Любая бизнес-деятельность нуждается в грамотно организованном документообороте. Он позволяет выстроить действенную систему коммуникации как между членами коллектива (то есть, по горизонтали), так и между вышестоящими и нижестоящими должностями (то есть, по вертикали). Для этого используются служебные записки. Персонал фирмы должен быть ознакомлен с локальными правилами оформления этих бумаг.
Общая информация о назначении служебной записки
Под служебной запиской понимается наиболее распространенный элемент внутренней коммуникации в компании. Подобные бумаги могут передаваться как горизонтальным, так и вертикальным путем. Основной целью служебной записки является информирование адресата о каком-либо факте хозяйственной жизни. Подразумевается оповещение вышестоящего управленца о совершенном правонарушении коллеги составителя или непосредственного подчиненного. Также нередко посредством рассматриваемой бумаги субъекты документируют деловую информацию и факт ее передачи другому лицу.
Следовательно, оформить записку вправе любой трудоустроенный субъект, включая самого нанимателя. Бумага, как и прочая внутренняя документация, может проходить регистрацию в соответствующем журнале, после чего направляться непосредственно адресату. Однако, такая регистрация не является законодательно необходимой.
За образцом документа уместно обращаться в кадровое подразделение компании. Впрочем, его отсутствие не является проблемой. Записка составляется довольно просто, ведь ее форма не регламентирована. Так, компания вправе закрепить общие правила составления такой документации в локальном нормативе. Обязательными элементами записки остаются:
- наименование адресата. Важно отметить, что орфографические и фактические ошибки не допускаются. Необходимо указать ФИО и должность субъекта, которому адресуется записка, грамотно. Ту же информацию следует прописать и о составителе;
- основной текст, где будет детально, но лаконично изложена проблема, из-за наличия которой составляется документ;
- виза записки. Если документ составляется на компьютере, подпись, тем не менее, должна ставиться от руки. Впрочем, практика демонстрирует, что также допускается вариант применения электронной подписи.
Общая информация об ответе на служебную записку
В первую очередь необходимо отметить, что не каждая служебная записка предполагает обязательный ответ на нее. Зачастую, потребность в нем фиксируется в самом документе, либо основной текст бумаги составляется таким образом, что адресат вынужден составить ответное письмо с целью разрешения какого-либо вопроса.
Передача ответа является одним из этапов коммуникации между персоналом.
Период ответа законодательно не регулируется. Практика демонстрирует, что зачастую, он подается не позднее 10 дней после поступления обращения. Также субъект при подаче служебной записки вправе указать в тексте документа желаемую дату получения.
В условиях, когда ответ требуется срочно, он может быть предоставлен буквально в день обращения. Однако, зачастую проходит около 3-х рабочих смен.
Оформление ответа на служебную записку уместно только тем субъектом, который является адресатом изначального обращения. Он должен изложить собственное видение ситуации.
Принцип оформления ответа идентичен принципу оформления самой служебной записки. Подразумевается отсутствие литературных и эмоциональных высказываний, грубой и некорректной речи, жаргонных выражений и прочего.
Порядок составления ответа на служебную записку
Как и в случае с запиской, ответ на подобный документ должен составляться в свободном формате. Впрочем, нередко компании прописывают форму в локальном нормативе. Если образец не закреплен, то уместно полагаться на общие требования составления официальной документации.
Так, порядок оформления ответа на служебную записку включает в себя следующие шаги:
- Формирование шапки бумаги. В ней следует указать общие сведения об адресате и составителе − прописать ФИО и должности. Также в шапке делается ссылка на первоначальный документ, обозначается его номер и дата подачи. Помимо прочего, кратко обрисовывается проблема, которая стала основанием для составления первого обращения к должностному лицу.
- После этого следует основной текст бумаги. В нем должен содержаться алгоритм решения конкретных вопросов, ввиду которых была составлена первая записка. Важно, чтобы рекомендации, содержащиеся в ответе, имели практический характер и были ориентированы на фактическое разрешение конфликта, если подобный имеется. В противном случае, когда записка подается с целью прошения одобрения начальства, почти всегда достаточно обычной визы управленца и его подписи вверху документа.
- Визирование ответа. Как прочие бумаги, ответ должен завершаться подписью управленца, ее расшифровкой, а также датой составления (если таковая не проставляется в начале).
Образец ответа на служебную записку
Рассмотрев в теории, как ответить на служебную записку, и образец ответа, необходимо изучить документ с практической точки зрения.
На практике пример ответа на служебную записку выглядит следующим образом:
Начальнику производственного подразделения
Гришаеву Алексею Петровичу
От директора ООО «Марка»
Любова Леонида Павловича
Ответ
на служебную записку № 45 от 05.02.2021г. начальника производственного подразделения Гришаева А.П.
о совершенствовании противопожарной системы
Предложения, обозначенные Вами в служебной записке № 45, действительно касаются актуальных вопросов, остро стоящих перед ООО «Марка». В настоящее время данные аспекты рассматриваются и утверждаются с инженером по технике безопасности, Коломойским А. М. Однако полностью решить данный вопрос в течение ближайшего рабочего месяца не представляется возможным ввиду ограниченного финансирования. Усовершенствование противопожарной системы в производственном подразделении запланировано на апрель 2021г. В настоящий момент формируется план относительно конкретных действий службы безопасности. Ваши предложения будут донесены до инженера по технике безопасности.
С уважением,
Директор ООО «Марка» Любов Л.П. 10.02.2021г.
Таким образом, рассматривая то, как ответить на служебную записку, необходимо отметить, что данный документ составляется в вольной форме и может содержать алгоритм решения проблемы, либо информирование субъекта о порядке разрешения имеющегося вопроса. Нанимателям рекомендуется обеспечить в кадровом подразделении образец рассмотренной бумаги.