Рубрикатор

Служебная записка на списание основных средств - образец

0
Рейтинг Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Служебная записка на списание основных средств - ее образец вы найдете ниже - один из документов, оформляемых перед процедурой списания активов с балансового учета. Существует ли шаблон такой записки? Всегда ли требуется этот документ и когда без него можно обойтись? Какие правила помогут грамотно составить записку и представить ее руководству? Расскажем в нашем материале.

Что такое служебная записка на списание основных средств

Служебная записка на списание основных средств — это оформленный в письменном виде информационно-справочный документ, содержащий сведения об активе, который по определенным причинам не используется в деятельности предприятия и требует списания.

С помощью такой записки лицо, в обязанности которого входит контроль за состоянием и сохранностью основного средства, доводит до сведения руководства информацию:

  • о факте неработоспособного состояния вверенного ему актива;
  • причинах такого состояния (моральный или физический износ, порча, неустранимые дефекты и др.);
  • необходимости списания объекта с баланса и подотчета материально ответственного лица. 

Служебная записка на списание основного средства может входить в комплект документов, оформляемых при списании активов. Она запускает процедуру списания ─ пока информация о состоянии основного средства не дойдет в письменном виде до руководителя, у комиссии по списанию не будет оснований для обследования объекта и сбора иной необходимой информации и документов. А при отсутствии объективных выводов этой комиссии налоговые органы могут признать такое списание необоснованным.

Обязательна ли служебная записка при списании активов и где взять ее шаблон

Подобного рода записка по нормам действующего бухгалтерского и налогового законодательства не является обязательным документом. К первичным учетным документам она не относится, но никто не запрещает использовать ее во внутрифирменном документообороте для упорядочения информационного взаимодействия между подчиненными и руководством.

Шаблон документа может быть разработан на предприятии. Тогда сотрудники обязаны использовать именно его и не проявлять самодеятельности, придумывая свою форму записки.

Если же в состав обязательных документов при оформлении процедуры списания основных средств включен документ с названием «Служебная записка», но форма и содержание его не регламентированы, составитель записки самостоятельно определяет нюансы изложения информации. При этом следует придерживаться делового стиля и определенной структуры документа. 

В том случае, когда структура компании не усложнена, основных средств немного, штат малочисленный, а сотрудники совмещают функции по нескольким должностям, можно обойтись и без служебной записки. Необходимость списания может быть оговорена устно с руководителем компании, а само писание основного средства оформлено минимальным набором обязательных по закону бумаг. 

Шаблоны различных бланков вы найдете на нашем сайте:

Подпишитесь на рассылку
Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram

Правила оформления служебной записки

Чтобы ваша служебная записка не осталась без внимания и была вовремя рассмотрена, необходимо соблюсти несколько правил:

  • записку оформить на имя руководителя;
  • озаглавить документ и проставить в нем дату и подпись;
  • привести минимально необходимый набор сведений о подлежащем списании активе (инвентарный номер, местонахождение, срок и условия эксплуатации и т. д.);
  • описать состояние основного средства и причины его непригодности к дальнейшей эксплуатации лаконично, но с необходимой детализацией; 
  • изложить просьбу о списании объекта с вашего материального подотчета и с баланса предприятия;
  • готовый подписанный документ зарегистрировать у секретаря или проставить отметку уведомления о прочтении при отправке записки руководству через электронную почту, если такой способ представления служебных записок установлен на предприятии.

Соблюдение этих правил придаст вашей записке статус официального документа, а не простой бумажки с непонятными записями. Тогда реакцию руководства на изложенные факты долго ждать не придется.

Ознакомьтесь с образцом служебной записки на списание основного средства.

***

Если вверенное сотруднику основное средство непригодно к эксплуатации, но фактический срок полезного использования его еще не истек и остаточная стоимость не обнулилась, о необходимости списания с учета такого актива необходимо сообщить руководителю компании. Сделать это можно с помощью служебной записки. Ее шаблон может быть разработан на предприятии. Если такого шаблона нет, записку следует оформить, используя обычные правила оформления деловых писем.

***

Больше полезной информации — в рубрике «Бухгалтерские документы».

Рейтинг Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Предыдущий материал
Следующий материал
Ваши комментарии