Что такое спецификация к договору поставки
Под спецификацией подразумевают отдельное приложение к договору, где стороны перечисляют и детализируют поставляемые товары. Это двусторонний документ, необходимость в котором обусловлена нормами гражданского законодательства.
В соответствии с положениями пункта 3 статьи 455 ГК РФ условие договора поставки о товаре признается заключенным, если соглашение позволяет определить количество и наименование продукции. Если стороны сделки не достигли взаимопонимания по всем существенным условиям контракта, то он не может считаться заключенным. На практике не всегда в договоре отражены все его существенные условия. Нередко стороны прописывают некоторые обязательные пункты в других документах – к примеру, в спецификациях.
Тогда в договоре указываются ориентировочные описания поставляемых товаров, а конкретные количественные и качественные характеристики, такие как количество, наименование, ассортимент, тарные критерии, цена, отражают в отдельных спецификациях к контракту. Кроме того, в спецификациях можно привести и другие данные о продукции, к примеру:
- Сроки поставки.
- Партии товаров.
- Порядок, включая сроки, оплаты по партиям.
- Скидки после поставки определенных партий.
- Типы упаковок.
- Массы брутто и упаковок и т.д.
Спецификация относится к первичным документам учета. Составление ее является обязательным, если предусмотрено контрактом. Если стороны согласовали существенные условия сделки в договоре поставке, то оформлять отдельно спецификации не требуется. Но когда заключен рамочный договор (с открытыми условиями) или отношения по поставке продукции оформляются разными взаимосвязанными документами, составление спецификаций является обязательным.
Кто составляет спецификацию к договору поставки
Оформлять документ, как и договор, могут обе стороны сделки. Обычно спецификацию составляет все-таки поставщик, поскольку именно он владеет всей точной информацией о поставке товаров. В конечном итоге не имеет значения, кто именно заполнит приложение к договору. Главное, чтобы условия были согласованы, а документы подписаны покупателем и продавцом.
Обратите внимание! Количество спецификаций к одному договору законом не ограничено. Можно составлять документ на каждую поставку или сразу на все. После подписания сторонами спецификация становится неотъемлемой частью контракта.
Как составить спецификацию
При оформлении спецификации к ней применяются те же нормы, что и к договору поставки (пункт 3 статьи 455, статья 506 ГК РФ). Документ составляется в простом письменном виде, в 2-ух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Допускается заполнение как «от руки», так и на компьютере. При оформлении можно выбрать один из вариантов:
- Использовать «за основу» унифицированную форму ТОРГ-10 (по Постановлению Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132).
- Разработать и утвердить собственный бланк, предусмотрев в нем все обязательные для первички реквизиты.
Поскольку спецификация – это двусторонний документ, применяемый бланк нужно согласовать с обеими сторонами сделки. Если какие-то пункты не устраивают, форму нужно доработать. Отдельные требования к содержанию бланка могут быть установлены договором поставки. Тогда их тоже нужно учесть при утверждении документа (статья 309 ГК РФ).
Как правило, спецификация включает 2 части. В первой приводятся данные о договоре и приложении (№, дата и место составления), во втором – о продукции (наименования, ассортимент, количество, цена, стоимость и т.д.). Сведения указываются на усмотрение сторон. Рекомендуется отражать в спецификации следующие данные:
- №, дата и место составления документа – можно не уточнять, если форма подписывается как приложение к договору и заверяется одновременно с ним.
- Реквизиты договора на поставку продукции, включая его номер, дату и место составления.
- Названия, организационно-правовые формы сторон, ФИО и должности, а также реквизиты доверенности работников, которые вправе подписывать документ.
- Перечень поставляемой продукции с подробным описанием по каждой позиции.
- Количество поставляемой продукции с указанием единиц измерения.
- Цена за единицу поставляемой продукции и общая стоимость.
- При необходимости следует привести дополнительные характеристики товаров по текущей поставке. К примеру, можно указать способ доставки, если он различается в зависимости от партий, или уточнить условия оплаты.
Подписывают документ уполномоченные работники сторон договора. Спецификация заверяется «живыми» подписями уполномоченных лиц. Использование факсимиле не допускается. Исключение – ситуации, когда идет речь об удаленном заключении договора при наличии у предприятий ЭЦП.
Образец спецификации к договору поставки
Скачать полный образец спецификации к договору поставки можно здесь.