Как делаются записи в электронной трудовой книжке

2
Рейтинг Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Как посмотреть записи в электронной трудовой книжке? Как их правильно делать? Можно ли вносить корректировки? Что делать, если в цифровой документ закралась ошибка? Введение ЭТК породило массу вопросов и у трудящихся, и у кадровиков. О том, как делать записи в электронную трудовую книжку, расскажем в нашем материале.
Вам помогут документы и бланки:
  1. Бланк СЗВ-ТД + ВИДЕО и ИНСТРУКЦИЯ
  2. Бланк СТД-Р + ИНСТРУКЦИЯ

Как проверить запись в электронной трудовой книжке

С бумажной книжкой всё было понятно: сведения из нее были доступны и работодателю, у которого она хранилась, и работнику, который в любой момент мог запросить в кадровой службе копию или выписку из книжки, а у неработающего гражданина она была на руках. Но электронные документы хранит ПФР, а не работодатель. Где посмотреть записи в электронной трудовой книжке?

Для работника ст. 66.1 ТК РФ предусматривает четыре способа:

  • обратиться в ПФР;
  • обратиться в МФЦ;
  • запросить у работодателя;
  • запросить на сайте «Госуслуги».

Внимание! В ЭТК хранятся сведения о трудовой деятельности с 01.01.2020. Информация за предыдущие годы содержится только в старой бумажной книжке и в выписку из ЭТК не включается. Для подтверждения стажа, накопившегося до 01.01.2020, сохраните бумажную книжку.

Возможности работодателя ограничены. Ему доступна только относящаяся к нему информация. Сведения о работе в других организациях он может получить только от сотрудника, без возможности проверить их подлинность.

ЭТК формируется Пенсионным фондом на основании сведений, представляемых работодателями по форме СЗВ-ТД. При заполнении информации не исключены ошибки: специалист по кадрам может перепутать даты, номера приказов, забыть отправить сведения или, наоборот, внести лишнюю запись.

Ошибку может выявить сам кадровик или работник, ознакомившийся с выпиской из ЭТК. Как действовать работодателю и сотруднику для внесения необходимых исправлений?

О нюансах ведения электронных трудовых книжек читайте в специальном материале «КонсультантПлюс». Те, у кого пока нет К+, могут воспользоваться пробным бесплатным доступом.

Действия работника при выявлении ошибок в ЭТК

При обнаружении ошибок в цифровой книжке работник вправе подать работодателю письменное заявление о внесении в нее изменений. На основании заявления работодатель обязан внести необходимые исправления.

Следует учитывать, что отсутствие записей в книжке не всегда является ошибочным. На вопрос, почему в электронной трудовой книжке нет записей, есть два варианта ответов:

  • работник не подавал заявление о переходе на ЭТК;
  • работодатель еще не передал сведения в ПФР (о приеме и увольнении надо сообщить не позднее следующего дня, об остальных кадровых событиях — до 15-го числа следующего месяца).

Заявить об ошибке надо в том случае, если работник уверен, что перешел на ЭТК и сроки представления информации в ПФР уже прошли.

Внимание! Работодатель может исправить только представленные им сведения. Поэтому заявление о внесении исправлений надо подавать тому работодателю, который допустил ошибку.

Действия работодателя при выявлении ошибок в ЭТК

Вне зависимости от того, кто обнаружил неточность: работник или работодатель, исправления в ЭТК вносятся путем представления корректировочной формы СЗВ-ТД (пп. 2.6, 2.7 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п). Заполнение бланка зависит от вида корректировки: аннулирование записи в электронной трудовой книжке, внесение в нее изменений или добавление пропущенной записи.

Как отменить запись в электронной трудовой книжке

В этом случае отменяемая запись о кадровом событии полностью копируется из первичной формы в раздел сведений о трудовой деятельности, а в графе 10 ставится знак «Х»:Как делаются записи в электронной трудовой книжкеЕсли надо отменить данные о выборе сотрудником вида трудовой книжки, знак «Х» ставится рядом с аннулируемой записью:Как делаются записи в электронной трудовой книжке

Подпишитесь на рассылку
Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram

Как исправить запись в электронной трудовой книжке

При внесении исправлений ранее представленные неправильные данные копируются из первичной формы, в графе 10 проставляется знак отмены «Х». В следующую строку записываются корректные сведения:Как делаются записи в электронной трудовой книжкеЕсли надо изменить дату заявления работника о выборе вида трудовой книжки, заполняются два бланка СЗВ-ТД: отменяющий, как показано выше, и с правильной датой.

Как добавить пропущенную запись в электронную трудовую книжку

В этом случае корректирующая форма не нужна. Следует представить обычный отчет СЗВ-ТД.

Когда надо исправить форму СТД-Р

Форма СТД-Р выдается работнику по его заявлению, а также при увольнении. Это аналог выписки из бумажной трудовой книжки. Отличие состоит в том, что в новом бланке указывается информация о трудовой деятельности сотрудника только у данного работодателя.

Скорректированные сведения из ЭТК для сотрудника надо оформить при изменении записей, внесенных в ранее выданную ему форму СТД-Р. То есть если на момент представления в ПФР корректировочной СЗВ-ТД у работника на руках выписка из ЭТК с неверными данными, ему надо выдать новую СТД-.Р с внесенными исправлениями.

СТД-Р практически повторяет форму СЗВ-ТД, поэтому и порядок внесения в нее корректировок аналогичен описанному выше порядку изменения представленной в ПФР информации.

Отменяемые данные полностью переписываются в новый бланк, а в графе 10 ставится символ «Х». При внесении изменений после отменяемой записи делается корректная (п. 2.4 Порядка заполнения формы СТД-Р, утв. приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н).

***

Корректировка и отмена записей в электронной трудовой книжке производятся путем представления в ПФР корректировочной формы СЗВ-ТД. Если к моменту внесения изменений в ЭТК сотруднику была выдана выписка из ЭТК с неверными данными, следует оформить новую СДТ-Р с отражением внесенных изменений.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Трудовая книжка».

Источники:

Трудовой кодекс РФ

постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п

приказ Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н

Источники:
Рейтинг Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Предыдущий материал
Следующий материал
Ваши комментарии
Да, все мы люди и иногда ошибаемся. Поэтому такой материал из статьи нужно всегда иметь под рукой, ведь периодически приходится подавать корректировочные отчеты СЗВ-ТД.
Ответить
Отдел кадров

Здравствуйте. Мы рады, что статья оказалась полезной. Вы можете подписаться на нашу еженедельную рассылку, чтобы всегда быть в курсе последних изменений в законодательстве. Задавайте вопросы, если они у вас есть, всегда рады помочь.

С уважением, Сергей, редактор сайта "Народный Советникъ".

Ответить