Учет рабочего времени при сменном графике работы

Учет рабочего времени при сменном графике работы имеет свои особенности, так как работодатель, составляя график, должен следить за тем, чтобы количество рабочих часов работника не превышало норм, определенных законом. Об особенностях учета в этом случае и расскажем в статье далее. 

Что такое сменный график работы

Сменная работа предполагает труд в 2–4 смены и внедряется на предприятии тогда, когда временные рамки трудового процесса шире допустимой законодателем ежедневной нормы или это необходимо для повышения объемов производства и результативного использования оборудования (ст. 103 ТК РФ).

Служащие работают в посменном режиме в соответствии с утвержденным графиком, с которым они должны быть предварительно ознакомлены.

Учет рабочего времени при сменном графике может вестись двумя способами:

1. Понедельным — в этом случае должна соблюдаться установленная законодателем норма продолжительности рабочей недели (40 часов по общему правилу или иное количество в случаях, предусмотренных ТК РФ). Дневные временные рамки регулируются графиком сменности. Подсчет сверхурочной работы можно проводить только по окончании недели.
2. Суммированным — об этом способе учета мы расскажем ниже.

Суммарный учет рабочего времени

В ст. 104 ТК РФ предусматривается право работодателя на введение суммарного учета времени работы для отдельных сотрудников, если он не может установить предусмотренную законодательством продолжительность рабочей недели или дня для всех служащих. Как правило, суммарный учет устанавливается в охранных предприятиях, медицинских организациях и т. д., хотя каких-либо ограничений по типу предприятия, в котором может быть установлен суммарный учет времени работы законодателем не предусмотрено.

Для того чтобы ввести данный режим учета времени работы, руководителю организации необходимо:

1. Издать приказ о переходе на суммарный учет и довести его до всех сотрудников предприятия.
2. Составить локальный акт, в котором будут прописаны все особенности суммарного учета. Такой акт может быть издан в форме положения.
3. Внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка относительно появления новой системы учета, ознакомить с ними сотрудников под подпись.

Работодатель вправе перевести на суммированный учет времени работы как всех работников организации, так и некоторых из них. После принятия такого решения в трудовые договоры служащих необходимо внести изменения, т. к. они переходят на новые графики работы и их заработная плата теперь будет рассчитываться по-новому. Кроме этого сотрудников необходимо ознакомить с локальным актом, в котором описаны все подробности суммированного учета.

Вопросы, требующие разрешения работодателем при установлении суммированного учета рабочего времени

Работодатель при введении суммированного учета должен определиться со следующими моментами:

1. Продолжительностью учетного периода (месяц, квартал, год). Работодатель вправе выбрать любой учетный период в пределах года. Необходимо обратить внимание на то, что при наличии должностей, работа на которых связывается с вредными или опасными условиями, учетный период выбирается в пределах квартала (3 месяцев).
2. Нормой рабочих часов (можно посмотреть в производственном календаре).
3. Разработкой графика труда. При утверждении документа следует обратить внимание на норму рабочих часов: если она превышена, то служащему эти часы оплачиваются как сверхурочная работа. Кроме того, количество работников в смене должно позволять распределять нагрузку между ними равномерно.
4. Порядком расчета зарплаты (почасовая ставка или оклад). Если выбирается часовая ставка, то ее размер за 1 час умножается на общее количество часов работы. Следует обратить внимание на то, что ст. 154 ТК РФ предполагает доплату в размере 20% за труд с 22 до 6 часов.

Расчет рабочего времени при сменном графике

В обязанности работодателя абз. 4 ст. 91 ТК РФ включил обязательный учет отработанного служащими времени. Как правило, это делается с помощью табеля учета рабочего времени, форма которого утверждена приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Кроме того, работодатель обязан отразить порядок учета времени труда в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 100 и 104 ТК РФ).

Первое, что необходимо сделать, — определиться с учетным периодом работы конкретного сотрудника. При неопределенности работодателя в выборе учетного периода можно сначала составить годовой график работы и уже исходя из анализа всех процессов, происходящих в организации, определиться с периодом.

При составлении графика необходимо обратить внимание на следующие аспекты:

• время перерыва должно составлять не менее 30 минут и не более 2 часов;
• непрерывный отдых в течение недели должен быть не менее 42 часов;
• работа в течение 2 смен подряд не допускается;
• ночная смена сокращается на 1 час;
• в графике учитывается ежегодный отпуск, продолжительность которого составляет, как правило, 28 календарных дней.

Например, работодателем избран учетный период в 1 месяц (4 недели). Если исходить из 40-часовой рабочей недели, максимальная продолжительность рабочего времени сотрудника за 1 месяц составит 160 часов, которые работодатель может распределить как угодно, но с учетом указанных выше особенностей составления графика.

Для справки: для некоторых категорий граждан предусмотрена сокращенная рабочая неделя (например, для медицинских работников — 39 рабочих часов).

На практике встречаются случаи, когда общее количество рабочего времени в графике больше норматива, установленного законодателем для конкретного периода. В этой ситуации можно сократить рабочие часы в смене, уравнять время с нормативом и не платить за переработку.

В том случае, когда работник заболел и долгое время находился на больничном, из общего норматива по рабочему времени необходимо вычесть эти дни. Аналогично нужно действовать и тогда, когда работник увольняется до окончания учетного периода.

Как рассчитывать зарплату работнику

Зарплата работника может быть рассчитана исходя из почасовой ставки или оклада. В первом случае количество отработанных часов умножается на ставку. В последнем случае все несколько сложнее:

• если работник отработал установленное нормативом количество часов, ему выплачивается оклад;
• если отработал больше, к окладу добавляется переработка;
• если отработано меньше, зарплата будет состоять из произведения количества отработанных часов на тарифную ставку.

Как можно узнать размер тарифной ставки, если известна сумма оклада? Есть несколько способов:

1. Оклад делится на среднее количество часов в год по нормативу. В этом случае размер ставки останется неизменным в течение 1 года.
2. Оклад делится на среднее количество часов в отчетном периоде (месяце, квартале). В таком случае ставка будет одинакова в течение выбранного периода.
3. Оклад делится на среднее количество часов в месяце. Неизменность ставки при таком расчете сохраняется в течение месяца.

Работодатель вправе остановить свой выбор на любом из этих способов, важно лишь закрепить это в локальном нормативном акте.

Как оплачивать переработку

На практике встречаются ситуации, когда по результатам подсчета рабочих часов у работника выявляется переработка. Она может быть вызвана выходом в смену за другого работника или, например, увеличением рабочих часов в связи с производственной необходимостью. Но что бы ни было причиной, работодатель, в соответствии с положениями ст. 152 ТК РФ, обязан оплатить первые 2 часа переработки в полуторном размере, последующие — в двойном.

Как оплачивать выходные и праздничные дни

При применении суммированного учета рабочего времени труд в субботу и воскресенье оплачивается в общем порядке, так как служащий получает выходные в другие дни согласно графику. Если же говорить о праздничных нерабочих днях (например, 1 мая, 8 марта и т. д.), то здесь ситуация не совсем однозначная.

Вообще, эти дни должны оплачиваться в двойном размере, однако в статьях ТК РФ прямого указания на то, что данное правило распространяется и на суммированный учет времени труда, нет. Судебная же практика исходит из того, что если работа в выходные и праздничные дни предусмотрена графиком сменности и работнику, соответственно, отдых за эти дни предоставляется в другое время, то оплата производится в обычном порядке. Лишь в случаях, когда работа в праздничный день не предусмотрена графиком сменности, она оплачивается в двойном размере.

Как видите, сменный график работы предполагает не только утверждение графика и ознакомление с ним работника, но и соблюдение нормативов времени, оплаты сверхурочного труда и работы в выходные и праздничные дни.