Что такое таксировка?
Проверка первичной бухгалтерской документации необходима для выявления соответствия правильности ее заполнения на основе принятых в организации форм и уместности отраженных в ней хозяйственных операций. В ряде случаев в «первичке» не указываются все необходимые для отображения в бухучете показатели, например, стоимость. В этом случае производится таксировка, которая представляет собой денежную оценку проведенной операции. В самом простом варианте перемножаются натуральные показатели и цена товара, услуги, материала.
Сегодня практически все организации пользуются современными бухгалтерскими программами, поэтому внесение количественных данных в базу с последующим автоматическим расчетом стоимости тоже можно назвать таксировкой. Иногда проверка правильности информации проводится вручную, чтобы избежать ошибок в отчетности.
Например, в акте-приеме работ с подрядчиком был указан только выполненный объем в количественном измерении. Бухгалтерия на основе договора подряда и указанных в ней расценок рассчитывает общую стоимость в денежном выражении. Таксировка в данном случае может производиться подрядчиком, бухгалтером или специальным сотрудником – таксировщиком.
Для чего необходима таксировка?
Ошибки в первичных документах могут привести к искаженной аналитической и сводной отчетности предприятия. Нарушается нормальный процесс планирования, руководство видит не всю картину хозяйственной деятельности, а налоговая инспекция может принять административные меры из-за неправильного ведения бухучета. Таксировка устраняет эти последствия при грамотном ее проведении. Оцениваются все стороны хозяйственной операции, прежде чем принять ее к учету.
Проверка является обязательной при поступлении первичного документа в бухгалтерию. Неверно составленная бумага к учету не принимается, проводка по хозяйственной операции не делается. Необходимо внести правки и подать ее в бухгалтерию снова.
Первичный документ должен соответствовать следующим аспектам:
- полное раскрытие хозяйственной операции с бухгалтерско-экономической точки зрения;
- соответствие правовым актам страны, региона, муниципалитета, самого предприятия;
- заполнение на установленных законодательством бланках или в свободной форме с указанием обязательных реквизитов: наименование, число, содержание и прочее;
- недопустимость ошибок и помарок;
- безошибочность расчетов и совпадение итогов.
Бухгалтер сопоставляет информацию в «первичке» с законодательными актами. Например, для командировочного лица установлены определенные суточные, если они указаны неверно, то документ не принимается.
Цели таксировки:
- поиск и устранение ошибок;
- правильное начисление зарплаты и удержание НДФЛ;
- верное отнесение понесенных расходов на затраты предприятия;
- списание активов или пассивов;
- другие.
Каждый первичный документ должен быть подписан двумя сторонами. Результат таксировки в том числе. При выявлении поддельных документов виновные привлекаются к ответственности.
Бухгалтерская обработка документов: алгоритм
Эффективная таксировка включает три этапа. Она проходит следующим образом:
- Идентификация формы. Одни операции фиксируются на специальных бланках, утвержденных законодательством РФ или локальными актами компании. Другие оформляются в свободной форме. Однако, существуют общие требования, которые следует соблюдать даже при вольном составлении документа.
- Содержание. Оценивается хозяйственная операция и принимается решение – принять ее к учету или нет. Главное условие – соответствие законодательству (Конституции, положениям ГК, ТК, НК РФ и другие нормативов), локальным актам, договорам. Каждая задокументированная операция должна быть целесообразной и логичной.
- Подготовка к учету. Включает три стадии: непосредственно таксировку, разделение документов на группы и указание на них счетов бухучета (контировка).
После прохождения всех трех этапов хозяйственная операция отражается в бухгалтерской программе. Первичная документация подшивается, складывается в папки и хранится в архиве. Срок хранения по закону зависит от участка учета. Кадровые документы хранятся до 75 лет, обычные – не менее пяти.