Рубрикатор

Порядок выдачи денег под отчет работникам

0
Рейтинг Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Выдача денег под отчет — операция, производимая практически ежедневно на многих предприятиях. Расскажем, какими способами она осуществляется, на основании каких первичных документов следует выдавать средства подотчетникам и какой нормативной базой при этом руководствоваться.

Выдача подотчетных сумм работникам в 2019 году: нормативная база

При выдаче денег под отчет сотрудникам все экономические субъекты обязаны следовать положениям нормативных актов, выпущенных ЦБ РФ:

  • Указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций...» от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017);
  • Указание Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У.

Приведенные нормативы определяют порядок работы с наличными денежными средствами.

Безналичные переводы средств в подотчет регламентируются положением ЦБ РФ  «Об эмиссии платежных карт...» от 24.12.2004 № 266-П.

Кроме того, руководство предприятия или ИП вправе издавать собственные локальные нормативные акты, затрагивающие сложные моменты выдачи подотчетных сумм с учетом специфики работы. В подобном акте также следует прописать порядок использования выданных средств и сроки представления авансовых отчетов.

Выдача денежных средств в подотчет в наличной форме

В общих случаях деньги под отчет выдаются по заявлению сотрудника либо по приказу/распоряжению за подписью руководителя.

Из заявления или распорядительного документа должно быть понятно, кто именно получает деньги под отчет, и там же указываются цели, на которые средства будут использованы: командировочные расходы, закупку канцтоваров, прочие нужды.

Получателем подотчетных сумм может выступать как работник, устроенный по трудовому договору, так и работник, оформленный по гражданско-трудовому договору. Законодательство не содержит на этот счет каких-либо запретов и ограничений.

Наличные можно снять с расчетного счета или же взять из поступившей за день в кассу выручки.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Не всякое поступление может использоваться для выдачи под отчет или иных хознужд экономического субъекта. Так, например, наличность, принятая от физлиц в качестве платежей в пользу третьих лиц (комиссионная торговля), не подлежит даже частичному расходованию. Она сдается в обслуживающий банк в полной сумме.

Подотчетные денежные средства перечисляются на карту сотрудника: нюансы

Перечислять подотчетные средства можно и на зарплатную карту сотрудника, и на другую личную карту, отличающуюся от зарплатной.

Деньги переводятся на карты сотрудников:

  • для оплаты командировочных расходов;
  • компенсации документально подтвержденных расходов.

Здесь также понадобится заявление от сотрудника с приложенными реквизитами его банковского счета или соответствующее распоряжение руководителя.

В платежном поручении указывается, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Подпишитесь на рассылку
Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram

К авансовому отчету придется приложить документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

СЛЕДУЕТ ОТМЕТИТЬ! В унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена исключительно наличная форма выдачи подотчетных сумм. Но хозсубъект вправе самостоятельно разработать бланк авансового отчета и предусмотреть в нем иные способы выдачи денег.

Особенности выдачи под отчет при использовании корпоративных банковских карт

В последнее время всё большую популярность набирают корпоративные карты. Они привязываются по желанию клиентов либо к расчетному счету, либо к специальному карточному счету.

Для получения такой карты от сотрудника потребуется заявление. А предприятию или ИП нужно утвердить порядок ее использования. Кроме того, необходимо осуществлять учет выданных карт, регистрируя их выдачу и возврат в специальном журнале.

Передача карты работнику вовсе не означает выдачу денег под отчет. Выдача под отчет произойдет лишь в момент снятия или использования средств с карты. Использовать средства также разрешено на покрытие командировочных и иных расходов, необходимых для организации нормального производственного процесса.

Движение средств по корпоративной карте отслеживается по банковским выпискам. На их основании нетрудно понять, в каких магазинах отваривался работник — выполнял ли он поручение руководства или злоупотреблял оказанным доверием.

Бухгалтерский учет выдачи денежных средств подотчетникам

В бухучете для учета расчетов с подотчетниками предназначен счет 71. По его дебету проходят операции по выдаче средств ответственному работнику, а по кредиту определяется расход на основании авансового отчета с приложением кассовых и товарных чеков, а также других подтверждающих документов.

Разберем, какие же проводки делаются при выдаче денег подотчетному лицу:

  1. Выдавая наличные деньги из кассы, кассир выпишет расходный кассовый ордер, и на основании выписанного документа бухгалтер запишет: Дт 71 Кт 50.
  2. Факт перевода подотчетнику безналичных средств на личную карточку фиксируется проводкой Дт 71 Кт 51. Основанием для ее формирования послужит выписка из банка.
  3. При использовании корпоративной карты также на основании банковских выписок, подтверждающих расходование денег с нее, в бухучете появятся следующие корреспонденции счетов:
  • Дт 71 Кт 51 — если карта привязана к расчетному счету;
  • Дт 71 Кт 55 — если привязка идет к спецсчету.

***

Компании и ИП выдают деньги под отчет работникам из кассы наличкой или путем перевода на личную карточку безналичных денежных средств. Если у хозсубъекта нет наличной выручки, то для него предпочтительнее второй способ. Кроме того, широкое распространение получили и корпоративные карты, используемые подотчетниками исключительно для служебных целей.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерские документы».

Рейтинг Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Предыдущий материал
Следующий материал
Ваши комментарии