Что представляет собой первичный документ
Первичный бухгалтерский документ — это носитель данных, в котором отражаются один или несколько фактов хозяйственной жизни предприятия. На основании первички сведения об отраженной в ней хозяйственной операции вносятся в регистры бухгалтерского учета.
Первичным документом бухгалтерского учета, который ведется частным хозяйствующим субъектом, может быть любой носитель данных, соответствующий критериям, которые определены п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Первичка подлежит составлению при совершении документируемого факта хозяйственной деятельности или сразу после его совершения (п. 3 ст. 9 закона 402-ФЗ).
Вместе с тем использование определенных форм первичной документации в бухгалтерии в отношении частных фирм может быть прямо установлено законом. Пример — первичка, представленная формами ПКО и РКО. Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У предписывают составлять их по формам № 0310001 и 0310002 по КНД соответственно.
Любое частное предприятие вправе использовать унифицированные формы первичных документов бухгалтерского учета. Например, учет в области кадров может вестись с применением форм, введенных в оборот постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Если предприятие — государственное, то оно обязано использовать те формы первички, которые установлены специальным нормативным актом. Сейчас такой основной норматив — приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н.
Зачем знать перечень бухгалтерских документов
Первичная документация - это совокупность источников данных, обязательных для использования на любом предприятии, которое ведет бухучет. И в соответствии с п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ руководитель хозяйствующего субъекта обязан утвердить у себя на предприятии те формы первички, которые на нем используются, — будь то унифицированные или самостоятельно разработанные формы. Такое утверждение производится посредством издания отдельного приказа либо посредством включения положений о применении первички в учетную политику организации.
В локальном нормативе на введение форм первички перечисляется перечень первичных бухгалтерских документов. Его необходимо составить так, чтобы он содержал позиции, полностью соответствующие специфике производственной модели компании. Любой хозяйственной операции на предприятии должна соответствовать утвержденная форма первички.
Понять, какие формы документации нужны для предприятия, поможет классификация первички: проанализировав каждую категорию документов, ответственное лицо определит, какие из документов могут быть актуальны для предприятия.
Общераспространена классификация первичных документов бухгалтерского учета по следующим основным критериям:
- назначение;
- уровень документирования фактов хозяйственной жизни;
- содержание фактов хозяйственной жизни;
- количество одновременно отражаемых фактов хозяйственной жизни.
Ознакомимся с ними подробнее и выделим дополнительные критерии, которые могут быть полезны.
Классификация первички в бухгалтерии: назначение документа
Итак, первый критерий классификации первичных документов — назначение. По нему первичка может быть:
1. Распорядительной.
Такая документация отражает факт распоряжения уполномоченного лица предприятия на совершение той или иной хозяйственной операции. Примеры такой первички:
- приказ директора;
- доверенность;
- наряд;
- платежка;
- наряд на выполнение работы.
2. Удостоверяющей.
На основании этих документов удостоверяется факт совершения хозяйственной операции. Примеры таких первичных документов бухгалтерского учета:
- акт приема-передачи материального актива;
- счет-фактура;
- РКО, ПКО, кассовый чек;
- квитанция;
- отчет.
3. Вспомогательной — которая сопутствует применению распорядительных или оправдательных документов.
Примеры такой документации:
- ведомости;
- справки;
- расчеты.
Есть типы первички, объединяющие все указанные выше признаки. Например, накладная на отпуск ТМЦ, в которой имеются графы, имеющие распорядительный характер (отражающие разрешение на отпуск ТМЦ со склада в производство), а также удостоверяющие хозяйственную операцию, которая представляет собой прием ТМЦ цехом.
Уровень документирования фактов
По уровню документирования фактов первичка может быть:
1. Событийной.
В такой первичке отражаются отдельные события хозяйственной жизни:
- прием или передача тех или иных материальных активов (подтверждается актом);
- прием или выдача денежных средств (подтверждается РКО, ПКО, кассовым чеком);
- выполнение обязательств перед контрагентом по договору (подтверждается счетом на оплату).
2. Аналитической.
Это может быть первичка, которая:
- обобщает данные по разным типам ранее использованной событийной первички;
- составляется на основании ранее выданной событийной первичной документации.
Типичный пример аналитической документации — Кассовая книга. Сведения в ней заполняются на основе данных, отраженных в РКО и ПКО.
Содержание фактов хозяйственной деятельности
По рассматриваемому критерию первичка может:
1. Включать сведения о материальных объектах:
- основных средствах;
- товарах;
- материалах.
Типичный пример материальной первички — акт приема-передачи объекта основных средств.
2. Включать сведения о денежных средствах:
- на расчетном счете;
- в кассе.
Примеры денежной первички — чеки, РКО, ПКО, выписки с расчетного счета.
3. Включать сведения об обязательствах хозяйствующего субъекта относительно контрагентов (и наоборот).
Эти обязательства могут отражаться:
- в платежках;
- в требованиях;
- в чеках.
4. Отражать сведения о движении капитала предприятия.
Капитал может меняться:
- в рамках процедуры увеличения за счет имеющихся активов — например, основных средств;
- в рамках преобразования из одного вида в другой (например, из добавочного);
- в результате присоединения другого хозяйственного общества.
Так, к примеру, увеличение уставного капитала за счет основных средств удостоверяется актом приема-передачи ОС, а также протоколом учредителей о согласовании стоимости ОС.
Количество фактов хозяйственной деятельности
По рассматриваемому критерию первичка может быть:
1. Обособляющей.
В ней предполагается отражение одного факта хозяйственной деятельности — обособленного от других. Примеры такой первички — счет-фактура (отражает факт отгрузки товара), кассовый ордер или кассовый чек (отражают факт приема или выдачи денежных средств из кассы в определенной сумме).
2. Накопительной.
В свою очередь, накопительный первичный документ призван отражать в себе несколько однотипных (объединенных по какому-либо существенному признаку) хозяйственных событий.
Не следует отождествлять накопительные документы со сводными. Дело в том, что вторые отражают данные по нескольким уже существующим «локальным» первичным документам (и это может быть накопительная первичка): хозяйственные операции в них показаны в разное время. Первые же отражают совокупность операций единовременно: каждая из этих операций до момента фиксации в накопительной первичке не документируется отдельно от других.
Примеры накопительной первички — лимитно-заборные карты, наряды на работу.
Прочие критерии: место и порядок заполнения документации
Есть и иные — в целом второстепенные, но заслуживающие внимания критерии классификации первички. В их числе:
1. Место составления документации.
Оно может соответствовать:
- определенному отделу организации — производственному, финансовому, маркетинговому;
- головному офису, подразделению организации.
2. Форма представления.
Она может быть бумажной или электронной. Применение второй может потребовать заверения файлов квалифицированной электронной подписью.
3. Условия доступа к документации.
Так, доступ к первичке может быть разграничен:
- по степени подчиненности одних работников другим (например, когда с доверенностями от себя вправе работать только сам директор — ознакомляя с ними по своему усмотрению только доверенных лиц);
- по компетенциям на уровне конкретных должностей (когда с производственной первичкой разрешено работать только менеджерам на производстве и бухгалтерам, а с финансовой — только работникам бухгалтерии).
Перечень рассмотренных нами критериев классификации первички нельзя считать закрытым. Каждое предприятие вправе использовать собственные критерии — поскольку законодательно такая классификация не регламентирована.
***
Первичная бухгалтерская документация - это совокупность бумажных и электронных носителей данных о фактах хозяйственной жизни предприятия. Каждый тип первички должен содержать предусмотренные законом реквизиты.
***
Вам будет интересно также ознакомиться с материалами, которые мы написали специально для нашего канала Дзен.