Что такое пояснительная записка, правила ее написания
Пояснительная записка — это документ, позволяющий получить общие сведения об исследовательском проекте, бухгалтерской, налоговой и прочей документации.
Содержание пояснительной записки зависит от документа, к которому она прилагается.
Начнем с общих правил написания, а затем, расскажем о специальных требованиях для специальных случаев.
Законодательство не содержит жестких требований к написанию пояснительных записок, но это не значит, что нужно игнорировать общие правила работы с деловыми документами.
Пояснительная записка всегда составляется в письменной форме, но обычно печатается на стандартном листе формата А4. Документ может включать в себя несколько страниц, которые переплетаются прозрачной обложкой. Страницы записки нумеруются: нумерация начинается с титульного листа (но на нем не проставляется), номер указывается по центру нижнего поля каждой страницы.
Текстовое содержание пояснительной записки делится на ряд структурных элементов, в число которых входят разделы, подразделы, пункты, подпункты и перечни.
При написании пояснительной записки важно следить за соблюдением официально-делового стиля повествования. Необходимо, чтобы информация в документе излагалась однозначно, кратко, четко и лаконично.
Использованная в тексте терминология и аббревиатура должны строго соответствовать установленным стандартам.
Допускается оформление приложений к пояснительной записке. Обычно в приложения выносят сведения о содержащихся в пояснительной записке таблицах, схемах, чертежах и графиках. Также приложение может содержать обоснования, методики, расчеты и список дополнительных бумаг, использованных при разработке документа.
Правила написания служебной записки мы рассматривали в отдельной статье.
Пояснительная записка к дипломному проекту. Оформление по ГОСТу
Учебные учреждения обычно издают свои методические рекомендации по написанию дипломов и пояснительных записок к ним, поэтому учащиеся могут также найти пример пояснительной записки и иную справочную информацию по этому поводу в библиотеке образовательной организации.
Типовая пояснительная записка к дипломной работе имеет следующую структуру:
- титульный лист, где зафиксированы основные сведения о наименовании проекта и его исполнителе;
- задание, которое исполнитель получает от научного руководителя;
- аннотация с кратким изложением разделов исследовательской работы;
- оглавление с постраничной разметкой;
- перечень обозначений и сокращений;
- введение, где исполнитель работы приводит краткий обзор рассматриваемого вопроса;
- основная часть работы с анализом ключевых понятий;
- заключение с выводами по исследованию;
- список использованных источников;
- приложения, где содержатся таблицы, чертежи, графики или схемы.
Что должно быть написано в рецензии на дипломную работу, читайте в отдельной статье.
Пояснительная записка в налоговую службу
В ряде случаев налогоплательщикам требуется составлять пояснительные записки к документации по налоговой отчетности.
К примеру, налоговые органы могут потребовать ответственных сотрудников юридического лица составить записку об убытках в налоговой отчетности.
В такой пояснительной записке сотрудник должен будет указать:
- наименование подразделения налоговой службы, в которое адресована записка;
- ИНН юридического лица;
- реквизиты требования, ставшего основанием для составления записки;
- реквизиты документа, по которому предоставляются пояснения;
- показатели расходов и доходов организации;
- убытки и затраты;
- сведения о расхождениях между бухгалтерским и налоговым учетом.
Как ИП сдать отчетность через интернет, мы рассказывали в статье.
Понятие "пояснительная записка" используется также в законотворческой деятельности – об этом можно прочитать в онлайн-версии системы Консультант+. Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете оформить пробный онлайн-доступ бесплатно! Вы также можете получить актуальный прайс-лист К+.
Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу
В соответствии с приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н, сотрудники бухгалтерии составляют бухгалтерский баланс, отчет о прибыли и убытках с пояснительной запиской для сдачи бухгалтерской отчетности.
Подробнее о пояснительной записке к балансу мы писали в статье
Пояснения к отчетным документам должны полностью раскрывать все сведения, касающиеся политики организации, необходимые для оценки ее финансового положения и результатов деятельности.
В пояснительной записке бухгалтер фиксирует сведения о наличии в течение отчетного периода:
- нематериальных активов;
- основных средств;
- финансовых вложений;
- выпущенных акций;
- затрат и прибыли;
- дебиторской и кредиторской задолженности.
Таким образом, каждая пояснительная записка (к дипломному проекту, в налоговую службу, к бухгалтерскому балансу) имеет свою специфику в зависимости от ее получателя и цели составления.
В КонсультантПлюс есть множество готовых решений, в том числе о том, нужно ли сдавать с бухгалтерской отчетностью пояснительную записку. Если у вас еще нет доступа, вы можете оформить его бесплатно, на временной основе! Вы также можете получить актуальный прайс-лист К+.
Еще больше материалов по теме в рубрике: "Пояснительные записки".