Рубрикатор

Сотрудник выбрал электронную трудовую: порядок действий

2
Рейтинг Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Сотрудник выбрал электронную трудовую книжку - порядок действий сторон трудового договора в этой ситуации регулируют ТК РФ и закон № 439-ФЗ. Что нужно успеть сделать работодателю и в какие сроки, а какие действия предпринять самому сотруднику, расскажем в нашем материале.

На основании чего работники делают выбор между электронной и бумажной трудовой

В 2020 году начался массовый переход на электронные трудовые книжки. С 1 января информационные системы Пенсионного фонда приступили к накоплению и хранению сведений о трудовом стаже всех работающих лиц. До этого момента все данные заносились в бумажные трудовые, которые полагалось хранить у основного работодателя. Теперь же люди могут сделать выбор — оставить бумажный формуляр или отказаться от него. Оба варианта сопряжены с определенными рисками. Бумажные трудовые могут запросто затеряться, а информсистемы фонда — быть атакованы хакерами, однако государство обещает принять все необходимые меры, чтобы свести риски несанкционированного доступа к минимуму.

Для работодателей зачастую второй вариант предпочтительнее, поскольку с них снимается ответственность за трудовые книжки сотрудников, а данные в электронном виде отсылать в Пенсионный фонд придется в любом случае, вне зависимости от выбора сотрудников.

Чтобы члены коллектива определились с выбором, работодатель обязан их уведомить о происходящих изменениях в трудовом законодательстве в части возможного перехода на электронные трудовые книжки. Сделать это нужно до 31 октября 2020 года. Ранее этот срок был обозначен как 30 июня 2020 года, но из-за коронавируса его продлили.

После уведомления кадровые работники будут заниматься подготовкой всей необходимой документации: внесением изменений в локальные нормативные акты, изданием приказов о переходе на ЭТК, подготовкой образцов заявлений для сотрудников.

Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку: последовательность действий работодателя

На основании уведомления, изучив предварительно преимущества и недостатки обоих способов ведения книжки, работник должен известить работодателя о своем решении — продолжить вести бумажную трудовую или полностью перейти на электронную.

Получение заявления

Оповестить работодателя о принятом решении желательно до 31 декабря 2020 года путем подачи на его имя соответствующего заявления. Работник может проигнорировать уведомление о возможности перехода на электронные трудовые — в этом случае трудовая будет вестись, как и прежде, на бумаге. Однако во избежание различных конфликтных ситуаций советуем работникам не молчать и своевременно направить представителю работодателя заявление.

В заявлении должен быть четко определен выбор работника, чтобы руководство и отдел кадров смогли подготовиться к дальнейшим действиям в отношении каждого конкретного человека.

Передача бумажной трудовой владельцу

Если работник выбрал электронную трудовую книжку, значит, он таким образом отказался от ведения бумажной, и следовательно, формуляр подлежит передаче владельцу. Работодателю на указанную процедуру отводится три рабочих дня с момента получения заявления. За это время необходимо внести запись в трудовую книжку. Выглядеть она может так:Сотрудник выбрал электронную трудовую: порядок действийЗапись будет завершающей, поскольку трудовым законодательством не предусмотрено, что человек, отказавшийся от ведения бумажной книжки, сможет ее возобновить. То есть переход на электронные трудовые безвозвратен.

В момент передачи работник должен расписаться в журнале учета движения трудовых книжек в том, что книжка получена на руки и претензий к работодателю нет.

Сдача отчета СЗВ-ТД

О решении, принятом сотрудником, работодатель информирует Пенсионный фонд путем представления отчетной формы СЗВ-ТД. Сроки ее сдачи установлены законом № 27-ФЗ как 15-е число месяца, следующего за месяцем наступления кадрового события. Получение работодателем заявления о выборе способа ведения книжки является одним из таких событий.

Обратите внимание! С апреля 2020 года постановлением Правительства РФ от 26.04.2020 № 590 изменены сроки представления СЗВ-ТД при увольнении и при приеме на работу. Отчитаться нужно не позднее следующего рабочего дня после указанных мероприятий.

Подпишитесь на рассылку
Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram

С чем связаны такие сжатые сроки, можно узнать из статьи. Оформите пробный доступ к системе «КонсультантПлюс» и читайте все интересующие вас материалы.

Лицо, ответственное за сдачу отчетности СЗВ-ТД, должно корректно заполнить форму, которая состоит из раздела с данными о работодателе, застрахованном лице, отчетном периоде и произошедшем кадровом событии — в нашем случае это получение заявления о ведении трудовой в электронном формате. В соответствующем поле проставляется дата получения заявления. Если форма подается на человека впервые в 2020 году, то в нее нужно внести данные о трудовом стаже по состоянию на 1 января.

Как поступить, если сразу при трудоустройстве работник выбрал электронную трудовую книжку

Если человек приходит трудоустраиваться, имея на руках бумажную трудовую, но при приеме решит отказаться от нее на основании уведомления работодателя, то последний должен оперативно сдать форму СЗВ-ТД (не позднее следующего рабочего дня) и включить в нее не только данные о приеме на работу, но и о дате получения заявления о выборе электронного формата книжки. Однако это вовсе не означает, что формуляр останется незаполненным. Кадровый работник обязательно должен внести в него сведения и о приеме, и об отказе от бумажного носителя. Только после этого книжка возвращается владельцу.

Если же выбор способа ведения книжки будет сделан позднее, то СЗВ-ТД нужно подать по окончании месяца, в котором к работодателю поступит соответствующее заявление, в течение 15 календарных дней.

Если 15-е число выпадет на праздничный или выходной день, срок сдачи сместится вперед — на ближайший рабочий день.

С 2021 года работникам, которые придут трудоустраиваться впервые, бумажную трудовую книжку заводить не будут. Сведения о трудовом стаже будут храниться исключительно в электронном виде.

Образцы СЗВ-ТД представлены в типовой ситуации «СЗВ-ТД: примеры заполнения и сроки сдачи». Для ее просмотра получите бесплатный онлайн-доступ к системе К+.

***

Работодателю до 31 октября текущего года необходимо уведомить сотрудников о том, что они могут перейти на электронный формат ведения трудовых книжек или сохранить бумажную версию. Если сотрудники предпочтут электронные, то бумажные трудовые с последней записью должны быть возвращены их владельцам. Кроме того, работодателю необходимо направить в ПФР отчет СЗВ-ТД, где будет указана дата получения заявления от работника о выбранном способе. В этом случае форма сдается до 15-го числа следующего месяца. Если выбор в пользу электронного формата будет сделан в момент трудоустройства, то отчет нужно сдать в течение следующего рабочего дня после приема на работу и в нем необходимо отразить сведения и о приеме, и о выбранном способе ведения книжки.

Больше полезной информации — в рубрике «Трудовая книжка».

Источники:
Рейтинг Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Предыдущий материал
Следующий материал
Ваши комментарии
В статье подробно шаг за шагом разобраны основные этапы перевода сотрудников на электронные трудовые книжки. Спасибо большое! Для нашей небольшой компании такая инструкция очень даже кстати!
Ответить
Галина

Здравствуйте. Мы рады, что статья оказалась полезной.  Вы можете подписаться на нашу еженедельную рассылку, чтобы всегда быть в курсе последних изменений в законодательстве. Задавайте вопросы, если они у вас есть, всегда рады помочь.

С уважением, Сергей, редактор сайта "Народный Советникъ".

Ответить