Рубрикатор
Спросить юриста: 8 800 350-83-53 (звонок бесплатный)
Спросить юриста:
(звонок бесплатный)
Задать вопрос онлайн

Составляем приказ (распоряжение) о подотчетных лицах

0
Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Приказ о подотчетных лицах — не просто формальность, а гарантия, что фирму, выдающую работникам деньги под отчет, не оштрафуют за нарушение кассовой дисциплины. Далее расскажем, как составить его правильно.

Приказ о назначении подотчетных лиц: зачем нужен

Приказ не составлен: последствия

Как составить приказ об утверждении списка подотчетных лиц в 2019 году

Приказ о назначении подотчетных лиц: зачем нужен

Для того чтобы выдать работнику наличные денежные средства под отчет (для командировки или покупки чего-либо на нужды фирмы), работодатель оформляет расходно-кассовый ордер (РКО), используя в качестве основания один из следующих документов (п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):

  • распоряжение директора;
  • заявление работника.

До введения в действие текущей редакции указания № 3210-У (от 19.06.2017) РКО издавался только на основании заявления. Применение распоряжения директора (как вариант — в форме приказа) позволяет соблюсти все формальности более оперативно: работнику самому не нужно тратить время на заполнение каких-либо документов. Всё, что требуется, — это проставить на приказе подпись, удостоверяющую ознакомление с ним.

А если снабжаются средствами несколько работников, то экономия во времени становится еще заметнее. В одном приказе директор вправе распорядиться о выдаче наличных средств любому количеству подчиненных. Заявление же не может быть коллективным.

Кроме того, заявление носит одноразовый характер: всякий раз командируемому лицу (группе лиц) нужно его дублировать. Приказ же в общем случае не имеет ограничений по сроку действия: однажды наделив тех или иных лиц полномочиями по приему наличности под отчет, работодатель избавляет себя от необходимости осуществления такого наделения повторно.

Таким образом, без приказа о назначении подотчетного лица или нескольких лиц (и в отсутствие альтернативных ему заявлений от работников) работодатель не может на законных основаниях выдать наличными командировочные и иные средства под отчет. За это предусмотрены строгие санкции — рассмотрим их подробнее.

Приказ не составлен: последствия

В случае если работнику просто так — без приказа и без заявления — выдали денежные средства, работодатель может быть оштрафован на основании п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Штраф выписывается:

  • должностному лицу или ИП — от 4 до 5 тысяч рублей;
  • работодателю как юридическому лицу — от 40 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, если ФНС, проводя налоговую проверку, установит выдачу работникам наличности, не задокументированной в соответствии с указаниями № 3210-У, то может посчитать эти средства:

  • облагаемым НДФЛ и взносами доходом;
  • займом работнику;
  • материальной выгодой.

Как следствие, работодателя обяжут произвести необходимые начисления налогов и взносов, а затем уплатить их в бюджет.

Узнайте больше о специфике документирования операций с денежными средствами, выдаваемыми работодателем под отчет, из статей:

Рассмотрим специфику составления документа и ознакомимся с подходящим для использования в 2019 году образцом приказа о подотчетных лицах.

Не знаете свои права?
Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Как составить приказ об утверждении списка подотчетных лиц в 2019 году

Унифицированной формы приказа — в отличие, к примеру, от формы РКО, который составляется на его основании — законом не установлено, она свободная. В документе указывают:

  1. Общие реквизиты:
    • наименование организации-работодателя (Ф.И.О. ИП), информация о должностном лице, подписывающем приказ и т. д.;
    • наименование документа («Приказ»), номер;
    • дата и место составления приказа.
  2. Назначение приказа.

    Необходимо написать, что руководитель приказывает выдать подотчетные средства и указать:

    • сумму, период пользования, разрешенные способы использования;
    • Ф.И.О. и должность(-и) работника (работников), получающего(-их) эти суммы.
  3. Постановку задач, решаемых в ходе исполнения приказа о подотчетных лицах (и тех, которые сопутствуют исполнению приказа).

В их числе:

  • задачи бухгалтерии (выдача денежных средств, оформление РКО);
  • задачи самих подотчетных лиц (совершение расходов строго на разрешенные цели, сбор подтверждающих документов — чеков, своевременное предоставление авансовых отчетов).

К числу задач, сопутствующих исполнению приказа о подотчетных лицах, относится проверка бухгалтерией предыдущих отчетных документов от работников, указанных в приказе.

Директор вправе назначить лицо, ответственное за исполнение приказа. К примеру, это может быть главный бухгалтер.

Ознакомьтесь с образцом приказа об утверждении списка подотчетных лиц по ссылке ниже:

Скачать образец

Данный образец приказа на подотчетных лиц предназначен для бессрочного наделения работников полномочиями по получению денег под отчет.

***

Выдача наличных средств работнику под отчет возможна на основании приказа руководителя или заявления работника. Приказ составляется при минимальном участии работника, что экономит его время. При этом в приказе можно наделить полномочиями по приему наличности нескольких работников на любой срок.

***

Еще больше информации — в рубрике «Бухгалтерские документы».

Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Предыдущий материал
Следующий материал
Ваши комментарии
Подписаться на рассылку