Как ведется учет рабочего времени
Согласно действующему трудовому законодательству, рабочим временем признается временной период, в течение которого работающий гражданин призван исполнять свои должностные обязанности, то есть трудиться (ст. 91 ТК РФ). Стандартный норматив рабочего времени определяется Трудовым кодексом (ч. 2 ст. 91) и предусматривает не более 40 часов за неделю.
Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учет фактически отработанного времени каждого сотрудника (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), ориентируясь на приказ Минздравсоцразвития РФ «Об утверждении Порядка исчисления нормы рабочего времени…» от 13.08.2009 № 588н.
Ведению учета трудового времени в организациях также посвящены:
- письма Госкомтруда СССР № 75-АБ, Минфина СССР № 89, ЦСУ СССР «Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве» от 27.04.1973 № 10-80 (в части, не противоречащей действующему законодательству);
- постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1.
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 помимо прочего содержит унифицированные формы Т-12 и Т-13 — табели учета рабочего времени. До 1 января 2013 года эти формы были обязательны к применению в организациях, затем эту обязанность отменили, поэтому в настоящее время для учета рабочего времени на предприятиях могут использоваться как унифицированные формы, так и собственные, утвержденные руководством организации. Для ведения форм учета рабочего времени назначается ответственный сотрудник (бухгалтер, кадровик, табельщик), при этом, если организация большая, возможно назначение ответственного в каждом структурном подразделении.
Способы учета рабочего времени
Согласно вышеперечисленным документам, работодателями используются следующие методы учета трудового времени:
- Поденный — предполагающий исполнение трудовых обязанностей работниками ежедневно в течение одинакового времени (например, при работе 5 дней в неделю норма будет составлять 8 часов). Помимо одинаковой длительности рабочих дней этот способ учета характеризуется неизменным трудовым распорядком, то есть началом и окончанием рабочей смены в одно и то же время изо дня в день.
- Понедельный — отличается от первого тем, что за расчетный ориентир берется трудовая неделя. Соответственно, норматив отработанного времени в этом случае должен оставаться неизменным от недели к неделе. При этом еженедельная норма не должна превышать 40 часов, ежедневный же трудовой режим может быть разным.
- Суммированный (ст. 104 ТК РФ) — метод, при котором за отчетный период берется месяц, квартал, полугодие или год. Этот способ используется в тех случаях, когда невозможно установить или подсчитать и учесть отработанное время за день или неделю (как правило, это предприятия со сменным режимом работы сотрудников). При таком способе учета ежедневное и еженедельное рабочее время может отличаться по продолжительности как у одного и того же сотрудника, так и у членов одного трудового коллектива. Введение суммированного учета осуществляется внутренними документами организации.
Что такое переработка сверх нормы
Переработка сверх нормы — это увеличение трудового времени сотрудника с превышением нормативов, установленных законодательством. К примеру, более 40 стандартных часов в неделю для обычных трудящихся или свыше 36 рабочих часов — для медработников и других сотрудников, для которых определены сокращенные трудовые нормативы.
При этом важно учесть, что Трудовой кодекс содержит нормы, регулирующие трудовую деятельность и по времени сверх законодательных стандартов, — ст. 97, 99, 101. Работа за пределами установленной длительности трудового времени возможна в виде:
- сверхурочной работы;
- ненормированного рабочего дня.
Такая работа должна соответствующим образом оформляться и оплачиваться.
Когда организация использует поденный или понедельный способ учета трудового времени сотрудников, никаких сложностей, связанных с переработкой, обычно не возникает, так как отчетный период небольшой и излишне отработанные часы очевидны. Более того, обычно они специально инициируются руководством в каких-либо исключительных для компании рабочих ситуациях.
Если же говорить о суммированном учете рабочего времени, то тут все не так однозначно. С одной стороны, этот метод учета используется для того, чтобы не оформлять каждый раз сменным работникам отработанные сверх нормы часы. В итоге внутри отчетного периода временные рамки могут выходить за пределы стандартов, установленных трудовым законодательством, хотя в пределах учетного периода рабочее время все равно должно соответствовать установленным нормам. Но с другой стороны, при суммированном учете, особенно если используется большой отчетный период, вероятность возникновения переработки увеличивается.
Как рассчитать переработку рабочего времени
Порядок расчета переработки зависит от способа учета рабочего времени на предприятии.
При поденном или понедельном учете достаточно знать норму рабочих часов для конкретного сотрудника за необходимый период. Так, при стандартной 40-часовой норме за неделю при 5 рабочих днях норма работы в день будет составлять 8 часов, при 6 рабочих днях — 5 дней по 7 часов и 1 день 5 часов (ст. 95 ТК РФ). Если расчет ведется для работника, нормой рабочего времени которого является 36-часовая неделя, его рабочее время за день при 5-дневной работе не должно превышать 7,2 часа.
Для удобства расчетов большинством бухгалтеров и кадровых работников используется производственный календарь на текущий год, составляемый на основании утвержденных Правительством РФ переносов выходных и праздничных дней. В производственном календаре уже посчитаны нормы часов за месяц при разных вариантах максимума рабочего времени за неделю. Специалистам остается лишь сравнить фактически отработанное конкретным сотрудником время с нормами, приведенными в таком календаре. Если обнаружились излишки — именно они и будут переработкой.
При суммированном учете рабочего времени сначала необходимо определить нормальное количество рабочих часов за отчетный период. К примеру, если отчетным периодом является квартал, стандарт рабочего времени за третий квартал (июль, август, сентябрь), в соответствии с производственным календарем на 2020 год, составляет:
- при 40-часовой рабочей неделе — 528 часов;
- при 36-часовой — 475,2 часов;
- при 24-часовой — 316,8 часов.
Далее остается суммировать отработанное конкретным работников время за указанный период и, если отработанных часов окажется больше установленного норматива рабочего времени, вычесть часы стандартного времени работы. Получившийся результат и будет переработкой.
Примечание: при суммированном учете трудового времени переработка является таковой, если она образовалась по состоянию на конец отчетного периода.
Как избежать возникновения переработки при суммированном учете труда
Для того чтобы при суммированном учете рабочего времени избежать неожиданностей в виде переработки в конце отчетного периода и соблюсти требования трудового законодательства, специалисты кадрового дела на практике зачастую поступают так:
- Составляется график для работников на весь следующий год. При этом для соблюдения требований Трудового кодекса требуется, чтобы:
- время непрерывного отдыха за неделю составляло не менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ);
- обеденный перерыв продолжался от 30 минут до 2 часов (ст. 108 ТК РФ);
- длительность ночных смен была сокращена на час (ст. 96 ТК РФ);
- две смены подряд одному работнику не устанавливалось (ст. 103 ТК РФ).
Также при составлении графика учитываются ежегодные отпуска длительностью не менее 28 дней.
- В уже составленном графике проверяется количество часов и определяется, какой период удобнее установить как отчетный, то есть за какой период суммированное рабочее время не превышает 40-часового (или иного установленного законом) норматива за неделю.
- Если даже при проведении такой аналитической работы все равно получается переработка по итогам отчетного периода, сокращается время работы в некоторых сменах (если производственный процесс позволяет это сделать), чтобы подогнать график под норматив.
- Получившееся в итоге время переработки оформляется надлежащим образом и фиксируется в соответствующих документах.
Сверхурочная работа
Переработка в режиме ненормированного рабочего дня касается лишь отдельных должностей в рамках организации, условия работы в которых специально утверждаются коллективным договором или иными внутренними документами предприятия. В связи с этим целесообразно подробно рассмотреть другую форму переработки — сверхурочную работу, так как этот вариант превышения норм рабочего времени может коснуться большинства работающих граждан.
Сверхурочному труду посвящена ст. 99 Трудового кодекса, которая определяет такую работу как:
- инициированную работодателем;
- выполняемую за пределами рабочей смены сотрудника или (если речь идет о суммированном учете времени работы) сверх нормального количества трудовых часов за отчетный период.
Труд сверхурочно возможен:
- С письменного одобрения сотрудника:
- при потребности закончить работу, которая по непредвиденным причинам не была завершена в срок, если незавершение такой работы может привести к ущербу или уничтожению собственности работодателя, государства или муниципального образования либо способно создать угрозу жизни или здоровью людей;
- для осуществления срочного ремонта механизмов или сооружений, если их поломка способна стать причиной остановки работы большого количества трудящихся;
- для замены неявившегося сменщика, если работа не предполагает перерывов, и
- в других случаях (с одобрения профсоюза).
- Без согласия работника, если необходимо:
- предотвратить катастрофу, производственную аварию или устранить последствия их или стихийного бедствия;
- устранить неожиданные обстоятельства, мешающие нормально функционировать системам центрального водо-, газо-, теплоснабжения, освещения, связи или транспорту;
- провести работы в условиях чрезвычайного положения или войны, а также при непредвиденных обстоятельствах (в случае стихийного бедствия, пожара, эпидемии и т. п.).
Особенности привлечения к труду сверхурочно отдельных категорий сотрудников
Работать дольше установленных нормативов не могут:
- сотрудницы, ожидающие ребенка;
- несовершеннолетние;
- другие установленные законом трудящиеся — к примеру, проходящие обучение без отрыва от работы на основании ученического договора (п. 3 ст. 203 ТК РФ).
В особом порядке могут быть допущены к работе во внеурочное время инвалиды и сотрудницы, имеющие детей младше 3 лет. Эти трудящиеся могут работать в условиях превышения временных рабочих стандартов, если:
- такой труд не запрещен им с медицинской точки зрения на основании заключения врачей (порядок выдачи таких заключений установлен приказом Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 № 441н);
- получено согласие сотрудников на сверхурочную работу при том, что они были ознакомлены под подпись с предоставленной законом возможностью отказаться от нее.
Как оформляется работа сверх установленных норм рабочего времени
Порядок оформления работы за пределами установленных нормативов представлен следующими этапами:
- Получение письменного согласия на дополнительную работу от сотрудников (исключением являются указанные выше ситуации, когда работника можно привлечь к сверхурочной работе без согласования). Для этих целей готовятся специальные уведомления для каждого из сотрудников, в котором работник сможет поставить свою подпись, подтверждая согласие на дополнительную работу. Уведомление должно содержать:
- дату начала сверхнормативной работы;
- длительность переработки в часах.
Кроме того, в этот же документ можно включить предложение работнику о выборе компенсации за переработку: доплату или дополнительные выходные дни (ст. 152 ТК РФ).
- Составление приказа на сверхурочную работу. Унифицированной формы такого приказа законодатель не предусмотрел, поэтому приказ составляется в обычной для таких документов форме в соответствии с правилами внутреннего делопроизводства конкретного предприятия. В приказе должна присутствовать информация о:
- причине, побудившей организовать дополнительную работу;
- сотрудниках, которые привлекаются к такой работе (должности, табельные номера, фамилии);
- длительности переработки (начале и окончании дополнительной работы).
Сотрудники знакомятся с приказом под подпись.
- Излишне отработанное время фиксируется в табеле учета рабочего времени по каждому сотруднику.
Единственным отличием в порядке оформления переработки для сотрудников, в отношении которых используется суммарный учет рабочего времени, является то, что длительность переработки считается по итогам отчетного периода. В остальном никаких исключений трудовое законодательство по этому вопросу не предусматривает.
Важно! Оформляя переработку необходимо не нарушать установленных Трудовым кодексом требований к длительности дополнительной работы — не больше 4 часов за 2 дня подряд и не больше 120 часов в год.
Как оплачивается работа при переработке
Переработка должна быть компенсирована, при этом компенсация возможна (ст. 152 ТК РФ):
- в денежной форме;
- в виде дополнительного времени отдыха.
Денежная компенсация в этом случае является приоритетной, дополнительный отдых предоставляется только тогда, когда об этом просит работник.
Оплачивается переработка, согласно нормам Трудового кодекса, в таком порядке:
- первые 2 часа переработки — полуторный размер оплаты или более;
- последующие часы — двойной размер оплаты или более.
Как видно, кодекс устанавливает лишь минимальные значения оплаты внеплановой работы. Это означает, что организация своими внутренними документами может предусмотреть и более высокие ставки для оплаты сверхурочного труда.
Как рассчитать размер зарплаты сотрудника при наличии переработки
Для расчета размера доплаты за переработку необходимо определить стоимость одного рабочего часа сотрудника в отчетном периоде. Для этого оклад необходимо разделить на нормальное количество часов, которые должен был отработать сотрудник в месяце с переработкой. Зная стоимость одного часа работы специалиста, можно рассчитать размер доплаты за переработку с учетом требований ст. 152 Трудового кодекса и продолжительности работы.
Практически так же считается размер доплаты за переработку и при суммированном учете рабочего времени. Единственным нюансом в этом случае будет то, что расчет производится не за месяц, а за отчетный период. К примеру, если отчетным периодом является квартал, то необходимо будет найти совокупный размер зарплаты за 3 месяца и определить общее нормальное количество часов, которые должен был отработать сотрудник за этот квартал. Далее путем деления оплаты труда за квартал на продолжительность работы в этот период останется найти стоимость часа работы сотрудника в рассматриваемом квартале и рассчитать размер доплаты за переработку. При этом длительность переработки считается также исходя из отчетного периода (в рассматриваемом случае — 3 месяца).
***
Привлечение работника к внеплановым работам и образовавшиеся вследствие этого у сотрудника часы переработки требуют повышенного внимания со стороны кадровых и бухгалтерских служб предприятия, так как нуждаются в специальной процедуре оформления, расчета и компенсации. Нарушение требований законодательства, касающихся сверхурочной работы, может привести к административному наказанию, налагаемому как на должностных лиц организации, так и на предприятие в целом.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «График и учет рабочего времени».