Должностная инструкция секретаря - образец

2708 0
Добавить в избранное В избранное
Поделиться

Должностная инструкция секретаря должна предусматривать те обязанности, которые возлагаются на этого сотрудника в организации (ведь работа секретаря отнюдь не сводится к ответам на звонки и встрече посетителей). Давайте же разберемся, как составляется такая инструкция и что она должна содержать. 

В чем состоят обязанности секретаря руководителя?

Оформление должностной инструкции секретаря руководителя

Должностная инструкция секретаря-референта — в чем отличие?

Читайте нас в Яндекс.Дзен
Яндекс.Дзен

В чем состоят обязанности секретаря руководителя?

Сразу надо отметить, что секретари бывают разные. Так, в небольших организациях секретарь руководителя — это не только его личный помощник, но и, по сути, заведующий всем делопроизводством и канцелярскими делами. В крупных же компаниях и государственных органах секретарь может быть не только у начальника, но и у его заместителей. Это означает, что круг обязанностей работающих на этой должности может быть самым разным.

Должностная инструкция секретаря - образецНекоторую ясность вносит КСД служащих, утвержденный Минтруда РФ в 1998 году. Согласно этому документу, секретарь руководителя:

  • занимается техническим и организационным обеспечением работы руководителя;
  • ведет делопроизводство, в частности регистрирует корреспонденцию, приходящую на имя руководителя, и передает по его распоряжению документы исполнителям;
  • следит за тем, чтобы переданные на исполнение документы своевременно рассматривались;
  • передает руководителю на подпись заявления, проекты приказов и другую документацию;
  • организовывает переговоры по телефону;
  • в отсутствие руководителя фиксирует поступающую информацию и доводит ее до сведения руководителя;
  • ведет подготовку заседаний или совещаний, оформляет протоколы;
  • организует прием посетителей и т. д.

В каждой конкретной организации для секретаря могут быть предусмотрены и иные обязанности — как предусмотренные КСД, так и не включенные в него. В частности, на секретаря могут быть возложены обязанности офис-менеджера: обеспечение офиса расходниками, вызов ремонтников и т. д. В данном случае КСД — это всего лишь минимум, на который нужно ориентироваться и который при этом можно дополнять.

Оформление должностной инструкции секретаря руководителя

Должностная инструкция секретаря-референта
Скачать форму должностной инструкции

Оформление должностной инструкции секретаря, как и любого другого документа, должно производиться по правилам делопроизводства, в частности по ГОСТ Р 6.30-2003. По его нормам в этом документе должны присутствовать:

  • название учреждения, для которого разработан документ;
  • название документа («Должностная инструкция»);
  • указание даты разработки и составления;
  • номер регистрации по правилам внутреннего делопроизводства организации;
  • указание места, где было произведено составление;
  • отметка об утверждении;
  • собственно заголовок и текст инструкции;
  • отметка о том, есть ли приложения;
  • отметки о внутреннем согласовании документа со службами и отделами внутри организации (обычно согласование производится с отделом кадров, юридической службой, финансовым отделом, хотя, если возникает такая необходимость, к согласованию могут привлекаться и другие подразделения).

Образец оформления такой должностной инструкции вы можете найти на нашем сайте.

Должностная инструкция секретаря референта — в чем отличие?

В некоторых организациях вместо обычного секретаря существует должность секретаря-референта. По сути, четко разграничить эти должности трудно, т. к. референт тоже может заниматься организационно-техническим обеспечением работы руководителя и выполнять иные секретарские обязанности. Соответственно, то, что сказано о должностной инструкции секретаря руководителя, во многом относится и к аналогичному документу для секретаря-референта.

Однако обычно работа референта подразумевает, что он является специалистом более высоко уровня. Проще говоря, если обычный секретарь просто распечатывает письма или распоряжения директора, то референт сам их готовит и лишь затем передает на подпись руководителю.

Должностная инструкция секретаря-референта должна подразумевать, что референт владеет не только делопроизводством, но и достаточно серьезно разбирается в той сфере, в которой работает предприятие. Обычно в обязанности референта дополнительно включают:

  • подбор материалов, с которыми должно ознакомиться руководство;
  • составление докладов по требуемым темам;
  • консультирование руководства по вопросам, в которых референт является специалистом.

Как правило, от референта требуется обязательное наличие высшего образования и знание иностранных языков (как минимум английского). Фактически референт является помощником руководителя (но не заместителем, т. к. распорядительной властью в организации референт обычно не обладает).

Поскольку нормативными актами профессия референта не регулируется, в некоторых организациях так именуют обычных секретарей руководителя или его замов. Это приводит к некоторой путанице, но законом не запрещено. Поэтому при разработке инструкции секретаря-референта в качестве образца вполне можно взять и инструкцию обычного секретаря руководителя.

Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Предыдущий материал
Следующий материал
Читайте нас в Яндекс.Дзен
Яндекс.Дзен
Ваши вопросы