РКО - бланк и образец заполнения

Зачем нужен расходный кассовый ордер, где утверждена его форма

Расходный кассовый ордер - это документ, который применяется в целях учета всех (если иное не предусмотрено законом) операций, связанных с выдачей наличных денежных средств на предприятии (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). На практике РКО чаще всего применяются:

1. При выдаче заработной платы наличными.

Работник вправе самостоятельно выбрать способ получения заработной платы, и если ему удобнее наличными, то работодатель обязан учесть такое пожелание (определение КС РФ от 26.04.2016 № 769-О). А если работодатель не получил от работника письменного заявления о получении зарплаты через кредитно-финансовую организацию и не регламентировал ее выдачу безналичным способом в трудовом договоре или коллективном соглашении, зарплата по умолчанию должна выдаваться наличными (ст. 136 ТК РФ).

2. При выдаче работников денежных средств под отчет.

Данная процедура более чем типична для внутрикорпоративных отношений. Работники могут брать деньги под отчет на покупку техники, проезд, для командировки и на иные цели.

3. При применении контрольно-кассовой техники.

На основании данных с фискальных документов (в общем случае — с отчета о состоянии счетчиков) заполняются ПКО по приходным операциям и РКО по расходным. Далее заполняется кассовая книга на основании ПКО и РКО.

Рекомендуемая форма РКО утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Скачать бланк расходного кассового ордера 2018 года бесплатно вы можете по ссылке ниже:

Скачать бланк

Рассмотрим особенности заполнения РКО в каждом из трех указанных выше сценариев. Ознакомимся также с образцом заполнения расходного кассового ордера.

Как заполнить РКО для зарплаты

РКО предназначен для отражения суммы заработной платы, выданной работникам за расчетный период (п. 6.5 Указаний). Данные по каждому работнику приводятся в другом документе — расчетной ведомости. С учетом данной особенности применения в РКО в ордере отражаются:

1. В графе «Номер» — номер документа по порядку.
2. В графе «Дата» — дата закрытия расчетной ведомости.
3. В графе «Сумма» таблицы — общая сумма заработной платы, выданная наличными (за вычетом НДФЛ, без учета страховых взносов).
4. В графе «Выдать» — формулировка «работникам по трудовому договору» или аналогичная.
5. В графе «Основание» — формулировка «заработная плата за такой-то месяц» (если аванс — «заработная плата за первую половину такого-то месяца»).
6. В графе «Сумма» под таблицей — общая сумма зарплаты прописью и цифрами.
7. В графе «Приложение» — реквизиты расчетно-платежной ведомости.
8. РКО заверяет главный бухгалтер, а при его отсутствии — директор фирмы (п. 4.3 Указаний). Он же или кассир:

• указывают в строке «Получил» общую сумму зарплаты прописью и цифрами, ставят дату оформления РКО;
• показывают, что сумма получена по платежной ведомости (с указанием ее реквизитов еще раз).

Если в оформлении РКО участвует кассир, то он также подписывает документ — в графе «Выдал кассир». В графе «Подпись» под строкой «Получил» никто ничего не проставляет.

РКО под отчет (где скачать в Word бесплатно)

РКО под отчет — это персонифицированный документ, удостоверяющий факт выдачи денежных средств конкретному работнику. В связи с этим в РКО отражаются:

1. В графе «Номер» — номер РКО по порядку.
2. В графе «Дата» — дата выдачи денежных средств работнику (и оформления РКО).
3. В графе «Сумма» таблицы — сумма денежных средств, выдаваемых под отчет.
4. В графе «Выдать» — Ф.И.О. и должность лица, получающего деньги под отчет.
5. В графе «Основание» — формулировка «выдача денежных средств под отчет в целях приобретения работников таких-то товаров» (или более подходящая фраза по смыслу).
6. В графе «Сумма» под таблицей — сумма прописью с копейками.
7. В графе «Приложение» — реквизиты заявления работника или распоряжения руководителя на выдачу денежных средств.

Внимание! Сумма в РКО должна быть эквивалентна величине средств, запрашиваемых подотчетным лицом, т.е. той, что указана в заявлении (распоряжении руководителя) и одобрена директором фирмы. Назначение выплаты в графе "основание" должно совпадать по смыслу с целевым назначением денежных средств. Заявление (распоряжение) должен подписать руководитель фирмы.

Бухгалтер и кассир (при необходимости — руководитель) ставят свои подписи так же, как и в случае с заполнением РКО для зарплаты. При этом в графе «Подпись» под строкой «Получил» расписывается ответственный работник, которому выдаются денежные средства.

Если вам интересно узнать, как может выглядеть самый распространенный тип РКО — под отчет — на практике, заполненный бланк РКО скачать в Word вы можете прямо сейчас.

Скачать образец

РКО для онлайн-кассы

Выдача средств из кассы в магазине или на предприятии, оказывающем бытовые услуги, как правило, осуществляется:

• при возврате товара покупателем (например, если это товар ненадлежащего качества);
• при покупке самим магазином чего-либо у покупателя (например, овощей у фермера с рук).

В случае если применяется онлайн-касса (большинство хозяйствующих субъектов должны задействовать ее с 01.07.2018), все расходные операции, как мы уже отметили выше, включаются в общий РКО по окончании смены.

В таком РКО отражаются:

• В графе «Номер» — номер ордера по порядку.
• В графе «Дата» — дата заполнения документа (день, в котором заканчивается смена кассира).
• В графе «Сумма» таблицы — сумма возвратов покупателям.
• В графе «Выдать» — допустимо указать Ф.И.О. и должность кассира.
• В графе «Основание» — допустимо указать формулировки «расход денежных средств при возврате товаров покупателям», «выдача денежных средств покупателям в рамках возврата (возврата прихода)» и иные аналогичные по смыслу.
• В графе «Сумма» под таблицей — сумма прописью с копейками.
• В графе «Приложение» — реквизиты документа, удостоверяющего правомерность осуществления расхода.

Такими документами могут быть:

• отчет о состоянии счетчиков;
• конкретные кассовые чеки на возврат товаров.

На РКО проставляют подписи:

• главный бухгалтер, при необходимости — руководитель;
• кассир (допустимо, что он оформит ордер на себя, то есть в графах «Выдать» и «Выдал кассир» может быть указано одно и то же лицо).

Отметим, что четкий порядок заполнения РКО на онлайн-кассе пока что крайне поверхностно регламентирован законом. Имеет смысл внимательно изучать новости из стана регуляторов, прежде всего ЦБ РФ, на предмет разъяснений по применению ордеров на новых кассах.

***

РКО может применяться в разных правоотношениях — трудовых или же связанных с куплей-продажей товаров. Применение расходных ордеров связано с выдачей денежных средств из кассы. Ордер может быть персонифицированным или же «обезличенным» — в зависимости от содержания расходной операции (или группы операций).