Зачем нужен расходный кассовый ордер, где утверждена его форма
Расходный кассовый ордер - это документ, который применяется в целях учета всех (если иное не предусмотрено законом) операций, связанных с выдачей наличных денежных средств на предприятии (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). На практике РКО чаще всего применяются:
- При выдаче заработной платы наличными.
Работник вправе самостоятельно выбрать способ получения заработной платы, и если ему удобнее наличными, то работодатель обязан учесть такое пожелание (определение КС РФ от 26.04.2016 № 769-О). А если работодатель не получил от работника письменного заявления о получении зарплаты через кредитно-финансовую организацию и не регламентировал ее выдачу безналичным способом в трудовом договоре или коллективном соглашении, зарплата по умолчанию должна выдаваться наличными (ст. 136 ТК РФ).
- При выдаче работников денежных средств под отчет.
Данная процедура более чем типична для внутрикорпоративных отношений. Работники могут брать деньги под отчет на покупку техники, проезд, для командировки и на иные цели.
- При применении контрольно-кассовой техники.
На основании данных с фискальных документов (в общем случае — с отчета о состоянии счетчиков) заполняются ПКО по приходным операциям и РКО по расходным. Далее заполняется кассовая книга на основании ПКО и РКО.
Рекомендуемая форма РКО утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Скачать бланк расходного кассового ордера 2018 года бесплатно вы можете по ссылке ниже:
Рассмотрим особенности заполнения РКО в каждом из трех указанных выше сценариев. Ознакомимся также с образцом заполнения расходного кассового ордера.
Как заполнить РКО для зарплаты
РКО предназначен для отражения суммы заработной платы, выданной работникам за расчетный период (п. 6.5 Указаний). Данные по каждому работнику приводятся в другом документе — расчетной ведомости. С учетом данной особенности применения в РКО в ордере отражаются:
- В графе «Номер» — номер документа по порядку.
- В графе «Дата» — дата закрытия расчетной ведомости.
- В графе «Сумма» таблицы — общая сумма заработной платы, выданная наличными (за вычетом НДФЛ, без учета страховых взносов).
- В графе «Выдать» — формулировка «работникам по трудовому договору» или аналогичная.
- В графе «Основание» — формулировка «заработная плата за такой-то месяц» (если аванс — «заработная плата за первую половину такого-то месяца»).
- В графе «Сумма» под таблицей — общая сумма зарплаты прописью и цифрами.
- В графе «Приложение» — реквизиты расчетно-платежной ведомости.
- РКО заверяет главный бухгалтер, а при его отсутствии — директор фирмы (п. 4.3 Указаний). Он же или кассир:
- указывают в строке «Получил» общую сумму зарплаты прописью и цифрами, ставят дату оформления РКО;
- показывают, что сумма получена по платежной ведомости (с указанием ее реквизитов еще раз).
Если в оформлении РКО участвует кассир, то он также подписывает документ — в графе «Выдал кассир». В графе «Подпись» под строкой «Получил» никто ничего не проставляет.
РКО под отчет (где скачать в Word бесплатно)
РКО под отчет — это персонифицированный документ, удостоверяющий факт выдачи денежных средств конкретному работнику. В связи с этим в РКО отражаются:
- В графе «Номер» — номер РКО по порядку.
- В графе «Дата» — дата выдачи денежных средств работнику (и оформления РКО).
- В графе «Сумма» таблицы — сумма денежных средств, выдаваемых под отчет.
- В графе «Выдать» — Ф.И.О. и должность лица, получающего деньги под отчет.
- В графе «Основание» — формулировка «выдача денежных средств под отчет в целях приобретения работников таких-то товаров» (или более подходящая фраза по смыслу).
- В графе «Сумма» под таблицей — сумма прописью с копейками.
- В графе «Приложение» — реквизиты заявления работника или распоряжения руководителя на выдачу денежных средств.
Внимание! Сумма в РКО должна быть эквивалентна величине средств, запрашиваемых подотчетным лицом, т.е. той, что указана в заявлении (распоряжении руководителя) и одобрена директором фирмы. Назначение выплаты в графе "основание" должно совпадать по смыслу с целевым назначением денежных средств. Заявление (распоряжение) должен подписать руководитель фирмы.
Бухгалтер и кассир (при необходимости — руководитель) ставят свои подписи так же, как и в случае с заполнением РКО для зарплаты. При этом в графе «Подпись» под строкой «Получил» расписывается ответственный работник, которому выдаются денежные средства.
Если вам интересно узнать, как может выглядеть самый распространенный тип РКО — под отчет — на практике, заполненный бланк РКО скачать в Word вы можете прямо сейчас.
РКО для онлайн-кассы
Выдача средств из кассы в магазине или на предприятии, оказывающем бытовые услуги, как правило, осуществляется:
- при возврате товара покупателем (например, если это товар ненадлежащего качества);
- при покупке самим магазином чего-либо у покупателя (например, овощей у фермера с рук).
В случае если применяется онлайн-касса (большинство хозяйствующих субъектов должны задействовать ее с 01.07.2018), все расходные операции, как мы уже отметили выше, включаются в общий РКО по окончании смены.
В таком РКО отражаются:
- В графе «Номер» — номер ордера по порядку.
- В графе «Дата» — дата заполнения документа (день, в котором заканчивается смена кассира).
- В графе «Сумма» таблицы — сумма возвратов покупателям.
- В графе «Выдать» — допустимо указать Ф.И.О. и должность кассира.
- В графе «Основание» — допустимо указать формулировки «расход денежных средств при возврате товаров покупателям», «выдача денежных средств покупателям в рамках возврата (возврата прихода)» и иные аналогичные по смыслу.
- В графе «Сумма» под таблицей — сумма прописью с копейками.
- В графе «Приложение» — реквизиты документа, удостоверяющего правомерность осуществления расхода.
Такими документами могут быть:
- отчет о состоянии счетчиков;
- конкретные кассовые чеки на возврат товаров.
На РКО проставляют подписи:
- главный бухгалтер, при необходимости — руководитель;
- кассир (допустимо, что он оформит ордер на себя, то есть в графах «Выдать» и «Выдал кассир» может быть указано одно и то же лицо).
Отметим, что четкий порядок заполнения РКО на онлайн-кассе пока что крайне поверхностно регламентирован законом. Имеет смысл внимательно изучать новости из стана регуляторов, прежде всего ЦБ РФ, на предмет разъяснений по применению ордеров на новых кассах.
***
РКО может применяться в разных правоотношениях — трудовых или же связанных с куплей-продажей товаров. Применение расходных ордеров связано с выдачей денежных средств из кассы. Ордер может быть персонифицированным или же «обезличенным» — в зависимости от содержания расходной операции (или группы операций).