Рубрикатор

Как уничтожить документы, срок хранения которых истек

0
Рейтинг Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, необходимость проведения которой рано или поздно появляется у любого предприятия. Вольны ли организации уничтожать бумаги удобным им способом или же этот процесс регламентирован? Каковы сроки, после которых хранение бумаг бессмысленно? Разберем эти вопросы в нашей статье.

Какие документы требуют уничтожения

Деятельность организации сопряжена с созданием огромного количества документов. Это договоры с контрагентами, акты, накладные, счета, банковские выписки, приказы, инструкции, кадровые документы. Перечень применяемых в работе бумаг может занять не одну страницу. При этом организация обязана обеспечить сохранность своих документов. Приведем несколько законодательных норм, указывающих на это:

Как уничтожить документы, срок хранения которых истек

Как уничтожить документы, срок хранения которых истекКак уничтожить документы, срок хранения которых истекКак уничтожить документы, срок хранения которых истекКак уничтожить документы, срок хранения которых истекВ общем случае бухгалтерские документы хранятсяне менее 5 лет после отчетного года, налоговые — не менее 4 лет.

Сроки хранения каждого конкретного документа приведены в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Основные сроки хранения документов, касающихся ведения учета в организациях, представлены в таблице.

Указанные в таблице сроки относятся как к бумажным, так и к документам на электронных носителях и начинают исчисляться с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Таким образом, многие документы не требуется помещать в постоянный архив, поэтому их можно уничтожить после истечения сроков хранения.

Порядок уничтожения документов

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения самостоятельно разрабатывается организациями, так как четкого алгоритма этого процесса в законодательстве нет.

При разработке порядка можно взять на вооружение:

  • основные правила работы архивов организаций, подготовленные рабочей группой Росархива и одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
  • приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Этот процесс должен быть описан в общем порядке документооборота организации, куда внесены все жизненные этапы документа:

Как уничтожить документы, срок хранения которых истекОчевидно, что нельзя просто взять и выбросить документ, который утерял актуальность, в мусорную корзину. Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения состоит из нескольких этапов, каждый из которых требует документального подтверждения:

Как уничтожить документы, срок хранения которых истекРассмотрим эти этапы подробнее.

Создание комиссии

Экспертная комиссия создается руководителем из числа наиболее квалифицированных специалистов предприятия.

Как уничтожить документы, срок хранения которых истекСкачайте образец приказа о создании комиссии

Оформление акта

Результаты работы экспертная комиссия отражает в акте. Данный документ не имеет унифицированной формы и составляется произвольно, но с указанием всех обязательных реквизитов. Мы приведем образец акта из приложения 21 к приказу Минкультуры от 31.03.2015 № 526.

Ознакомьтесь с заполненным вариантом акта уничтожения бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения.

Подпишитесь на рассылку
Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram

Способы уничтожения бумаг

Итак, экспертная комиссия отобрала документы, которые подлежат уничтожению. Какие способы уничтожения документов с истекшими сроками хранения существуют?

Как уничтожить документы, срок хранения которых истекПри самостоятельном уничтожении лучше позаботиться о том, чтобы документы не подлежали восстановлению и было бы невозможно идентифицировать реквизиты, печать и прочие данные.

Что делать, если документы в электронном виде

Сейчас многие предпочитают пользоваться электронными документами и не создавать бумажные архивы. Правила в отношении хранения и уничтожения электронных документов в части сроков хранения аналогичны правилам для привычных бумажных версий.

В данном случае простым удалением в корзину обойтись не удастся — после этого документ легко восстановить. Уничтожаются электронные документы с помощью специального программного обеспечения или же физически, например размагничиванием носителя информации, шредированием, химическими средствами.

Что делать, если срок хранения документов неизвестен

В процессе работы в организации появляются бумаги, срок хранения которых определить невозможно, так как такого документа нет в упомянутом нами перечне. В этом случае можно воспользоваться более узкими перечнями, созданными для некоторых отраслей или организаций. Например, Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка РФ, согласованный центральной ЭПК Росархива 23.11.1994; Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс) и пр.

Если и этот вариант не принес результата, экспертная комиссия организации для минимизации рисков при уничтожении документов может обратиться за разъяснениями к специалистам подразделения архивного учреждения.

Какие есть риски нарушения сроков уничтожения документов

Уменьшать срок хранения документов по сравнению с рекомендованным нельзя, а вот увеличить можно.

Рассмотрим возможные риски предприятия в разрезе вопроса хранения и уничтожения документов.

Если нарушены сроки хранения документов и бумаги уничтожены раньше времени, должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 5 000 до 10 000 рублей по ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение требований к бухучету. К таким нарушениям, в частности, относится отсутствие первичных учетных документов.

При этом если уничтожение документов произведено в положенный срок и с корректным документальным оформлением этого события, то отсутствие документа при его запросе не послужит причиной для наложения штрафа.

Организация должна самостоятельно оценивать возможную актуальность того или иного документа. Например, некоторые из них могут служить доказательством в суде. Поэтому при принятии решения об уничтожении документов экспертной комиссии следует принимать во внимание не только законодательно установленные нормы, но и потребности и особенности организации.

***

Для документов, создаваемых в процессе функционирования организации, существуют сроки хранения, установленные законодательно. Организация может самостоятельно установить сроки хранения, но они не должны быть короче, чем позволяет закон. После истечения срока хранения документы подлежат уничтожению. Для этого требуется созвать экспертную комиссию и тщательно оформить всю процедуру.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерские документы».

Источники:
  • Налоговый кодекс Российской Федерации (часть 1)
  • КоАП РФ
  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
  • Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»
  • Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»
  • Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
  • Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
  • Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»
  • Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
  • Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения (утв. Банком России 23.06.1994 № 97)
Рейтинг Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Предыдущий материал
Следующий материал
Ваши комментарии