Сроки хранения кадровых документов различаются в зависимости от важности конкретной формы. Какие требования предъявляются к срокам хранения отдельных видов кадровых документов и где они закрепляются, рассказано в нашей статье.
Чем регулируется срок хранения кадровых документов в организации
В ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ закреплена обязанность организаций всех форм собственности сохранять определенные документы в течение сроков, специально установленных в отдельных нормативных актах. Эта норма касается и документов по личному составу, входящих в состав кадровых документов. В ч. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ указано, что специально уполномоченный госорган утверждает перечень типовых документов, подлежащих хранению в архиве, с указанием сроков, на протяжении которых это хранение осуществляется.
Таким документом является приказ Росархива «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.
В самой организации может быть разработан и утвержден локальный акт, который будет регламентировать процедуру хранения документов. Например, это может быть положение о хранении документов.
Руководство компании должно решить:
- передавать ли документы на хранение в специализированное архивное учреждение;
- организовать ли централизованное внутреннее хранение документов из всех отделов;
- поручить ли каждому структурному подразделению обеспечить сохранность документации.
Но какой бы способ хранения документов ни был избран, сроки хранения конкретных документов будут одинаковыми.
Сколько хранятся наиболее распространенные кадровые документы в организации (с учетом изменений 2020 года)
В определении сроков хранения кадровых документов помогут следующие разделы Перечня:
- Раздел 1.3, куда включены штатное расписание и положение о структурных подразделениях (хранятся постоянно), штатные расстановки (хранятся 50/75 лет), номенклатура должностей (хранится 5 лет) и др.
- Раздел 7.1, где нашли отражение перечни профессий, коллективные договоры (хранятся постоянно), правила внутреннего распорядка (хранятся 1 год) и др.
- Раздел 7.2 «Нормирование и оплата труда», где описаны нормы выработки (хранятся 1 год), журналы учета рабочего времени, документы о премировании (хранятся 5 лет) и др.
- Раздел 7.3 «Охрана труда», куда включены документы о проведении СОУТ (хранятся 45 лет), акты расследований профзаболеваний (хранятся 50/75 лет), сведения об авариях (хранятся 45 лет) и др.
- Раздел 8.1 где упоминаются трудовые договоры, личные дела и личные карточки сотрудников (хранятся 50/75 лет) и др.
- Раздел 8.2 «Противодействие коррупции», где перечислены различные документы, связанные с исполнением закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» (большинство документов хранится 5 лет).
- Раздел 8.3 «Аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации»: аттестационные заключения (хранятся 10 лет), документы о повышении квалификации (хранятся 5 лет) и др.
- Раздел 8.4 «Награждение», куда включены документы о представлении к награждению различными типами наград, присвоении званий (хранятся постоянно) и др.
Отдельные сроки хранения документов могут быть закреплены и в других нормативных актах. Так, абз. 6 ст. 230, абз. 2 ст. 230.1 ТК РФ обязывают работодателя сохранять 2-й экземпляр утвержденного им акта расследования несчастного случая (обычного, группового, тяжелого, со смертельным исходом) вместе с материалами расследования на протяжении 45 лет.
Хотя Перечень и является нормативным актом, его применение не всегда оправданно. В ситуациях, когда срок хранения кадрового документа, установленный на уровне закона, отличается от срока в Перечне, применяются нормы закона.
Кто принимает решение о сохранении документов
Как только документы длительного хранения выходят из документооборота, они собираются, систематизируются, описываются и сдаются в архив. Обычно массовый сбор таких документов происходит в конце года во всех структурных подразделениях, в том числе в кадровой службе.
Если в организации действует положение о хранении документов, то в нем прописан и порядок передачи документов на хранение, и сроки хранения, а также указано лицо, ответственное за сбор и подготовку документов к передаче на хранение. Сотрудник, в чьи должностные обязанности входит организация процесса передачи документов, занимается сортировкой документов.
Значительно упрощает процесс наличие номенклатуры кадровых дел. Так, в форме номенклатуры, рекомендуемой Росархивом (решение коллегии Росархива от 06.02.2002), уже указан срок хранения каждого попавшего в нее документа. Остается только отобрать нужные бумаги и рассортировать их по группам.
Законом № 125-ФЗ предусмотрена необходимость определения сроков хранения тех или иных документов постоянно действующими экспертными комиссиями. В функции экспертной комиссии входит отбор документов:
- для хранения;
- уничтожения.
Также члены комиссии проводят экспертизу документов для установления их ценности.
В состав комиссии назначаются квалифицированные специалисты организации в сфере делопроизводства, один из представителей руководящего звена и представитель архивного учреждения.
Где и сколько хранятся кадровые документы после закрытия организации
Срок временного хранения документов по личному составу — не менее 50 лет. Но не всякая организация столько проработает. Во время хозяйственной деятельности отдельных компаний образуются документы, имеющие особую ценность, и срок хранения этих документов может во много раз превысить срок работы самой компании.
Логично, что после закрытия компании хранить документы будет некому, поэтому процесс передачи документов в архивное учреждение организуется до прекращения деятельности компании. Обычно эту обязанность возлагают на ликвидатора (ликвидационную комиссию) или конкурсного управляющего (если компания объявляется банкротом).
Эти лица должны воспользоваться действующим договором с архивным учреждением или заключить таковой. Но в архив не примут несистематизированные документы, так что их придется упорядочить и описать. Все переданные в архив документы находятся там до истечения сроков хранения.
ВАЖНО! Сроки хранения ряда документов, в том числе кадровых, устанавливаются на законодательном уровне. Большим подспорьем в работе по установлению сроков сотруднику кадровой службы служит Перечень, но его использование не отменяет обязанность отслеживать изменения в законодательстве относительно изменения правил документооборота.
При этом следует помнить, что при составлении перечня его разработчики руководствовались ценностью документов для государства и его представительских органов. А в интересах самой организации может понадобиться установить более длительный срок хранения, чем это предусмотрено перечнем, особенно когда речь идет об 1 или 3 годах.
Если же на документ ссылаются при рассмотрении спора в суде, то его уничтожение никак невозможно до окончания разбирательства, какими бы короткими ни были установленные сроки хранения.
Еще больше материалов по теме – в рубрике «Кадровые документы».