KPI (от англ. key performance indicators) является достаточно эффективным методом управления персоналом, который может использоваться руководителем для определения общего уровня продуктивности в работе как всей организации в целом, так и каждого работника в отдельности. Если переводить данный термин на русский язык, то KPI можно понимать, как «ключевые показатели эффективности». Основная суть данного метода управления персоналом заключается в создании работодателем нескольких критериев (ключей), по которым будет оцениваться KPI. Стоит отметить, что показатели эффективности являются числовым показателем, что делает данный метод анализа продуктивности достаточно удобным. Руководителю следует ввести систему баллов за каждое успешно выполненное поручение работника или группы работников, после чего количество баллов может быть сложено, а перед глазами будет явная картина того, как трудится каждый член коллектива.
Разновидности и классификация KPI
Ключевые показатели эффективности играют очень важную роль в достижении тех или иных целей организации. Необходимо учитывать тот факт, что при введении системы баллов работники самостоятельно будут понимать, как обстоят дела, где они постарались мало, а где достаточно, чтобы претендовать на премию. Но так как цели у организации зачастую бывают разные, то и KPI может делиться на несколько видов:
- Индивидуальные показатели KPI. Данные показатели могут отражать основные результаты проделанной работы для конкретного сотрудника или отдела. Данный вид показателей зависит только от собственных усилий какого-либо работника или группы работников.
- Командные показатели KPI. Их также называют групповыми показателями, так как они характеризуют основные результаты проделанной работы уже для всей организации в целом или отдельной группы работников внутри этой организации. В данном случае ключевые показатели эффективности одного работника имеют прямую зависимость от KPI всего отдела.
- Функциональные показатели KPI. Данный вид показателей подразумевает под собой контроль и осуществление основных бизнес-процессов организации, к которым относят логистику, рекламную компанию, маркетинг и подобные вещи на регулярной основе.
- Относительные показатели KPI. Данные показатели необходимы для анализа общего уровня продуктивности в сравнении с предыдущими периодами. Зачастую сравниваются существующие результаты показатели эффективности с результатами прошлого года, месяца, недели.
- Оперативные показатели KPI. Этот вид ключевых показателей эффективности характеризует успехи в достижении оперативных целей организации, в качестве которых могут выступать конкретные точечные цели по типу: увеличение общего объема продаж, увеличение числа клиентов, закупка большего количества сырья и его последующая продажа и т.д.
- Стратегические показатели KPI. Этот вид ключевых показателей эффективности характеризует успехи в достижении стратегических целей организации, в качестве которых могут выступать цели по типу: размер чистой прибыли организации, общая стоимость рынка в конкретной отрасли, увеличение числа работников, расширение компании в целом.
Существует также еще несколько других разновидностей показателей эффективности, но все они являются достаточно узконаправленными и требуют рассмотрения только в частных случаях. Можно сказать, что в качестве оценки KPI организации выступает не только ее общая прибыль или удовлетворенность клиентов, но и общий объем продаж, количество брака на производстве, количество успешно произведенной продукции и т.д.
Разработка показателей KPI для кадровика
Важно понимать, что ключевые показатели эффективности в конкретной организации подбираются в индивидуальном порядке. Прежде всего, основное внимание кадровику следует обращать на специфику трудовой деятельности, которая является основной для выполнения сотрудником. Именно поэтому чаще всего ключевые показатели для сотрудника кадровой службы будут подбираться, опираясь на:
- Общий показатель текучести кадров в организации.
- Количество закрытых вакансий внутри организации.
- Общую продолжительность процесса закрытия вакансий.
- Соблюдение количества расходов на персонал из общего бюджета организации.
- Количество расходов при подборе кадров.
- Показатель текучести кадров в организации на испытательном сроке.
- Общий уровень создания необходимой для мотивации персонала системы.
После определения основных показателей важно грамотно составить необходимые документы. Чтобы правильно оценить качество работы, осуществляемой работником кадровой службы, важно проверить состояние кадрового делопроизводства и общий уровень продуктивности труда данного сотрудника. В качестве необходимых документов в большинстве случаев выступают:
- Личное дело (карточка) работника.
- Отчетные документы для Пенсионного Фонда.
- Приказы по сотрудникам (о приёме на работу, об увольнении, переводе и т.д.)
- Графики (отпусков, командировок и т.д.)
- Отчетные документы для органов статистики.
После предоставления кадровиком всей необходимой информации работодателю следует оценить каждую проделанную работу по каждому критерию, после чего необходимо подсчитать общее количество баллов и сделать соответствующие выводы о работнике. В качестве преимуществ подобного метода определения KPI следует выделить тот факт, что можно увидеть результаты работника по нескольким видам выполняемых работ.
Варианты и примеры KPI для кадровика
Ключевые показатели эффективности носят особую важность для осуществления качественного управления персоналом. Необходимо понимать, что для большей эффективности данного метода рекомендуется заблаговременно определиться с основными критериями измеримости, каждый из которых должен грамотно вписываться в общую стратегию организации (план осуществления процесса управления персоналом внутри организации), а не препятствовать ей. В качестве измерительных критериев необходимо определить:
- Грамотное и понятное обозначение показателя KPI, то есть его название.
- Главную цель данного показателя, в чем заключается его смысл.
- Способ осуществления измерения выбранного показателя (как будет оцениваться работа сотрудников: в баллах, в «+» или «-» и т.д.).
- Интервал, с которым будет проводиться измерение. Рекомендуется выбирать не слишком частые, но и не слишком редкие повторения процедуры подсчета данных.
- Ответственное лицо за выбранный показатель. Выбирается сотрудник, который контролирует выполнение установленных данным KPI норм.
Важно помнить, что подобные показатели эффективности не стоит твердо фиксировать и исключать возможности того или иного изменения. Бывают разные случаи, важно ориентироваться на цели организации и специфику деятельности, к которой она относится.
В качестве примера для ситуации, когда внутри компании запущен процесс подбора персонала, то есть идет активная кадровой службы, следует рассмотреть несколько показателей KPI, которые лучшим образом подойдут:
-
Размер расходов на подбор необходимого сотрудника. Здесь рекомендуется делить общее количество расходов на подбор персонала на количество закрытых за год вакансий. Полученный результат лучшим образом поможет увидеть наиболее точную картину. Чтобы успешно сократить расходы на поиск подходящего кандидата, рекомендуется активно прибегать к использованию сети Интернет и социальных сетей, провести опрос на наличие возможной кандидатуры среди уже действующих сотрудников, также можно принимать участие в выставках и конференциях, основная тема которых «трудоустройство». Стоит отметить, что на подобных мероприятиях можно найти большое количество молодых людей, которые готовы выполнять работу активно и с особым усилием. Более подробно о том как и где найти сотрудника на работу можно прочитать в отдельной статье.
- Количество времени, затраченного на закрытие вакансии. Рекомендуется установить предварительное количество дней, за которое необходимо закрыть выбранную вакансию. В качестве оценки может выступать не только показатель KPI в целом отделе кадров, но и для конкретного сотрудника. Для достижения большей эффективности от процесса подбора персонала рекомендуется ввести определенный рейтинг, который даст работникам по подбору персонала возможность установить между собой конкуренцию, что неизбежно приведет к ускорению всего процесса. Если работники будут оцениваться за подбор персонала по отдельности, то каждый из них будет замотивирован в скорейшем достижении цели, чтобы отличиться.
- Оценка общего уровня качества подобранного персонала. В роли критериев оценки могут выступать выбранные кандидаты на должность, которые, например, успешно прошли испытательный срок, и общее количество нанятых соискателей. Эти два критерия необходимо сопоставить для получения наиболее точной оценки проделанной кадровиками работы. Время оценки данного показателя может различаться, но чаще всего выбирают момент окончания испытательного срока для новых работников, так как в этот период все неподходящие кандидаты уже покинули рабочее место. Если количество нанятых кадров сохранилось до самого конца испытательного срока, то показатель будет равен 100%, что указывает на отличное качество работы кадровиков, в противном случае, рекомендуется прекратить трудовые отношения с малоэффективными сотрудниками в отделе подбора персонала, чтобы сократить расходы времени и денежных средств.
Также при оценке работы кадровиков можно обращать внимание на показатели успешности проверок трудовой инспекции или на общее количество жалоб от работников относительно процесса оформления документов. Но вышеописанные вариации для показателей KPI являются базовыми примерами, которых стоит придерживаться в большинстве организаций. Стоит отметить, что существует гораздо большее количество вариантов, по которым можно провести анализ работы кадрового отдела, но их введение зависит от самой компании, а также рода деятельности, к которому она относится.
Заключение
Таким образом, если руководитель хочет повысить общий уровень производительности своего персонала, а также увеличить эффективность труда в компании, то ему необходимо ввести ключевые показатели эффективности. Это поможет точнейшим образом обозначить цель каждому из работников, что позволит направлять все силы на ее достижение. Особое внимание стоит уделить отделу по работе с кадрами, так как грамотный подбор персонала позволит не только увеличить показатель продуктивности, но и сократить количество затрат времени и денежных средств.
Системы KPI допускаются как в малом бизнесе, так и для крупных организаций. Подобная система анализа эффективности лучшим образом подходит для осуществления контроля и планирования трудовой деятельности работника. Руководителю важно грамотно внедрять KPI в работу, а главное, не забывать совмещать подобные показатели с регулярной мотивацией персонала, чтобы показатели эффективности стремительно увеличивались.