Рубрикатор

Как оформить перевод работников на удаленную работу — образцы документов

2
Рейтинг Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Рекомендуем подборку «Изменения в работе бухгалтера в связи с коронавирусом»
Решили перевести сотрудников на удаленку? Не забудьте грамотно оформить кадровую документацию — от этого зависит механизм дальнейшего взаимодействия с работниками и эффективность результатов их труда. Учесть необходимо набор специфических требований ТК РФ, связанных с особенностями дистанционного труда. Как это сделать быстро и в рамках закона, расскажем в нашем материале. Здесь же вы найдете готовые образцы нужных документов.

Коронавирус и удаленная работа

Пока власти разрабатывают меры по защите населения от нового смертельного вируса COVID-19, работодатели пытаются разрешить дилемму, как защитить здоровье подчиненных без ущерба для деятельности компании.

Следуя рекомендациям медиков, для снижения риска заболевания вирусом нужно избегать факторов, провоцирующих передачу инфекции. Здесь важно не только соблюдать нормы гигиены, но и максимально сократить контакты между людьми.

В такой ситуации работодателям приходится срочно выбирать — перевести сотрудников на удаленный режим работы или продолжить работу в офисе.

Систематизируйте все принимаемые на предприятии меры по предотвращению распространения инфекции в специальном локальном нормативном акте. Подготовить приказ об организации работы в период эпидемии поможет Готовое решение от КонсультантПлюс. Воспользуйтесь пробным бесплатным доступом к системе, если у вас его еще нет.

Действующим законодательством допускается работа сотрудников без привязки к рабочим местам, созданным работодателем. Такая работа подчиняется требованиям ТК РФ с учетом особенностей, обусловленных дистанционным характером труда.

Полезные материалы и подсказки для спокойной работы:

Пять шагов по оформлению перевода на удаленку

Если вы решили применять в своей компании удаленную форму работы, необходимо:

  1. Согласовать с работниками возможность и условия дистанционного труда.
  2. Получить от них заявления о переводе, завизировать их.
  3. Отразить дистанционные особенности работы в дополнительных соглашениях к трудовым договорам.
  4. Издать приказ о переводе на дистанционную работу и ознакомить с ним сотрудников.
  5. Внести сведения о переходе на удаленную форму труда в личную карточку работника.

Записи в трудовую книжку и отчет по форме СЗВ-ТД вносить не требуется. За исключением случаев, когда вместе с переходом на удаленку произошли и другие кадровые события, сведения о которых по закону необходимо фиксировать в трудовой книжке и СЗВ-ТД, к примеру, перевод работника на другую должность или в другое подразделение.

Если вы планируете, что дистанционно свои обязанности будут выполнять вновь принятые сотрудники, то дополнительные соглашения оформлять не требуется. Все особенности удаленного труда можно прописать в трудовом договоре.

Предлагаем комплект готовых пошаговых инструкций для облегчения работы:

Заявление сотрудника — образцы для разных случаев

Заявление о переходе на дистанционную работу сотрудник пишет в произвольной форме с соблюдением обычного делового стиля, принятого для документов подобного рода.

Если в компании действует регламентированный документооборот и для такого случая разработан шаблон заявления, сотруднику предлагают воспользоваться таким шаблоном.

Рекомендации при оформлении заявления о переводе на дистанционную работу:Как оформить перевод работников на удаленную работу — образцы документовПример

Компания ООО «Интеллект Логистик» приняла решение в связи со вспышкой вирусной инфекции перевести сотрудников на дистанционную работу ─ временно на 2 месяца.

Все сотрудники, чья работа не требовала обязательного присутствия в офисе, оформили заявление на имя работодателя с просьбой о переводе:Как оформить перевод работников на удаленную работу — образцы документовЕсли случилось так, что с целью снижения рисков заражения сотрудников вирусом перевод на дистанционный труд произвели в срочном порядке, но не все сотрудники успели оформить заявление, заявления все равно необходимо. Работодатель может принять его по электронной почте или иным каналам связи. После выхода на работу работник подпишет его собственноручно.

Подпишитесь на рассылку
Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram

Если заявление оформляется при переводе сотрудника на удаленный труд на постоянной основе и/или по другим причинам, текст заявления может быть иным:Как оформить перевод работников на удаленную работу — образцы документовНа полученные от сотрудников заявления работодатель накладывает резолюцию и регистрирует в журнале учета заявлений.

Дополнительное соглашение к трудовому договору — образец

Перевод сотрудников на дистанционную форму работы потребует от работодателя оформления с каждым из них дополнительного соглашения к трудовому договору. В тексте необходимо прописать особенности удаленной работы с учетом нормативных требований гл. 49.1 ТК РФ:Как оформить перевод работников на удаленную работу — образцы документовКак выглядит образец такого соглашения, смотрите ниже:Как оформить перевод работников на удаленную работу — образцы документов

Скачать образец

Дополнительное соглашение о дистанционной работе можно заключить и без непосредственного взаимодействия сторон в офисе работодателя — путем электронной переписки. Но сразу после достижения договоренностей по всем вопросам и оформления соглашения работодатель обязан направить работнику согласованный текст документа по почте заказным письмом с уведомлением. Срок — не позже трех календарных дней с момента заключения соглашения (ст. 312.2 ТК Ф).

Количество экземпляров дополнительного соглашения к трудовому договору должно соответствовать количеству экземпляров трудового договора.

Приказ о переводе на удаленную работу — образец

Завизированное директором заявление сотрудника и подписанное с ним дополнительное соглашение к трудовому договору должны сопровождаться распорядительным локальным актом работодателя — приказом о переводе на удаленную работу. При его отсутствии перевод считать состоявшимся нельзя.

Как оформить перевод работников на удаленную работу — образцы документовВозможны случаи, когда перевод на дистанционный труд совпадает с иными трансформациями в работе сотрудника — меняются должность, структурное подразделение, оклад, тарифная ставка. В этом случае от работодателя потребуется два приказа: о переводе работника на другую работу (форма Т-5) и о переводе на дистанционную работу (форма произвольная).

Можно вместо двух распорядительных документов оформить общий приказ на доработанном бланке формы Т-5. Для этого просто дополните существующую структуру формы полем, в котором будет указан характер привязки работы сотрудника к месту нахождения работодателя.

Ознакомить сотрудника с приказом о переводе на дистанционную работу можно лично или посредством электронного обмена документами (ст. 68, 312.2 ТК РФ).

***

Для оформления работников на удаленную работу потребуется комплект документов: их личные заявления, дополнительные соглашения к трудовым договорам, приказ работодателя. Также нужно внести записи в личные карточки работников.

В трудовую книжку и отчет СЗВ-ТД сведения о переводе на удаленную форму работы не вносятся, если одновременно с этим мероприятием иных значимых кадровых событий не происходило.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Кадровые документы».

Источники:
Трудовой кодекс РФ
Рейтинг Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Предыдущий материал
Следующий материал
Ваши комментарии
В ситуации, когда многие отправляют своих сотрудников на удаленку, рекомендации этой статьи окажутся крайне востребованными у тех работодателей, кто в принципе никогда не имел дело с удаленной работой.
Ответить
Елена Павловна

Здравствуйте, Елена. Абсолютно верно, сейчас для многих организаций и их работников тяжелый период, и лучше перейти на удаленную работу (кто может это сделать), чем закрыться на неопределенный срок. В статье подробно изложена процедура оформления перехода на дистанционный труд, надеюсь информация окажется полезной и востребованной. 

С уважением, Сергей Райт. 

Ответить