Как правильно оформить личное дело сотрудника

Кто обязан вести учет личных документов сотрудников

Для начала определим, какие документы входят в личное дело сотрудника. Это:

• заявления о приеме на работу и об увольнении;
• прочие личные заявления;
• трудовые договоры;
• характеристики.

Хранить такие документы следует правильно с точки зрения законодательства и так, чтобы было удобно кадровым работникам или аналогичным службам.

Коммерческие компании могут воспользоваться документацией и нормативными актами, предназначенными для ведения личных дел в государственных учреждениях, использовав их в неизменном виде или доработав в соответствии со своими потребностями.

С чего начать ведение кадрового учета, рассказываем в статье.

Посмотрите, какие унифицированные формы кадровых документов существуют.

Как организовать ведение личных дел в коммерческой фирме

Если коммерческая организация приняла решение вести учет личных документов по сотрудникам путем формирования личных дел, то порядок ведения утверждается локальным актом по предприятию. Это может быть приказ, распоряжение, инструкция или положение о ведении личных дел работников. Утверждает акт уполномоченное лицо — главный бухгалтер, начальник кадрового подразделения или руководитель предприятия.

В локальном акте прописывается:

• что должно быть в личном деле работника;
• место хранения личных дел сотрудников в отделе кадров или ином подразделении;
• на кого возложена обязанность по ведению и хранению документов — эти лица должны быть ознакомлены с актом под подпись.

Удобно вести журнал учета личных дел работников - образец можно скачать в начале нашей статьи. Образец журнала регистрации личных дел работников представляет собой пронумерованный перечень. Формуляр не является обязательным, но его наличие поможет систематизировать процесс ведения личных дел.

Срок хранения личных дел работников неограничен, то есть хранятся они, пока существует фирма. Если сотрудник уволился, то его личное дело прошивается и передается в архив. Срок хранения личных дел уволенных и действующих сотрудников — 50 лет. Для дел, созданных до 2003 года, — 75 лет.

О сроках хранения документов мы писали в статье.

Что следует включить в личное дело, а что включать туда небезопасно

В состав личного дела работника в 2020 году входят следующие бумаги:

• Опись в личное дело работника - образец приводится в начале статьи.

Изначально в личное дело включают документы, относящиеся к приему на работу сотрудника. В течение трудовой деятельности дело пополняется. Документы вносят в хронологическом порядке и отражают в описи к личному делу.

Однако не любой предоставленный документ и его копию следует держать в личном деле. Что хранить в личном деле сотрудника в 2020 году небезопасно? Это копии документов, содержащих персональные данные работника. К таковым можно отнести копии:

Эти документы необходимы для приема на работу, назначения различных пособий. Кадровый работник должен ознакомиться с предъявленными документами, внести все необходимые данные в личную карточку и вернуть их владельцу. 

Например, копии свидетельств о рождении детей предъявляют для назначения пособий. Хранить такие копии не следует. Уничтожать их надо в течение 30 дней после того, как закончился срок выплаты пособия (информация Роскомнадзора от 25.09.2015).

Ниже расскажем, как оформить личное дело работника образца 2020 года.

Как должно выглядеть личное дело работника

Ниже покажем алгоритм формирования образца личного дела работника в 2020 году.

Начинается рассматриваемый документ с титульного листа личного дела работника - образец 2020 года вы найдете в начале статьи.

На образце обложки личного дела работника:

Далее следует опись личного дела работника. Опись ведут привычным способом. Вновь поступившие документы работника вносят в хронологическом порядке в дело и в опись, обозначая их порядковыми номерами. Перечень документов в личном деле работника в 2020 году для разных наемных сотрудников различается.

Подробнее про опись в личном деле мы писали в статье.

На любого работника заводят личный листок или анкету сотрудника. Скачайте бланк анкеты сотрудника в личное дело в начале статьи. В нем отражаются основные сведения о работнике:

• Ф.И.О.;
• дата и место рождения;
• гражданство;
• образование;
• семейное положение;
• навыки и умения;
• воинская обязанность;
• фото.

Личный листок не стоит путать с личной карточкой работника по форме Т-2. Эти документы содержат разные сведения и хранятся в разных местах.

Посмотрите, что такое личная карточка работника.

***

Коммерческие организации не обязаны вести личные дела сотрудников, но для систематизации данных и аккуратного их хранения рекомендуем это делать. При составлении личного дела можно руководствоваться порядком, утвержденным для государственных учреждений. Хранят дела не менее 50 лет.

Еще больше полезных материалов — в рубрике «Кадры».