«Первичка» (кассовые приходники и расходники, акты, накладные) – источник информации для создания проводок в учетной программе и их подтверждение. Она обязательно хранится в архивах организации и предоставляется налоговым органам во время плановых и внеплановых проверок. Таксировка бухгалтерских документов означает определение их стоимости. Это способ выявления ошибок, которые могут поставить под сомнения правомерность совершения тех или иных действий, например, снятия наличности с расчетного счета, выплаты командировочных работникам, совершение перечислений в пользу поставщиков и т.д.
Для чего необходима таксировка?
Неправильно составленный бухгалтерский документ нельзя принимать к учету. Чтобы не столкнуться с проблемами в ходе налоговых проверок, бухгалтерия организации обязательно проверяет все бумаги, которые в нее поступают. Объектами контроля являются следующие моменты:
- соответствие образцам, утвержденным законодательством или локальными актами организации;
- наличие в документах необходимой информации: №, дата, сущность совершенной операции, стоимость товаров или услуг, данные уполномоченных лиц, их собственноручные подписи, оттиски печати;
- отсутствие ошибок, противоречий, неточностей;
- соответствие проведенных операций требованиям действующего законодательства;
- корректность сделанных вычислений и их результатов.
Таксировка бухгалтерских документов – это элемент проверки, направленный на контроль корректности сделанных вычислений, сумм расходов фирмы, исчисление зарплат, иных вознаграждений персоналу, определение себестоимости продукции.
Если документ не соответствует образцам, установленным законодательством или внутренними актами фирмы, его не отражают в учетной программе, а направляют соответствующему сотруднику для внесения правок. Если обнаружено, что бумага не содержит достаточного количества подписей, проставленные визы поддельные, она остается в бухгалтерском отделе компании для уточнения обстоятельств и привлечения виновников к ответственности.
Бухгалтерская обработка документов: алгоритм
Чтобы проверка и обработка входящей документации в бухгалтерии была эффективной, ответственные сотрудники действуют по следующему алгоритму:
1. Проверка по форме
Бухгалтер смотрит, имеются ли необходимые сведения и реквизиты, проставлены ли подписи уполномоченных лиц и оттиски печатей организаций, нет ли грамматических, арифметических ошибок. Цель – отследить, соответствует ли бумага формальным требованиям.
2. Проверка по содержанию
Бухгалтер анализирует, какая хозяйственная операция отражена в документации, и принимает решение, соответствует ли она требованиям законодательства и соображениям целесообразности.
3. Таксировка, группировка и контировка
Эти три операции проводятся, когда проверка бухгалтерских документов окончена и ошибок не выявлено. Их суть заключается в подготовке бумаг к учету.
Цель таксировки – определить денежный эквивалент операций, отраженных исключительно в натуральных показателях. Группировка предполагает разделение бумаг на группы, обладающие однородными признаками, в целях упрощения дальнейшей работы с ними.
Контировка – это указание на документах счетов бухучета, по которым будет отражена конкретная операция, например, 60, 62, 76 и т.д.
Когда приведенные стадии обработки документации пройдены, операции отражаются в учетной программе, действующей на предприятии. После этого «первичка» не выбрасывается, а отправляется на хранение в архив, где должна находиться не менее пяти лет. Ее обязаны предоставлять представителям налоговой службы во время плановых и внеплановых проверок.
Что такое таксировка?
Под таксировкой понимается определение стоимости проведенных операций, если в документах (например, актах, накладных) указано только количество товаров или услуг. Она предполагает следующий алгоритм действий:
- натуральные значения вносятся в учетную программу (например, 1С);
- она автоматически находит их стоимость;
- программа проводит простые вычисления: умножает количество на цену и показывает бухгалтеру итог.
Таксировка применяется для документов, где указаны исключительно натуральные показатели. Например, это путевые листы, где указывается время отправки и возвращения, перечень объектов, куда заезжал автомобиль. На основании указанных данных бухгалтер определяет расход бензина, начисляет заработную плату водителю.
Другой пример документов, подлежащих таксировке, – акты на ликвидацию оборудования организации, акты о поступлении продукции от собственного производства. Они содержат только натуральные значения, задача бухгалтера – проставить стоимость исходя из цен, указанных в учетной программе.
Приемка проверка и бухгалтерская обработка документов – это важный этап работы предприятия, спасающий его от ошибок и проблем с контролирующими органами. Эта функция может быть поручена имеющимся специалистам или новой штатной единице, принятой специально для контроля «первички» – бухгалтеру или оператору.