В чем суть процедуры перерегистрации ККТ
Под перерегистрацией онлайн-кассы следует понимать процедуру, в рамках которой налогоплательщик в установленном порядке уведомляет ФНС (п. 4 ст. 4.2 закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ):
1. О том, что те или иные сведения, зафиксированные в карточке учета ККТ (приложение № 3 к приказу ФНС России от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@), изменились.
В рамках процедуры перерегистрации в связи с изменением указанных сведений онлайн-касса так или иначе остается действующей. Ее можно продолжать использовать в торговле при условии, что данная процедура проводится корректно юридически и технологически.
2. О том, что произведена замена фискального накопителя.
Во втором случае перерегистрация онлайн-кассы неофициально именуется перерегистрацией фискального накопителя, но, строго говоря, законом такой процедуры не предусмотрено. В реестры ФНС вносятся корректировки по самой онлайн-кассе (в то время как фискальный накопитель — это всего лишь один из ее электронных компонентов, хотя и ключевой).
Если перерегистрация ККМ производится по причине замены накопителя, то онлайн-кассу придется временно прекратить задействовать в период между:
- закрытием старого ФН (и его последующим извлечением из кассы);
- завершением процедуры перерегистрации после установки нового накопителя.
Рассмотрим подробнее, какие именно сведения в карточке учета могут меняться и в каких случаях подлежит замене фискальный накопитель.
Причины перерегистрации: изменения в карточке учета ККТ
Законодатель не конкретизирует, какие именно изменения в карточке учета ККТ по приказу ММВ-7-20/484@ могут становиться поводом для перерегистрации кассы. Но чаще всего это изменения в сведениях:
1. Идентифицирующих кассовый аппарат.
В числе таких сведений:
- наименование модели;
- заводской номер.
Изменение указанных сведений очевидным образом означает, что продавец попросту установил новый кассовый аппарат.
2. Идентифицирующих владельца ККМ.
Речь может идти о таких сведениях, как:
- наименование хозяйствующего субъекта (Ф.И.О. ИП);
- ОГРН или ОГРН ИП;
- ИНН;
- КПП юрлица;
- адрес и место установки ККМ;
- наличие или отсутствие (появление или исчезновение) у владельца кассы статуса платежного агента или субагента.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Место установки ККТ — особенно важный момент. ФНС ведет государственный адресный реестр (ГАР), содержащий в том числе актуальные сведения об адресе установки каждой ККМ. Отсутствие либо недостоверность сведений по ККМ в ГАР — повод для проверок налоговиков. Поэтому адрес ККМ должен быть корректным. Нюансы: если ККМ задействуется интернет-магазином, в качестве места указывается адрес сайта, при мобильной торговле или услугах указывается номер автомобиля, если продажа ведется вразнос (с тележки, например) — вписывается «разносная торговля».
3. Отражающих режим пользования онлайн-кассой.
Это могут быть сведения о том, используется ККМ или нет:
- в составе вендинг-машины;
- для расчетов в интернете;
- в режиме, не предусматривающем передачу данных через интернет;
- в мобильной торговле;
- при продаже лотерейных билетов и выплате выигрышей;
- при продаже подакцизных товаров.
4. Об операторе фискальных данных.
А именно — наименование и ИНН ОФД.
ВАЖНО! Есть в карточке ККТ и сведения, которые объективно не могут быть изменены без участия самой ФНС, например регистрационный номер ККТ и количество перерегистраций кассы.
Причины перерегистрации: замена фискального накопителя
Следующая причина для перерегистрации онлайн-кассы — замена фискального накопителя. Она производится, если:
1. У фискального накопителя истекает или уже истек срок эксплуатации («срок действия ключа фискального признака»).
В самом общем случае предприятия на ОСН используют накопители на 13 месяцев, спецрежимники — на 36 (однако из этого правила много исключений, определяемых по п. 6 ст. 4.1 закона 54-ФЗ).
ВАЖНО! При переходе с ОСН на спецрежим накопитель также нужно поменять — на тот, что имеет требуемый срок эксплуатации (если он не установлен к тому моменту).
2. У фискального накопителя закончилась память.
Обычный ресурс накопителя — 200–250 тысяч кассовых чеков. Иногда он заканчивается задолго до истечения номинального срока эксплуатации накопителя.
3. Допущена критическая ошибка в ходе фискализации накопителя при первоначальной регистрации ККТ в ФНС.
В числе таких критических ошибок — неверное указание регистрационного номера онлайн-кассы в настройках накопителя. Эти настройки применяются и прописываются в памяти ФН однократно, и если в них есть ошибки, то накопитель нужно заменить.
4. Фискальный накопитель поврежден и отказывается функционировать.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! ФН также подлежит замене, когда касса передается в пользование другому хозяйствующему субъекту. Но такая передача сопровождается обязательным снятием ККМ с регистрации. Снятие кассы с регистрации с последующей ее постановкой на учет новым владельцем вновь иногда также именуется перерегистрацией. Но это совершенно иная процедура по юридическим признакам и по содержанию.
Рассмотрим теперь, как перерегистрировать онлайн-кассу на практике.
Как перерегистрировать ККМ: меняем данные по карточке учета
Если причина перерегистрации кассы — изменение сведений по карточке учета ККМ, то владельцу кассового аппарата нужно в течение одного рабочего дня, следующего за днем, в котором соответствующие изменения стали актуальны, направить в ФНС заявление на перерегистрацию кассы.
В общем случае это заявление отправляется из личного кабинета на сайте ФНС. Нужно зайти туда, а затем:
1. Выбрать вкладку «Учет ККТ».
2. Кликнуть мышкой на регистрационном номере кассы в таблице (столбец «РН ККТ»).
3. В открывшемся окне нажать кнопку «Перерегистрация».
4. Выбрать причины перерегистрации онлайн-кассы и следовать инструктажу на экране далее.
Например, если причина — смена ОФД (как следствие, есть необходимость внесения сведений по новому ОФД в карточку учета), то необходимо будет, отметив соответствующую причину галочкой, выбрать нового Оператора из списка.
После того как все данные, обусловленные причинами перерегистрации, будут введены — нужно нажать на кнопку «Подписать и отправить». Заявление будет направлено в ФНС.
5. Перейти на страницу «Учет ККТ» и дождаться появления фразы «Ожидается отчет о перерегистрации» в столбце «Состояние» таблицы.
Как только такая фраза в таблице появится, нужно вновь кликнуть на регистрационный номер, а затем в открывшемся окне нажать кнопку «Завершить регистрацию» и следовать простым инструкциям далее.
Перерегистрация в связи с заменой ФН — процедура несколько более сложная. Перед тем как ее проводить, необходимо произвести ряд подготовительных технологических действий.
Порядок перерегистрации: произведена замена ФН
В рамках предварительной подготовки к перерегистрации при замене ФН нужно:
1. Напечатать (сейчас и далее под этим действием мы будем подразумевать процедуру с использованием программного обеспечения онлайн-кассы) отчет о закрытии смены на кассе.
2. Напечатать отчет о закрытии накопителя.
Его нужно держать под рукой — оттуда понадобятся определенные сведения.
3. Выключить онлайн-кассу, вынуть старый накопитель и передать его в бухгалтерию (он должен храниться там в течение 5 лет).
4. Установить новый накопитель, включить онлайн-кассу.
5. Напечатать отчет об изменении параметров регистрации.
Его также нужно будет держать под рукой.
Далее потребуется произвести необходимые действия в личном кабинете:
1. Войти туда, выбрать закладку «Учет ККТ».
2. Нажать на регистрационный номер кассы, далее — кнопку «Перерегистрировать».
3. В окне с указанием причин перерегистрации поставить галочку напротив пункта «Замена ФН».
После — ввести сведения из отчета о закрытии накопителя, который должен быть под рукой. А именно:
- дату и время формирования отчета, его номер;
- номер фискального признака.
4. Выбрать модель нового фискального накопителя, указать его заводской номер.
После ввода всех данных — подписать заявление.
5. Дождаться знакомой нам фразы под столбцом «Состояние» на странице по вкладке «Учет ККТ».
Затем — нажать на номер кассы, нажать на «Завершить перерегистрацию».
После потребуется ввести сведения со второго «документа под рукой» — отчета об изменении параметров регистрации (те же самые: дату и время создания, номер, фискальный признак). Затем нажать кнопку «Подписать и отправить».
Перерегистрация ККТ: нюансы
Владельцу ККМ необходимо иметь в виду, что:
1. В случае если онлайн-касса используется в режиме без передачи данных (он разрешен для хозяйствующих субъектов, указанных в п. 7 ст. 2 закона 54-ФЗ), то ее перерегистрация (как и изначальная регистрация) может быть произведена с помощью бумажных форм, утвержденных приказом ФНС России от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@.
«Отчеты под рукой» в этом случае прилагаются к соответствующим формам, которые направляются в ФНС.
2. В случае если замена накопителя осуществляется в связи с его повреждением, вследствие чего «отчеты под рукой» распечатать не получается, — эти отчеты не прилагаются к заявлению.
Но в таком случае накопитель нужно передать на экспертизу производителю — в порядке, установленном п. 8.1 ст. 4.2 закона 54-ФЗ. Если экспертиза покажет, что накопитель все же работоспособен, то отчеты должны быть переданы в ФНС в течение 60 дней после подачи заявления на перерегистрацию ККМ.
Перерегистрация ККТ не произведена: последствия
Неосуществление перерегистрации ККТ может привести к штрафам (п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ):
- до 3 тыс. руб. (на должностных лиц);
- до 10 тыс. руб. (на юридических лиц).
В п. 1 постановления Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 № 16 говорится о том, что использование кассового аппарата с неисправным блоком фискальной памяти признается неприменением ККТ. Накопитель — разновидность блока фискальной памяти. Поэтому, если он сломан и перерегистрация кассы при установке нового не произведена, это может быть поводом для инициирования налоговиками санкций в виде штрафов (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ):
- 25–50% от суммы выручки, принятой без пробития чеков, но не менее 10 тыс. руб. (штрафуется должностное лицо);
- 75–100% от выручки, что пошла мимо кассы, но не менее 30 тыс. руб. (штрафуется юридическое лицо).
К должностным лицам по КоАП РФ приравниваются ИП, если в кодексе не прописано отдельных санкций конкретно для предпринимателей.
***
Перерегистрация ККМ производится при изменении сведений, отраженных в ее карточке учета, а также при замене накопителя. В общем случае для ее проведения задействуется личный кабинет на сайте ФНС, но иногда применяются бумажные формы заявлений на перерегистрацию.