Порядок представления отчета 6-НДФЛ
Форма 6-НДФЛ представляется организациями и индивидуальными предпринимателями, являющимися налоговыми агентами при выплате вознаграждений физическим лицам.
Расчет сдается в налоговые органы ежеквартально. За отчетный период — не позднее последнего числа месяца, следующего за отчетным; по итогам года — до 1 апреля следующего за отчетным года. Подробнее — в другой нашей статье.
Налоговые агенты, численность работников у которых превышает 25 человек, сдают отчет только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Остальные вправе представить расчет в бумажном виде. О том, кто обязан сдавать 6-НДФЛ, читайте в нашей статье «Кто обязательно сдает отчет по форме 6-НДФЛ».
Отчет образца 2020 года состоит из титульного листа и двух разделов. данная форма была утверждена Приказом от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. Раздел 1 заполняется нарастающим итогом с начала года. В нем отражаются суммы доходов, вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ и количество человек, получивших доходы. При выплате доходов, облагаемых по разным ставкам, раздел 1 заполняется отдельно по каждой ставке. В раздел 2 включаются данные за последние 3 месяца отчетного периода: даты и суммы начисления и выплаты доходов, сроки перечисления и дата фактического перечисления налога.
Начиная с отчетности за 1 квартал 2021 г. сдавать придется форму, утвержденную Приказом ФНС России от 15.10.2020 №ЕД-7-11/753@. Она совместит в себе расчет 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ.
Возможно ли бесплатное заполнение 6-НДФЛ онлайн
К сожалению, в настоящее время интернет-ресурсов, предоставляющих возможность заполнить 6-НДФЛ онлайн бесплатно, не существует. Но если задача подготовить расчет онлайн разовая, можно воспользоваться интернет-сервисами для ведения бухгалтерии онлайн. Таких ресурсов сегодня множество, например «Мое дело», «Контур.Бухгалтерия», «Небо», «Бухсофт» и другие. Некоторые из них имеют бесплатный тестовый период 3–30 дней, что делает возможным заполнение 6-НДФЛ онлайн бесплатно.
Для этого придется зарегистрироваться на соответствующем ресурсе и ввести данные отчитывающейся организации или ИП. Далее одни сервисы позволяют просто выбрать форму и заполнить необходимые графы, в других отчетность заполняется на основе введенных в систему учетных показателей.
Все сервисы производят автоматический расчет итоговых данных и проверяют правильность заполнения. Готовый отчет можно распечатать или выгрузить в файл для отправки в налоговую в электронном виде.
Возможности программы от ФНС России
ФНС России предлагает налогоплательщикам воспользоваться своим бесплатным программным обеспечением для подготовки отчетности. Такой программой для заполнения 6-НДФЛ является «Налогоплательщик ЮЛ». Она позволяет формировать любые налоговые отчеты, не ограничиваясь 6-НДФЛ.
Дополнительным удобством является возможность подготовить в одной базе отчетность для нескольких организаций и ИП. Минус в том, что заполнение 6-НДФЛ онлайн при помощи этого ресурса невозможно. Программу необходимо скачать с официального сайта налоговой службы и установить на свой компьютер.
После установки необходимо ввести данные организации или предпринимателя и налоговой инспекции — получателя отчета, выбрать из списка «Расчет 6-НДФЛ» и заполнить нужные разделы. Программа автоматически рассчитывает итоги и позволяет проверить корректность заполнения формы. Подготовленный расчет можно распечатать для представления в налоговую инспекцию на бумаге или сформировать файл для отправки через интернет.
Как отправить расчет 6-НДФЛ онлайн бесплатно
Налоговая служба России запустила пилотный проект, позволяющий бесплатно представлять отчетность в электронном виде через ее интернет-сайт.
Чтобы отправить расчет 6-НДФЛ онлайн, требуется зарегистрироваться на сайте ФНС в системе сдачи отчетности. Кроме того, необходимо получить квалифицированную электронную подпись (КЭП). Ранее сэкономить на получении электронной подписи не получалось, бесплатно их не выпускали. Тем не менеее это была единственная статья расхода. Список аккредитованных удостоверяющих центров, осуществляющих выпуск электронных подписей, опубликован на сайте Министерства связи РФ. С 2021 года ФНС планирует начать выпуск бесплатных электронных цифровых подписей для отечественных компаний, предпринимателей и нотариусов.
Для отправки отчетности через портал ФНС необходимо сформировать в программе «Налогоплательщик ЮЛ» транспортный контейнер с подготовленным и подписанным электронной подписью расчетом 6-НДФЛ и передать его в инспекцию через систему отправки отчетности на сайте. Сервис позволяет отслеживать этапы прохождения отчета и получать квитанции и извещения о его принятии.
Заполнение и отправка 6-НДФЛ через операторов электронного документооборота
Большинство предприятий пользуются для отправки отчетности услугами операторов электронного документооборота. Наиболее крупные спецоператоры — «Тензор», «Такском», «Калуга-Астрал», «СКБ Контур», «Аргос».
Спецоператоры предоставляют комплексные решения, позволяющие не только передать подготовленный в бухгалтерской программе файл, но и заполнить расчет 6-НДФЛ с его последующей отправкой.
В дополнение к передаче отчетности операторы оказывают сопутствующие услуги: обмен электронными документами, сверку с контрагентами, оценку вероятности налоговой проверки, ведение бухгалтерского учета и т. д.
Услуги спецоператоров связи платные, стоимость зависит от подключенного пакета услуг, направлений сдачи, системы налогообложения, формы собственности. Обычно при подключении к услуге они выпускают электронную подпись бесплатно. Кроме того, спецоператоры часто проводят всевозможные акции, позволяющие сэкономить.
Другие возможности для отправки 6-НДФЛ онлайн
Упомянутые выше «Мое дело», «Контур.Бухгалтерия», «Небо», «Бухсофт» и другие ресурсы для ведения бухгалтерии онлайн позволяют не только сформировать отчетность, но и сдать ее в инспекцию через интернет. Оформление квалифицированной электронной подписи сервис возьмет на себя. Стоимость сервисов варьируется и зависит от системы налогообложения и подключенных услуг.
Кроме онлайн-бухгалтерий существуют ресурсы, позволяющие отправить онлайн отчетность, подготовленную в сторонних программах. В частности, такую услугу оказывают веб-порталы «Декларация.Online», «Мой отчет.ру», «Отчет.ру». Стоимость у них ниже, чем услуги спецоператоров, но спектр предоставляемых услуг очень узок. КЭП может входить в стоимость обслуживания.
Еще один способ отправки отчетности в контролирующие органы предлагают некоторые банки. Например, такая услуга есть у Сбербанка, «СКБ-Банка», «Промсвязьбанка». Сервис предоставляется за дополнительную плату, стоимость зависит от аппетитов банка. Как правило, КЭП для отправки отчетности банки делают бесплатно.
***
Абсолютно бесплатно заполнить и отправить форму 6-НДФЛ онлайн невозможно. Самый экономичный вариант — воспользоваться бесплатной программой «Налогоплательщик ЮЛ» и отправить отчет через сайт ФНС. В этом случае заплатить придется только за квалифицированную электронную подпись. Этот способ подходит для ИП и совсем маленьких предприятий.
Использование бесплатных интернет-порталов госорганов требует регистрации на каждом ресурсе, что увеличивает трудозатраты. Поэтому более крупному бизнесу для отправки отчетности рациональнее воспользоваться платными сервисами («Бухсофт», «Декларация.online», «Отчет.ру» и т. д.) или услугами операторов электронного документооборота, предоставляющих комплексные решения.
В качестве разовой альтернативы для подготовки формы 6-НДФЛ можно воспользоваться бесплатным тестовым периодом интернет-сервисов для ведения бухгалтерского учета («Мое дело», «Небо», «Контур.Бухгалтерия» и т. д.).
***
Еще больше информации по теме — в рубрике «НДФЛ».