Рубрикатор

Срок хранения графика отпусков в организации (2019 - 2020)

0
Рейтинг Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Срок хранения графика отпусков в организации установлен законодательством. В 2020 году этот срок изменился. Как организовать хранение графиков отпусков? Сколько их нужно хранить? Какие переходные положения предусмотрены в связи с изменением сроков? Все вопросы подробно изложены в настоящей статье.

Сколько хранится график отпусков?

Зачем необходимо хранить график отпусков за прошлые годы?

Особенности и условия хранения графика отпусков

Способы хранения графика отпусков

Порядок уничтожения графика отпусков

Сколько хранится график отпусков?

Документация, связанная с организацией работы трудового коллектива предприятия, является обязательной для хранения. Срок хранения графика отпусков закреплен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень).

Согласно п. 453 Перечня график отпусков хранится в организации на протяжении 3-х лет после окончания своего действия. Исходя из положений п. 4.1 Инструкции по применению Перечня (утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237), за дату начала исчисления сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях принято принимать 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Таким образом, график отпусков на 2020 год можно будет уничтожить не ранее 01.01.2024.

ВНИМАНИЕ! До 18.12.2020 сроки хранения документов устанавливал приказ Министерства культуры от 25.08.2010 № 558, согласно которому график отпусков надо было хранить 1 год (п.693 приказа). Пока нет официальных разъяснений о периоде хранения документов, срок хранения которых изменился, рекомендуем применять максимальные сроки.

Как составить график отпусков на 2020 год см. здесь.

Срок хранения графика отпусков в организации

Зачем необходимо хранить график отпусков за прошлые годы?

По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет. Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: споров между сотрудником и работодателей, ошибок при составлении приказов о предоставлении отпусков, просчетов при начислении выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

Кроме этого, при значительной численности персонала при составлении графика отпусков на следующий календарный год у работников могут возникать разногласия по очередности их предоставления. В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыха за прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками.

К тому же наличие прошлогодних графиков предоставляет возможность ответственным лицам осуществлять будущее прогнозирование пожеланий сотрудников и планирование трудовой деятельности компании.

Особенности и условия хранения графика отпусков

График отпусков предприятия не предусматривает особых условий хранения, однако важно помнить о надлежащей защите персональных данных работников, что закреплено в главе 14 ТК РФ и законе «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

В этой связи важно акцентировать внимание на закрытости доступа и обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении всего периода его хранения. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, закреплена в ст. 90 ТК РФ.

Подпишитесь на рассылку
Читайте нас в Яндекс.Дзен Читайте нас в Telegram

Способы хранения графика отпусков

Надлежащее хранение графика отпусков может быть реализовано следующими способами:

  • в металлических ящиках, сейфах или шкафах, а также в любом мебельном шкафу, закрывающемся на ключ, наряду с прочей кадровой документацией;
  • на полках шкафов в помещениях с ограниченным доступом третьих лиц.

Для хранения графиков отпусков целесообразнее всего завести отдельную папку и размещать документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Не исключен вариант размещения графика за прошедшие годы в папках с документами аналогичного срока хранения.

Порядок уничтожения графика отпусков

Документы с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению. В противном случае персональные данные сотрудников предприятия могут стать доступны посторонним лицам, а обеспечение надлежащих условий хранения может потребовать излишних расходов, связанных с увеличением мест размещения.

Устаревшая документация утилизируется несколькими способами:

  • уничтожение на шредере;
  • разрезание (измельчение) вручную;
  • сжигание.

В конце текущего года начальник кадровой службы или другой ответственный сотрудник составляет опись документов, подлежащих уничтожению. В начале календарного года и по мере необходимости руководитель издает приказ о создании (в случае отсутствия таковой) или назначении состава комиссии по уничтожению документации на предприятии.

Приказ составляется в свободной форме. Пример приказа можно скачать по ссылке ниже.

Скачать бланк приказа

Эта комиссия в рамках своей деятельности вне зависимости от выбранного способа уничтожения составляет акт об уничтожении, который подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем организации.

Скачать бланк акта об уничтожении

В таком акте указывается как минимум следующая информация:

  • наименование документа, подлежащего уничтожению;
  • срок его хранения;
  • способ уничтожения. 

Подробнее об уничтожении документов читайте в нашем материале.

***

Соблюдение установленных правил и сроков хранения графика отпусков позволяет работодателю избежать вероятных споров с сотрудниками относительно правомерности очередности ежегодного отдыха, а также оптимизировать процедуру планирования отпусков на следующий год.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Отпуск».

Источники:
Рейтинг Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Предыдущий материал
Следующий материал
Ваши комментарии