Кто и в каких ситуациях составляет акт ОС-14
При поступлении в организацию основных средств, готовых для дальнейшей эксплуатации, принимающая сторона обычно формирует акт приемки-передачи по форме ОС-1 или разработанной самостоятельно форме. Если же принимается объект, не сразу готовый к эксплуатации, то организация-получатель оформляет акт приемки оборудования либо по унифицированной форме ОС-14 (утв. постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7), либо по индивидуальной, но с учетом особенностей приемки подобного имущества.
Принимают оборудование и, соответственно, составляют документ о проведении такой операции уполномоченные приказом по организации лица — члены приемочной комиссии, задачей которой являются осмотр объекта ОС и вынесение вердикта о наличии или отсутствии каких-либо дефектов в нем.
Если оборудование приходит напрямую в подрядную организацию, которая будет производить монтаж, то одним из членов комиссии обязательно должен стать представитель подрядчика. Именно он распишется в акте о принятии имущества на ответхранение на время проведения наладочных работ.
Что нужно помнить при оформлении акта приемки-передачи оборудования
Основанием для составления акта являются контракт на поставку, первичные документы, сопровождающие поставку, и приказ (или другой распорядительный документ) о формировании приемочной комиссии.
Составляется документ в момент проведения осмотра или сразу после него, но в этот же день. Обычно оформляют два экземпляра: один предназначен для бухгалтерии, второй — для материально ответственного лица — сотрудника склада.
Акт заполняют члены комиссии, они же подписывают документ с указанием должностей и расшифровкой подписей. О том, какие основные моменты следует отразить в нем, выясним в следующем разделе и там же представим образец акта приемки-передачи оборудования.
Утверждение документа обычно производится руководителем хозяйствующего субъекта.
Обратите внимание! Если в процессе приемки комиссия выявит различного рода повреждения и неисправности, она подготовит акт ОС-16, который впоследствии выступит основанием для выставления претензии поставщику.
Какие сведения включаются в ОС-14
В основной части отражается обобщенная информация о поставщике, производителе и перевозчике оборудования, месте приемки, способе доставке и наличии пломбы.
В таблицу 1 вносятся данные о времени, в течение которого принималось и осматривалось оборудование. Так, здесь находят отражение дата и время отправки объектов поставщиком и их прибытия к получателю, начала и завершения приемки. Если же приемка приостанавливалась, то указываются дата и время ее приостановки и возобновления.
Таблица 2 полностью посвящена характеристикам поступившего объекта ОС, требующего монтажа:
Под таблицами члены комиссии отмечают детали, выявленные в ходе осмотра: целостность упаковочного материала (тары), комплектность оборудования и т. д.
В конце комиссия приводит заключение и перечень прилагаемой документации.
Скачайте образец заполнения ОС-14
***
Оприходование оборудования, не подготовленного к эксплуатации и требующего определенных доработок, может быть оформлено актом по форме ОС-14. Указанный бланк из приказа Госкомстата включен в альбом унифицированных форм, однако в настоящее время законодательство не требует использовать только его. Хозсубъекты при желании могут разработать собственную форму акта сдачи-приемки оборудования с последующим монтажом. Однако в ней важно сохранить все нужные реквизиты, чтобы у проверяющих не возникло претензий к документу.
В статье мы предложили читателям познакомиться с бланком ОС-14 и заполненным образцом акта приемки оборудования.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерские документы».