь это трудовая книжка, другая часть — по письменному заявлению работника. За невыдачу или задержку трудовой предусмотрены немаленькие штрафы. За невыдачу отдельных документов никакой ответственности нет, тем не менее работодателю лучше не доводить дело до разбирательств с работником, а исполнить его законные требования.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Увольнение».