Зачем нужен расходный кассовый ордер, где утверждена его форма
РКО– это первичный документ, в котором фиксируются операции по выдаче средств из кассы предприятия. В соответствии с пунктом 6 Порядка ведения кассовых операций (утверждены Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У) выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам. Такие документы применяются для выплаты персоналу зарплаты, премий, авансов, отпускных, больничных, матпомощи; при выдаче средств в подотчет; для выплаты наличных обособленному подразделению компании и для других целей, разрешенных законом.
На основании этих первичных документов операции отражаются в кассовой книге организации, записи в которой выполняются по всем ПКО и РКО. Унифицированный бланк РКО утвержден в Постановлении Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Эта форма № КО-2 является обязательной к применению всеми предприятиями независимо от вида деятельности, системы налогообложения и правового статуса. Данное требование четко закреплено в подпункте 4.1 пункта 4, пункте 6 Указания N 3210-У, Информации Минфина России N ПЗ-10/2012.
Таким образом, несмотря на то, что первичные унифицированные формы по Постановлению Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 не являются обязательными к применению, это не касается кассовых документов. Бланки КО-1 и КО-2 при оформлении кассовых операция обязаны использовать все предприятия.
Скачать актуальный бланк расходного кассового ордера (N КО-2) в MS-Word – можно здесь, в MS-Excel – можно здесь.
Как заполнить РКО для зарплаты
Расходный кассовый ордер формируется в единственном экземпляре. Данную обязанность может исполнять ответственный сотрудник предприятия, к примеру, главный бухгалтер или рядовой бухгалтер, или кассир, или другое должностное лицо по приказу директора. Также составлять форму вправе руководитель компании. При заполнении РКО для выдачи зарплаты в документе нужно отразить следующие данные:
- Название организации, код ОКПО, структурное подразделение.
- Номер и дату составления РКО – должны соответствовать дате выдачи средств из кассы.
- ФИО получателя средств – полностью указываются фамилия, имя и отчество физлица.
- Основание для выдачи средств – нужно привести содержание хозяйственной операции. В данном случае это «Выплата зарплаты за (период)».
- Сумма – указывается сумма выдаваемых по РКО средств. Данные приводятся в цифровом и денежном выражении.
- Приложение – в этой строке приводится информации о документе-основании для выплаты зарплаты. К примеру, это может быть платежная ведомость (с указанием ее номера и даты).
Подписывают РКО руководитель и главный бухгалтер предприятия. При выдаче средств работник вносит сумму прописью, проставляет личную подпись и дату получения наличных. Отдельно заполняются данные его паспорта. Кассир также подписывает расходный кассовый ордер после выдачи денег.
Полностью заполненный бланк не нужно выдавать получателю средств. Документ остается в кассе организации и служит обоснованием целевого расходования наличных.
РКО под отчет
При выдаче денег подотчетным лицам РКО составляется в одном экземпляре с учетом общих правил заполнения этого документа. Основанием в таком случае является письменное заявление работника или приказ руководителя. Такое заявление заполняется в произвольном виде. В нем содержатся данные о выдаче сотруднику определенной денежной суммы. Заявление должно быть подписано руководителем предприятия. Или основанием для выдачи денег может являться распорядительный документ, утвержденный директором компании. В приказе содержатся сведения о том, кому выдаются деньги, на какой срок и в какой сумме.
В РКО нужно указать ФИО сотрудника, которому выдаются средства и содержание хозяйственной операции – к примеру, «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от 17.04.2023 № 71». Подписывают ордер руководитель и главбух предприятия. Работник получает средства по паспорту, данные которого вписываются в расходник. После выдачи денег документ также подписывает кассир. Затем, на основании этого ордера, вносится запись в кассовую книгу предприятия.
РКО для онлайн-кассы
Согласно пункту 4.1 Указания № 3210-У при применении онлайн-кассы РКО может оформляться на основании фискальных документов. Это, к примеру, БСО, кассовый чек и т.д. Их кассир пробивает или выдает во время своей смены. То есть можно оформить расходники оптом по завершении всех кассовых операций. При этом записи в кассовую книгу вносятся по каждому оформленному на выданные средства РКО за день.
Передача наличных средств между кассой компании и операционной кассой осуществляется на основании ПКО и РКО. Если передается размен, в строке «Основание» РКО нужно указать «Для размена». При выдаче наличных кассиру напрямую, необходимо полностью привести его ФИО в графе «Выдать». В случае получения разменных денег через раздатчика (старшего кассира) по этой строке приводятся ФИО раздатчика.