Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств
Основные средства относятся к внеоборотным активам. Правила их инвентаризации определены в ФЗ №402 «О бухучете», ПБУ 6/01 (Основные средства), в Методических указаниях Минфина и других нормативно-правовых актах. В дополнение к указанным НПА в компании должен быть внутренний документ за подписью руководителя, регламентирующий порядок проверки ОС.
Исходя из ПБУ 6/01, к ОС относят имущество, предназначенное для применения в хозяйственной деятельности в течение более одного года. К ним относят здания, сооружения, станки, оргтехнику, оборудование, транспортные средства и другие. Такие объекты имеют материально-вещественную форму и денежную стоимость. Если они обладают всеми этими признаками – их относят к основным средствам.
16 апреля 2023 года начал действовать новый стандарт бухучета по инвентаризации. Новые правила ФСБУ 28/2023 вступают в полную силу для всех организаций с 2025 года, но рекомендуется применять его положения уже в текущем году. Он в большей степени, чем предыдущий стандарт, отражает процесс проверки и оценки ОС. Согласно новым правилам порядок инвентаризации основан на следующих принципах:
- общие требования: полнота, методы фиксации наличия имущества, способы документирования, обоснованность и своевременность результатов проверок;
- определение точных сроков проведения и конкретизация объектов инвентаризации;
- фиксация процесса с помощью цифровой съемки на видео или фото;
- установление перечня документов для инвентаризации руководством организации, ранее он был регламентирован законодательно;
- систематизация требований к оценке результатов: дата проведения, уровень недостачи, стоимость ОС на определенное число, месяц и год;
- закрепление в законе списка случаев, когда можно не организовывать инвентаризационную комиссию, что экономит время и деньги.
Сроки инвентаризации зависят от добровольного или обязательного ее характера. При добровольной проверке она может проводиться в любое время по приказу руководителя в случаях, если он желает убедиться в сохранности имущества на отдельных участках учета.
Когда проводится обязательная инвентаризация
Обязательная инвентаризация согласно ФСБУ 28/2023 организуется в случаях:
- передачи ОС в аренду или отчуждения их другим лицам;
- смены материально ответственного лица для передачи дел другому сотруднику;
- при составлении годовой бухгалтерской отчетности по состоянию на 31 декабря, кроме ОС, по которым проверка происходит один раз в три года;
- после обнаружения порчи и потери части ОС;
- после стихийных бедствий, аварий, пожаров, если это представляется возможным;
- при ликвидации или реорганизации юридического лица.
Во всех случаях сроки конкретизирует руководитель на основе законодательства. Их можно прямо указать в учетной политике предприятия во избежание путаницы.
Порядок оформления приказа на проведение инвентаризации ОС
Распорядительный документ о дате и сроках проверки имущества предприятия может быть составлен в произвольной форме или с использованием формы ИНВ-22. Он должен содержать определенные законодательством реквизиты, чтобы у проверяющих не было повода оспорить результаты инвентаризации.
Документальная подготовка не займет много времени, важно правильно указать все данные, утвержденные Госкомстатом 18 августа 1998 года с изменениями и дополнениями. В этом постановлении указан бланк формы ИНВ-22 и обязательные реквизиты при составлении приказа в произвольной форме.
Важно! При применении самостоятельно разработанного бланка, в нем следует отражать обязательные показатели, содержащиеся в унифицированной государственной форме ИНВ-22, в частности: ФИО участников инвентаризационной комиссии, порядок, сроки, объем и содержание работ по проверке имущества организации.
Приказ об инвентаризации в обычном случае состоит из одного листа и содержит следующие сведения:
- реквизиты документа: название (распоряжение, приказ или постановление), дата составления и внутренний номер для учета в документообороте;
- данные о предстоящем процессе проверки: причины (добровольные или обязательные), элементы и компоненты для ревизии (перечень ОС или наименование участков учета);
- состав штатных работников предприятия в составе комиссии с указанием ФИО и должности каждого.
Приказ подписывается директором (руководителем) организации, реквизиты документа заносятся в специальный журнал формы ИНВ-23 для учета таких документов. По окончании ревизии в соответствии с приказом в бухгалтерию предприятия передаются документальные материалы проверки: описи, ведомости, акты.
Оформление ведомости о проведении инвентаризации
В процессе ревизии все данные вносятся в специальную опись. Обычно для этого используется регламентированная форма ИНВ-1 или ее аналог. Оборудование, находящееся в ремонте или на модернизации, учитывается по форме ИНВ-10. При проверке ОС комиссия производит визуальную оценку наличия имущества, а также вносит в документ следующие сведения:
- наименование ОС;
- назначение;
- технические характеристики;
- эксплуатационные свойства;
- инвентарный номер.
Информация об оборудовании, транспорте, машинах берется из документов завода-изготовителя: мощность, дата выпуска, функции. Станки и инструменты одного класса оформляются по количеству штук в одной ведомости.
Подчистки и помарки в описях не допускаются. В случае неправильных данных они зачеркиваются и рядом проставляются верные. В документе нельзя оставлять пустые строки во избежание злоупотреблений, поэтому последние незаполненные поля перечеркиваются.
В конце описи расписываются участники комиссии и материально ответственные работники, чье подконтрольное имущество проверяется. Материально ответственное лицо пишет, что претензий не имеет или же оставляет свой комментарий в случае несогласия.
При обнаружении непригодных ОС или используемых не по прямому назначению на них оформляется отдельная ведомость. В конце документа комиссия выносит вердикт о неправильном применении имущества или утрате им своих функций. Ведомость составляется в двух экземплярах, а при хранении чужого имущества – в трех.
Для чего нужна сличительная ведомость
При выявлении в процессе проверки излишков или недостачи ОС составляется специальный документ по форме ИНВ-18. Он называется сличительной ведомостью и оформляется по тем же принципам, что и опись. Указывается наименование имущества с его данными, количество недостачи или излишков в натуральных и стоимостных показателях. Оценка производится в соответствии с балансовой стоимостью. На документе обязательна виза бухгалтера и материально ответственного лица.
Как оформить акт по результатам инвентаризации
После проведения проверки всего указанного в приказе имущества составляется окончательный акт об инвентаризации ОС. Обычно используется бланк от Минфина (приказ от 30 марта 2015) или собственная форма. В нее вносится следующая информация:
- участники комиссии;
- даты начала и окончания ревизии;
- материально ответственное лицо;
- реквизиты описей, сличительных ведомостей, актов.
В акте отмечаются результаты проверки, делаются пометки о числовых разночтениях и вероятных причинах их появления. К документу прикладываются описи, ведомости, объяснительные от ответственных за имущество лиц. Если расхождений фактических данных с учетными не выявлено, то делается соответствующая запись.
Оформление протокола заключительного заседания комиссии
Проверка оканчивается собранием комиссии с подписанием соответствующего протокола. Затем он предоставляется руководителю или может быть использован следствием при обнаружении хищений и недостач. Собрание комиссии не является обязательным, но для полного соблюдения всех правил инвентаризации лучше его провести.
Порядок и сроки составления протокола утверждаются руководителем заранее или прописаны в учетной политике компании. В документе фиксируются выступления членов комиссии о выявленных случаях расхождения с учетными данными, пересортицах, утере работоспособности ОС. Заслушиваются материально ответственные лица. Протокол подписывается секретарем и председателем комиссии.