Общий порядок расчета отпускных
В соответствии с требованиями статьи 114 ТК РФ работодатель предоставляет сотрудникам отпускные с сохранением должности (места работы) и среднего заработка. Порядок расчета среднего заработка установлен Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922, статьей 139 ТК РФ. Отпускные рассчитываются отдельно по каждому работнику. Основанием для начисления является приказ работодателя на предоставление отдыха. Чтобы посчитать отпускные, нужно знать формулу расчета, которая приведена ниже.
Общая формула расчета
- Сумма отпускных = Количество дней отпуска х Показатель среднедневного заработка.
Таким образом, чтобы рассчитать отпускные, нужно знать число дней отпуска (в общих случаях календарных), величину среднедневного заработка за расчетный период и количество дней, которые были отработаны в расчетном периоде. Если на время отдыха выпадают праздничные дни (статья 112 ТК РФ), то они не подлежат оплате, так как не включаются в период отпуска.
Как определить среднедневной заработок
Порядок расчета среднего заработка для начисления отпускных прописан в Постановлении № 922. При определении этого показателя нужно учитывать все установленные в организации (согласно системе оплаты труда) виды вознаграждения персоналу. В соответствии с пунктом 2 Постановления, это следующие выплаты:
- Зарплата за отработанное работником время, начисленная по окладам, тарифным ставкам.
- Зарплата по сдельным расценкам, в неденежном эквиваленте, комиссионное вознаграждение, а также в % от выручки.
- Доплаты и надбавки к окладам, тарифным ставкам за выслугу лет, совмещение, классность, профмастерство, руководство бригадой, увеличение объемов работ и т.д.
- Специальные выплаты, которые связаны с условиями труда, включая за тяжелую работу, работу во вредных (опасных) условиях, ночное время, праздники, сверхурочно и пр.
- Предусмотренные СОТ работодателя премии.
- Другие виды выплат.
Не учитываются при вычислении среднего заработка социальные выплаты, а также те, что не относятся к оплате труда – к примеру, матпомощь, оплата отдыха, проезда, питания, ЖКУ, обучения и пр. Расчет показателя ведется за 12 месяцев до месяца начала отдыха. При этом важно исключить из расчетного заработка некоторые периоды, включая:
- Время сохранения за сотрудником среднего заработка, кроме предусмотренных ТК РФ перерывов для кормления детей.
- Периоды простоя по независящим от сторон причин или по вине работодателя.
- Дни получения больничного пособия или пособия по БиР (беременность и роды).
- Нерабочие дни из-за неучастия сотрудника в забастовке.
- Дополнительные выходные оплачиваемые дни, которые предоставлены работнику для ухода за ребенком-инвалидом или инвалидом с детства.
- Другие периоды освобождения сотрудника от работы с сохранением (полным или частичным) зарплаты или без оплаты по законодательству.
Если календарный месяц отработан полностью, берется среднее число в 29,3 дня. Но на практике ситуации, когда у сотрудника совсем нет исключаемых периодов, встречаются редко. Если какой-то месяц отработан неполностью, тогда в расчет нужно брать меньшее количество дней. При этом используются следующие формулы:
- Число дней в неполностью отработанном месяце = Число отработанных дней в месяце / Число календарных дней в этом месяце х 29,3.
- Число фактически отработанных сотрудником дней в расчетном периоде = Число полностью отработанных месяцев х 29,3 + Число дней в неполностью отработанном месяце (месяцах).
Зная общую сумму выплат сотруднику за расчетный период, а также количество отработанных дней, нужно вычислить средний заработок. А затем можно определить среднедневной показатель. Для этого нужно использовать такую формулу:
- Среднедневной заработок = Общая сумма учитываемых за расчетный период выплат / Число фактически отработанных сотрудником дней в расчетном периоде.
Как определить расчетный период
Согласно пункту 4 Постановления 922 расчетным периодом при вычислении отпускных признаются 12 календарных месяцев до месяца начала соответствующего отпуска. Календарным месяцем считается период с 1-ого по 30-ое (или 31-ое) число, в феврале – с 1-ого по 28-ое (или 29-ое) число.
К примеру, если отпуск работнику предоставляется с 5-ого декабря, то расчетным периодом будет период с 1-ого декабря прошлого года по 30-ое ноября текущего года. Такой же расчетный период будет действовать, если отпуск оформляется с 1-ого декабря или с 29-ого декабря, или с любой другой даты декабря. Определенный с учетом длительности отпуска расчетный период нужно перевести в фактически отработанные сотрудником дни по формулам выше.
Как рассчитать отпускные
После того, как определены расчетный период, среднедневной заработок и число фактически отработанных сотрудником дней, можно делать расчет отпускных. Для этого используется общая формула, по которой перемножаются показатели дней отпуска и среднедневной зарплаты. Перед этим необходимо сравнить минимально возможный заработок из МРОТ и среднедневной заработок работника. Если окажется, что первый показатель больше, расчет отпускных выполняется с учетом федерального МРОТ:
- Минимально возможный среднедневной заработок = Действующая величина федерального МРОТ / 29.3.
Далее нужно определить сумму отпускных к перечислению работника. Для этого нужно:
- Сумма отпускных = Число дней отпуска х Среднедневной заработок работника.
Какие налоги платятся с отпускных
С отпускных работодатель обязан удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Поскольку такой вид вознаграждения относится к заработку сотрудника. Порядок начисления НДФЛ с 2023 года предусматривает отражение налога на ЕНС (единый налоговый счет) по следующим правилам:
- Если средства выплачены в период с 23-ого числа прошлого месяца по 22-ое число текущего – то перечислять налог на доходы требуется в срок до 28-ого числа текущего месяца.
- Уведомление о начислениях в налоговые органы подается 25-ого числа текущего месяца.
- При совпадении срока для перечисления налога с выходной датой уплатить НДФЛ можно в ближайший рабочий день.
Что касается взносов на страхование, отпускные облагаются ими в месяце начисления вознаграждения. Срок для уплаты в бюджет – не позднее 28-ого числа следующего месяца.
Как выплатить отпускные
На основании части 9 статьи 136 ТК РФ работодатель обязан выплатить работнику отпускные суммы минимум за 3 дня до планируемого начала отдыха. Позже этого срока выдавать отпускные не допускается, раньше – можно. В то же время ТК РФ не уточняет, какие именно даты (календарные или рабочие) учитываются при определении срока для выплаты сотруднику отпускных. С учетом разъяснений Роструда нужно учитывать календарные дни (Письма от 14.05.2020 N ПГ/20884-6-1, от 30.07.2014 N 1693-6-1). Если же дата для выплаты совпадает с праздником или выходным, рассчитаться с сотрудником по отпускным нужно накануне этого дня.
К примеру, работник уходит в отпуск с 6-ого ноября 2023 года. Тогда при условии занятости на 5-дневке работодатель обязан выплатить ему отпускные не позднее 1-ого ноября 2023 года.
Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение сроков выплаты отпускных?
Расчеты с персоналом позже установленного срока, то есть с нарушением требований части 9 статьи 136 ТК РФ, могут привести к серьезной административной ответственности по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ. А именно, к предупреждению или взысканию с нарушителя штрафа размером 10000-20000 руб. (на должностных лиц); 1000-5000 руб. (на индивидуальных предпринимателей); 30000-50000 руб. (на предприятия). То же нарушение, но совершенное повторно, влечет к взысканию штрафа 20000-30000 руб. (на должностных лиц) или к дисквалификации на период 1-3 года; 10000-30000 руб. (на предпринимателей); 50000-100000 руб. (на предприятия).