Как подать заявление на справку 2-НДФЛ в бухгалтерию
Как правило, заявление на 2-НДФЛ по образцу в бухгалтерию сотрудник подает самостоятельно или через службу документооборота, если она организована на предприятии. Лучше оформить два экземпляра такого запроса, чтобы один был передан учетчикам, а второй с отметкой о получении остался у сотрудника. Часто данное правило не соблюдается, и если в компании существуют сложности с документооборотом, то запрос сотрудника может остаться без ответа. Ситуация может быть критична для заявителя, если он, например, подает налоговую справку в кредитное учреждение, где сроки представления документов строго ограниченны.
Иногда такие справки выдает не бухгалтерия, а кадровая служба. Это может быть связано с особенностями организационной структуры предприятия, когда часть дел по расчетам и взаимодействию с персоналом переложена на кадровиков. Для сотрудника такой нюанс не принципиален, главное, чтобы выданная справка была подписана уполномоченным лицом и имела печать.
Как получить справку 2-НДФЛ через «Госуслуги», мы писали в статье.
Состав запроса о справке
Строгого формата заявления на 2-НДФЛ законодательством не утверждено. Так что работник может оформить его в свободном виде. Для того чтобы сделать это правильно, нужно включить в заявление следующие данные:
- фамилию, имя и отчество заявителя;
- его должность в компании;
- адрес места проживания сотрудника;
- контактный телефон;
- название предприятия и его юридический адрес;
- данные о руководителе (Ф. И. О. и должность);
- название запрашиваемой справки;
- период, за который должны быть представлены данные об уплаченном НДФЛ;
- количество экземпляров;
- место представления документа (при наличии);
- основания для выдачи (нормативные ссылки);
- дату подачи запроса;
- подпись заявителя и ее расшифровку.
Отдельно хотелось бы отметить, что данный список реквизитов запроса носит рекомендательный характер. Так, при отсутствии информации об основаниях, в связи с которыми работодатель обязан представить налоговую справку (ст. 62 ТК РФ и гл. 23 НК РФ), это в запросе можно не указывать. Бухгалтер все равно оформит справку, если сотрудник действительно был трудоустроен на предприятии и получал от него налогооблагаемый доход.
На подготовку налоговой справки работодателю дается 3 рабочих дня с момента подачи запроса (ст. 62 ТК РФ). Если он не уложится в указанный период, то сотрудник может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или прокуратуру. Образец заявления вы найдете в начале статьи
Мы также рассказывали, подойдет ли копия справки 2-НДФЛ.
Типичные ошибки
Несмотря на то, что рассматриваемый документ достаточно прост в оформлении, подавая заявление о выдаче справки 2-НДФЛ по образцу, сотрудники часто допускают ошибки. Самая распространенная — это неуказание периода, за который собираются данные. С одной стороны, такая неточность не критична. Но бухгалтер может быть просто физически не в курсе, для чего работник составил заявление на справку 2-НДФЛ и куда она будет представляться. Чаще всего в запросе размыто указывается, что данные нужны «по месту требования».
Это может быть:
- банк;
- визовый центр;
- новый работодатель;
- судебный исполнитель и др.
В зависимости от конечного получателя может меняться срок представления данных. Именно поэтому его нужно обязательно указывать. Скорее всего, бухгалтер сделает справку за предыдущий год, но лучше, если в запросе работник это конкретизирует.
Второй распространенной ошибкой является, как ни странно, наименование компании. Такой тип неточностей — бич нашего времени. Например, в больничных листах они встречаются еще чаще. В современном мире даже стабильный работодатель может юридически менять свой статус и наименование, переводить сотрудника из одного юридического лица в другое. Часто работники просто не следят за потоком смены юрлиц и не владеют информацией о корректном названии работодателя. Это может быть большой холдинг «Ромашка», имеющий различные правовые формы, о которых трудящиеся в силу обстоятельств просто не помнят. То же самое касается и данных о руководителе предприятия, который тоже может меняться. В качестве меры для исключения таких ошибок предприятию рекомендуется создать формы для различных запросов персонала. Например, для налоговой справки или заявления на отпуск.
Сложности могут возникнуть и при указании оснований для представления справки 2-НДФЛ (ст. 62 ТК РФ и гл. 23 НК РФ). Как мы говорили выше, такая информация не является обязательной при формировании запроса. Если же бухгалтерия разрабатывает типовые формы запросов для сотрудников, то нормативные ссылки лучше указать.
***
В заключение отметим, что самым сложным этапом подачи такого заявления является то, что бухгалтерам приходится объяснять каждому сотруднику необходимость его составления. Некоторые работники в силу своей квалификации могут не понимать, что документ необходим для правильного учета и без него справку 2-НДФЛ получить не удастся. Во избежание таких проблем бухгалтерии необходимо подготовить инструкции по составлению запросов на справки и подготовить бланки для их оформления. Не лишним будет подготовить образцы заявления на справку 2-НДФЛ и порядка его заполнения, что позволит максимально исключить ошибки сотрудников.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Кадры».