Нужна ли онлайн-касса интернет-магазину?
Нужна ли касса для интернет-магазина в принципе?
Онлайн-касса с 1 июля 2017 года является единственным легальным видом кассового аппарата в России. Название «онлайн-касса» — неофициальное, оно обусловлено тем, что ККМ такого типа приспособлены к передаче в ФНС через интернет сведений о приеме платежей от физлиц. ККМ предыдущих поколений не имели функций передачи данных онлайн.
Онлайн-кассы как единственный легальный тип ККТ обязаны использовать в общем случае все хозяйствующие субъекты. Однако некоторым бизнесам разрешено не задействовать ККТ. Они поименованы, в частности:
- в п. 2 ст. 2 закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в отношении них освобождение от ККТ действует бессрочно);
- в пп. 7, 8, 11 ст. 7 закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ (освобождение до 1 июля 2019 года).
Есть и иные основания для освобождения от применения ККТ. Но, так или иначе, ни под какие исключения в части пользования онлайн-кассой интернет-магазины по закону в 2019 году не попадают. Все они обязаны применять инновационные ККМ.
При этом порядок применения ККТ зависит от бизнес-модели торгового предприятия, которое осуществляет продажу через сайт. Распространены следующие основные схемы:
- классическая — когда оплата (предоплата) товаров производится через сайт онлайн;
- по квитанции — когда оплата (предоплата) осуществляется с применением банковской квитанции, скачиваемой с сайта интернет-магазина;
- наложенный платеж — когда оплата принимается при выдаче товара (в представительстве интернет-магазина или курьером).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Существует еще вариант работы с пересылкой товаров Почтой России, когда покупатель получает и оплачивает свой товар в почтовом отделении. При этом на почте же ему пробивают и выдают чек. Это единственный случай, когда сам магазин, отправивший посылку, может онлайн-кассу не применять.
Рассмотрим схемы по основному списку и то, какие именно онлайн-кассы для интернет-магазинов могут применяться в каждом случае.
Классические «виртуальные» продажи на сайте: как применяется касса
Итак, первая схема предполагает, что оплата товара производится непосредственно на сайте интернет-магазина — с применением:
- банковской карты;
- электронной платежной системы (например, Webmoney, Яндекс.Деньги);
- системы онлайн-банкинга.
Применение ККТ при классической схеме подпадает под действие п. 5 ст. 1.2 закона 54-ФЗ. В нем сказано, что при безналичных расчетах, при которых продавец и покупатель не контактируют между собой (и при этом рассчитываются через интернет), должна использоваться онлайн-касса, которая в обязательном порядке формирует электронный кассовый чек, направляемый покупателю на указанные им контактные e-mail или телефон. Бумажный чек в рассматриваемом случае онлайн-касса может не печатать (но может и печатать — на это нет запрета).
Несколько иначе ККМ применяется при следующей схеме продаж.
Отпуск товара по квитанции: особенности задействования ККМ
Рассматриваемая схема предполагает, что:
- покупатель скачивает или получает иным способом квитанцию на оплату товара, а затем оплачивает его в банке или через терминал;
- продавец, получив подтверждение об оплате по соответствующей квитанции, обеспечивает передачу товара покупателю установленным способом (выслав его или выдав при личной явке покупателя).
С одной стороны, расчеты между продавцом и покупателем, как и в схеме выше, не предполагают их контакта между собой. С другой — они не осуществляются через интернет. Поэтому схема оплаты «по квитанции» не подпадает под действие п. 5 ст. 1.2 закона 54-ФЗ. Но подпадает под положения другого пункта данной статьи, 5.3. В нем сказано, что продавец обязан:
1. Направить покупателю кассовый чек в электронном виде на предоставленные e-mail или телефон не позднее:
- момента выдачи товара;
- дня, следующего за тем, в котором осуществлен расчет.
2. Выдать покупателю бумажный чек, если покупатель сам пришел к продавцу:
Действия по второму пункту осуществляются, если не получилось отправить электронный чек — например, ввиду того, что покупатель не дал контактов.
При этом бумажный чек в любом случае должен быть сформирован не позднее дня, идущего за тем, в котором совершен расчет, или же не позднее момента выдачи товара (п. 5.4 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). То есть даже если покупатель, оплативший по квитанции, долгое время не приходит (а электронный чек ему отправить не получилось), то необходимо в пределах указанных сроков распечатать бумажный чек, а затем вручить его покупателю, как только он явится.
Схема «наложенный платеж»: в чем специфика применения ККТ
Рассматриваемая схема предполагает, что покупатель не будет производить никаких действий по оплате товара до момента его получения в пункте выдачи или до момента его вручения курьером. В данном случае, выдав товар и получив оплату, продавец применяет онлайн-кассу примерно так же, как это делает обычный офлайн-магазин — продуктовый, продающий одежду или любой другой. Для данных целей существуют, например, модели мобильных онлайн-касс, которые может возить с собой курьер продавца.
То есть продавец должен:
- обязательно — выдать покупателю бумажный кассовый чек;
- в случае получения контактных данных до момента расчета — направить покупателю электронный кассовый чек.
Если покупатель по своей инициативе не дал контактов для получения электронного чека, то настаивать на их получении закон продавца не обязывает (хотя тот вправе рассказать клиенту о наличии возможности получить цифровую версию фискального документа).
Законом предусмотрено, что онлайн-касса может быть применена не самим хозяйствующим субъектом, а его агентом (пп. 3, 4 ст. 4.7 закона 54-ФЗ). В соответствии со ст. 1005 ГК РФ продавец вправе заключить с компетентной организацией договор, по которому данной организации будут делегированы самые разные полномочия в части взаимодействия с покупателями товаров. Например, полномочия по осуществлению от своего имени:
- приема платы за товар;
- выдачи товара.
Ознакомимся со спецификой такого правоотношения подробнее.
Агентская схема: как применять ККТ по закону
Если агент управомочен принимать оплату, то он и должен использовать онлайн-кассу, зарегистрированную на себя (письмо Минфина России от 20.07.2017 № 03-01-15/46234). Затем он в установленном порядке передает денежные средства продавцу за вычетом положенной комиссии.
Агентские услуги могут быть задействованы и интернет-магазином, причем в рамках любой из рассмотренных нами выше схем. Так, распространены сценарии, при которых:
- при классической схеме оплата принимается агентом в лице агрегатора электронных платежей (в этом случае применяется в чистом виде виртуальная онлайн-касса для интернет-магазина, с которой продавец не связан ни технологически, ни юридически);
- при схеме «наложенный платеж» оплата принимается агентом, например в лице службы доставки, с которой заключен договор у продавца.
Так или иначе, во всех случаях, когда правомочия по приему платежей делегированы агенту, сам интернет-магазин онлайн-кассу не использует.
Возможны агентские правоотношения, по которым агент будет производить действия «от имени принципала» (то есть продавца). В этом случае онлайн-касса должна принадлежать именно продавцу. Но эта схема мало распространена в силу организационной сложности. Во-первых, кассы физически нужно размещать на стороне агента. Во-вторых, может потребоваться заключение договоров о заемном труде работников агентской организации (и для этого нужно искать специализированное кадровое агентство).
Рассмотрим теперь подробнее, какую онлайн-кассу выбрать для интернет-магазина, на какой ее технологический тип или модель можно ориентироваться — исходя из конкретной схемы продаж.
Какую выбрать кассу для интернет-магазина
Можно выделить следующие основные технологические типы онлайн-касс, которые в той или иной степени подходят для применения интернет-магазинами:
1. Настольные (стационарные) онлайн-кассы на базе фискального регистратора (которые представляют собой связку регистратора и подключенного к нему вычислительного устройства — компьютера, смартфона, планшета).
Эти кассы применимы:
- для фискализации платежей, принятых через сайт (классическая схема);
- для пробития чеков при явке покупателя в пункты выдачи товары (схемы «наложенный платеж», «по квитанции»).
2. Мобильные (переносные) автономные («всё в одном») онлайн-кассы.
Эти кассы могут быть использованы в тех же целях, что и настольные, но будут гораздо лучше приспособлены для пробития чеков при курьерской доставке в рамках схемы «наложенный платеж».
3. Серверные (размещенные в специальном дата-центре) онлайн-кассы.
Такие ККМ, в свою очередь, используются только в рамках классической схемы — поскольку не приспособлены к распечатке бумажных кассовых чеков.
Теперь — о правовых основаниях для использования онлайн-касс. Здесь всего два варианта:
- покупка кассы в собственность;
- аренда кассы.
В зависимости от конкретного правового основания определяется, какая касса нужна для интернет-магазина в конкретном случае и какие технологические механизмы для интеграции онлайн-кассы с сайтом интернет-магазина следует задействовать (если такая интеграция предполагается — иногда можно обойтись и без нее).
Касса в собственности: специфика пользования
Итак, интернет-магазин может купить кассу в собственность. Впоследствии приобретенную ККМ необходимо:
- оснастить фискальным накопителем (если он не предустановлен в кассе);
- зарегистрировать в ФНС;
- интегрировать с интернет-магазином (в случае если продажи ведутся по классической схеме).
Цена самой кассы составит (вместе с фискальным накопителем):
- от 14 000 руб. (автономная ККТ);
- от 14 000 руб. за фискальный регистратор в настольной ККМ плюс стоимость вычислительного устройства (например, компьютера) и необходимого ПО.
Если отпуск товара осуществляется «по квитанции» при личной явке покупателя, то интеграция необязательна: касса будет использоваться ответственным работником вручную при проведении расчетов.
Интеграция собственной онлайн-кассы и интернет-магазина, как правило, осуществляется с помощью специализированных облачных сервисов. При этом связь между онлайн-кассой и облаком, которое, в свою очередь, интегрируется с CMS-системой интернет-магазина, может осуществляться с помощью вспомогательных устройств-маршрутизаторов.
Пользование соответствующими облачными серверами обычно осуществляется по абонентской плате. Стоимость месячного доступа к такой инфраструктуре начинается от 400–500 руб. в расчете на одну кассу.
Отметим, что одну и ту же кассу можно использовать для нескольких магазинов, которые принадлежат одному юрлицу (или ИП). Например, одну кассу для интернет-магазина и обычной, офлайновой торговой точки одновременно (письмо ФНС России от 26.09.2017 № ЕД-4-20/19359@), если ККМ окажется достаточно производительной и не будет «зависать» от большой нагрузки.
Аренда онлайн-кассы (облачной): нюансы
Онлайн-кассу можно и арендовать. Чаще всего эта схема оправдана, если речь идет об интеграции интернет-магазина и специализированных серверных касс, которые располагаются в дата-центрах. Организации, предоставляющие возможность аренды таких касс, обязуются полностью обеспечить их работоспособность (в то время как за техническим состоянием касс, находящихся в собственности магазина и расположенных на его стороне, следит сам владелец ККМ).
Интеграция арендованной серверной кассы и интернет-магазина также осуществляется с помощью облачных сервисов — но в данном случае практически без участия хозяйствующего субъекта. Здесь работает схема «заплатил и забыл». По существу это виртуальная касса для интернет-магазина, к которой арендатор не имеет физического доступа.
Отметим, что даже в арендованной кассе фискальный накопитель подлежит оформлению в собственность интернет-магазина и регистрируется на него (соответственно, покупается по рыночной цене). Но, как правило, арендодатель облачных касс для интернет-магазинов выступает посредником в покупке (и замене) фискальных накопителей. Обычно всё, что нужно магазину, — это сообщить арендодателю сведения о компании для регистрации накопителя, а также внести плату за устройство.
Стоимость аренды облачной онлайн-кассы для интернет-магазина, а также ее интеграции в CMS-систему магазина составляет порядка 2000 руб. в месяц в расчете на одну ККМ. Цена фискального накопителя зависит от его типа. Накопитель на 13 месяцев (в общем случае его используют фирмы на ОСН) стоит около 7000 руб., а устройство на 36 месяцев (его применяют продавцы на спецрежимах) стоит порядка 11 000 руб. По истечении срока действия накопитель подлежит замене — нужно покупать новый.
Как связаны онлайн-кассы и эквайринг
Один из типичных инструментов оплаты на современном рынке розницы — банковская карта. Прием платежей с ее использованием осуществляется в рамках услуги эквайринга. Ее оказывает банк, с которым у продавца заключен специальный договор.
Важно знать, что применение онлайн-кассы и эквайринг — процедуры совершенно разные как с юридической, так и с технологической точки зрения. Общее между ними то, что данные об оплате через эквайринг определенным способом передаются на онлайн-кассу и на основе этих данных ККМ формирует кассовый чек.
В случае с классической схемой работы интернет-магазина эквайринг будет одним из основных поставщиков фискальных данных для онлайн-кассы, поскольку расчеты за товары онлайн в основном осуществляются с использованием банковской карты. Однако услуги по эквайрингу интернет-магазин закажет у поставщиков, не имеющих отношения к услугам по аренде онлайн-касс для интернет-магазинов.
Исключение — обращение к агрегаторам электронных платежей как к агентам по фискализации выручки. Оказывая услуги эквайринга, они одновременно будут включать сведения по эквайринговой выручке в кассовые чеки. С технологической точки зрения агрегатор может внедрить адаптированную для интернет-магазинов онлайн-кассу для интернет-эквайринга.
В случае со схемой «по квитанции» эквайринг не применяется, поскольку денежные средства за товар интернет-магазин получит на свой счет со счета банка, в котором покупатель оплачивал квитанцию. А при схеме «наложенный платеж» эквайринг опционален — он будет применяться, если клиент пожелает расплатиться картой.
Расходы на эквайринг в случае его применения, таким образом, будут параллельны издержкам на обслуживание онлайн-кассы для интернет-магазина. Они никак не связаны (исключая схему с участием агрегатора).
Как посмотреть и проверить чек в интернете
Интернет-магазин может выдавать, как мы уже знаем, и электронные (при классической схеме), и бумажные (схемы «по квитанции», «наложенный платеж») кассовые чеки. Как посмотреть чек онлайн-кассы в интернете, если он уже оформлен продавцом?
С юридической точки зрения бумажный и электронный чек совершенно идентичны и могут быть проверены одними и теми же способами. Из основных распространено два:
- проверка через мобильное приложение от ФНС;
- проверка через веб-сервер оператора фискальных данных (его наименование и адрес сайта указываются в кассовом чеке).
Зачем проверять чек вообще? Самая главная цель здесь — установление подлинности фискального документа. Если чек проверку не пройдет, то это значит, что он был сформирован на ККМ, которая официально не может считаться онлайн-кассой (неважно, в чем причина ошибки — в том, что касса действительно нелегальная или в том, что ее неправильно настроили).
Поэтому одним из основных пользователей сервисов проверки чеков будет сам владелец ККТ. В его интересах обеспечивать фискализацию выручки в соответствии с законом. Сервисы могут задействовать и рядовые покупатели (в случае использования приложения от ФНС у них есть возможность сообщить об ошибке в проверке чека налоговикам) и даже сами инспекторы ФНС.
***
Все интернет-магазины обязаны применять ККТ. То, как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина, зависит от предпочитаемой конкретным торговым бизнесом схемы взаимодействия с потребителем. Применим любой из современных технологических типов ККМ — стационарный, мобильный, облачный, — и оптимальный выбирается по ситуации.