Командировка в табеле учета рабочего времени - образец ее оформления мы предложим далее в статье. Также в ней мы опишем моменты, на которые следует обратить внимание лицам, ведущим учет рабочего времени и использующим табель как первичный документ.
Какая форма используется для учета рабочего времени?
Все факты хозяйственной жизни организации подлежат закреплению в первичной документации. Это обязательство вытекает из норм ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. Одновременно с принятием этого закона отпала необходимость в обязательном порядке использовать унифицированные формы ряда первичных документов.
В частности, в постановлении Госкомстата от 5 января 2004 года № 1 приведены унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 и Т-13. Именно в этих формах отображаются данные как о явке/неявке рабочего на свое рабочее место, так и о причинах неявки. Теперь эти формы необязательны к применению организациями, т. е. допускается, что кадровая служба может разработать свою форму табеля.
На практике же большинство компаний продолжает пользоваться табелем учета рабочего времени по форме Т-12 (если он заполняется от руки) или Т-13 (при автоматическом заполнении отдельных граф). Если необходимо, эти формы корректируются с учетом специфики деятельности компании.
При этом в любом случае используемая форма первичного документа должна содержат в себе реквизиты, указанные как обязательные в ст. 9 закона «О бухучете»:
- наименование документа (в данном случае — «Табель рабочего времени»);
- дата составления табеля;
- наименования компании, где используется табель для учета рабочего времени сотрудников;
- графы для отображения явки/неявки (с указанием причин неявки);
- указание единиц измерения (дни и/или часы);
- наименование должности и Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение графика;
- подписи лиц, уполномоченных утверждать табель.
Только при наличии всех этих реквизитов в форме табеля его можно считать действительным.
Какими обозначениями отмечается командировка в табеле учета рабочего времени?
 |
| Скачать форму табеля |
При заполнении табеля дни или часы, которые сотрудник отработал, отмечаются простановкой «Я» в предназначенных для этого графах, причем в нижней части граф проставляется количество часов (ознакомьтесь с образцом табеля, размещенным на нашем сайте, — там можно увидеть, что это за графы).
Дни же, проведенные в командировке, принято отмечать буквой «К», причем количество часов не проставляется. Это связано с тем, что согласно ст. 167 ТК РФ за работником на время всей его командировки сохраняется средний заработок, для исчисления которого продолжительность рабочего дня, проведенного в командировке за исполнением служебного задания, не важна.
Отдельно стоит оговорить вопрос выходных, выпавших на период командировки. Связанные с этим моменты частично урегулированы в постановлении Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года. С одной стороны, эти выходные сотрудник проводит вне дома, с другой — он не всегда их использует для выполнения служебного задания.
Именно поэтому тут важно фиксировать, когда сотрудник в выходной день привлекался к работе, если тому есть подтверждение (соответствующий приказ), дополненное согласием работника на выход на работу в выходной. В таком случае многие кадровые служащие считают, что нужно проставлять в выходные «К», хотя иногда ставят «РВ» (работа в выходной). Если же сотрудник отдыхал в выходной, в табеле ставится «В».
При этом есть и иная точка зрения, согласно которой буквой «К» отмечаются в табеле все дни, перечисленные в приказе о направлении в командировку. Зарплата же бухгалтерией начисляется на основании документов, подтверждающих выход сотрудника на работу в выходной день, или с учетом их отсутствия.
По сути, табель используется для упрощения расчетов зарплаты, сам же расчет в части дней неявки по болезни, из-за командировки или прогула делается на основании других документов: приказов, распоряжений, больничных листов, справок и др.
Как поступить, если сотрудник заболел перед командировкой или во время нее?
Рабочее время спланировать вполне реально, а вот предугадать, кто и когда уйдет на больничный, невозможно. В табеле дни болезни помечаются буквой «Б». И от того, какая буква стоит в графе — «К» или «Б», зависит, зарплату надо будет выплачивать сотруднику или больничные.
Рассмотрим две ситуации:
- Сотрудник заболел перед командировкой, при этом соответствующий приказ уже был издан. Нельзя заставить работника поехать в командировку, если он на больничном, но вот попросить — можно. И лучше будет, если он закроет больничный перед отъездом — тогда все дни в табеле будут помечаться «К».
- Сотрудник заболел, находясь в командировке. В этом случае дни после начала болезни помечаются «Б» вплоть до даты закрытия больничного, даже если она наступает после окончания планируемого срока командировки. В такой ситуации предполагается, что сотрудник прервал исполнение служебного задания в связи с болезнью.
Важно понимать, что сотрудник не может одновременно находиться и на больничном, и в командировке, точно так же, как не может получать одновременно пособие по временной нетрудоспособности и зарплату.
Как в табеле отражается сверхурочная работа?
Многие кадровые работники придерживаются позиции, что для отображения в табеле сверхурочной работы в командировке можно применять сочетание «К/С» (командировка/сверхурочные), причем в нижней графе указываются только часы переработки. И такой подход действительно себя оправдывает.
Отдельный вопрос — сбор работником документов, подтверждающих, что он работал сверхурочно. Для этого он может обратиться в организацию, куда был командирован, для получения соответственной справки. После чего уже бухгалтер будет учитывать при расчете зарплаты и то, что сотрудник был в командировке, и то, что он там работал сверхурочно.
Командировка предусматривает выполнение служебного задания, и время, затраченное на это, особо отмечается в табеле. С отметками обычных рабочих дней, проведенных в командировке, вопросов обычно не возникает: для этого используется код «К», причем сотруднику даже не нужно подтверждать количество часов, которое он отработал. Болезни же во время командировок требуют особого внимания, т. к. нередко вызывают проблемы с учетом. То же самое касается выходных и сверхурочной работы. Все эти моменты должны быть разъяснены лицу, ответственному за ведение табеля.