Шаг 1. Фиксируем факт отсутствия на рабочем месте
Прогул — это отсутствие сотрудника на работе без уважительных причин в течение четырех часов подряд (время обеда не учитывается).
Обнаружить прогул может любой сотрудник организации:
- коллега прогульщика;
- непосредственный руководитель;
- охрана на вахте.
Далее необходимо выяснить, по какой причине сотрудник отсутствует. Если причина уважительная, к ответственности привлечь нельзя. При этом работодатель сам решает, уважительная причина или нет. Работник обязан написать объяснительную, и из ее текста и приложенных документов станет ясна причина отсутствия на работе. Об объяснительной мы расскажем ниже.
Примеры уважительных причин:
- Болезнь, подтвержденная больничным листом.
- Сдача крови (донорство).
- Использование работником дней отпуска.
- Прохождение военных сборов.
- Отсутствие возможности вернуться из отпуска в связи с тем, что в наличии нет обратных билетов.
Составляем акт отсутствия работника на рабочем месте
Если установлено, что возник прогул, увольнение оформляется в соответствии с требованиями ст. 193 ТК РФ. В первую очередь потребуется составить акт. В документе необходимо зафиксировать дату и время отсутствие сотрудника на рабочем месте. Обязательно должна быть отражена продолжительность отсутствия.
Важно подготовить акт непосредственно после выявления прогула. Если пропустить установленный срок, документ признают недействительным. В результате уволить человека не получится. Поэтому важно действовать оперативно. Чтобы документ признали действительным, в нем должна быть отражена следующая информация:
- сведения об организации;
- дата подготовки документа;
- перечень лиц, заполнивших акт;
- перечень свидетелей отсутствия с их подписями (не менее трех).
- сведения о прогульщике с указанием его должности;
- продолжительность отсутствия на рабочем месте;
- подписи составителей документа;
- подпись работника или указание того, что лицо отказалось от ознакомления с документом;
- данные о том, какие неблагоприятные последствия для организации повлекло отсутствие работника (поможет при судебном споре в будущем).
Важно! Акт должны подписать как минимум три человека, которые работают в организации и видели, что сотрудника действительно не было на месте. Если продолжительность прогула составляет больше дня, документ оформляется ежедневно.
Сотрудника, допустившего прогул, следует поставить в известность о возможном применении наказания. Для этого заполненный акт предъявляют для ознакомления сразу после того, как работник появится на рабочем месте.
Делаем отметку в табеле рабочего времени
Если сотрудник не появился на работе, необходимо грамотно заполнить табель учета рабочего времени. Пока причина пропуска неизвестна, ставят отметку «НН» или код 30. Когда выяснено, что произошел прогул, вносится отметка «ПР» или код 24. Эта информация пригодится, если дело дойдет до суда и работник будет доказывать, что не прогуливал.
Табель учета рабочего времени можно вести по форме Т-12, Т-13 или другой. Главное, чтобы работодатель осуществлял контроль за деятельностью сотрудников.
Если отметка не проставлена, во время разбирательства могут учесть дополнительные материалы. Например, работодатель имеет право пригласить свидетелей, готовых дать показания. Данные во всех актах должны быть идентичными. Если сведения разнятся, в дальнейшем могут возникнуть вопросы.
Работодатель обязан грамотно оформить бумагу. Так, табель обязательно освидетельствуется подписью руководителя или табельщика.
Пишем докладную
Докладную оформляют, если нужно доложить вышестоящему начальству о прогуле работника. После получения бумаги лицо будет принимать решение о дальнейших действиях в отношении нарушителя. Чтобы докладную признали действительной, в ней необходимо отразить следующую информацию:
- название организации;
- Ф.И.О. лица, в адрес которого направляют докладную;
- Ф.И.О. и должность автора документа;
- название бумаги;
- описание ситуации;
- сведения о прогульщике;
- ссылка на трудовой договор или иной документ, регулирующий рабочее время;
- дата и подпись.
Законодательно утвержденная форма документа отсутствует, однако вы можете воспользоваться подготовленным нашими специалистами образцом. Скачайте его в разделе «Документы и бланки» в начале статьи.
Шаг 2. Берем объяснения
При возникновении непреодолимых уважительных обстоятельств гражданин не может вовремя прийти на работу, а уведомить работодателя не всегда получается. Поэтому, когда сотрудник появляется в организации, его просят разъяснить ситуацию.
Объяснения даются устно или письменно. К первой форме прибегают, если сотрудник сразу же разъяснил ситуацию и представил доказательства. В иной ситуации необходимо выдвинуть требование о даче объяснений в письменной форме. Если вы хотите наложить дисциплинарное взыскание, обязательна письменная форма документа.
На практике человек может отказываться от дачи объяснений. В этом случае нужно оформить соответствующий акт. Документ подтверждает, что сотрудник не хочет давать показания по собственному желанию. Акт составляется в свободной форме. Документ подписывают как минимум три сотрудника организации, которые знают, что человек действительно отказался от дачи объяснений.
Объяснения должны быть даны в течение двух дней с момента предъявления уведомления работнику об этом (образец есть в разделе «Документы и бланки» в начале статьи). На практике лицо может не появляться на работе в течение длительного времени. В этом случае требования о даче показаний высылают по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
Когда требования выдвинуты, у сотрудника есть два дня на ответ. Срок начинает исчисляться с момента, следующего за днем передачи требования. В этот же период работнику необходимо доказать, что у него были уважительные причины для отсутствия на работе. Объяснение также оформляют в письменной форме. Если в течение установленного срока работник так и не сообщил, почему допустил нарушение, оформляется акт об отказе предоставлять объяснение. Документ заверяют подписями минимум трех сотрудников.
Если человек не выходит на связь или сразу же не получается выяснить, была ли причина отсутствия уважительной, проводят служебное расследование. Для этого формируется комиссия, которая выясняет, есть ли вина сотрудника в случившемся. По итогу работы ее представители готовят акт, в котором фиксируют все данные.
Важно! Если процедура отбора объяснений нарушена, то уволенный за прогул работник сможет восстановиться на работе через суд.
Шаг 3. Принимаем решение об увольнении
Когда расследование проведено и обстоятельства сложившейся ситуации выяснены, руководитель выбирает меру наказания. Компания не обязана увольнять сотрудника. Допустимо использование иных мер дисциплинарного взыскания. Так, нарушителю могут сделать выговор или замечание. Решение выносит работодатель.
Увольнение считается самой суровой мерой наказания. Обычно к нему прибегают, если прогул допущен не в первый раз или человек совершал и другие проступки.
Шаг 4. Оформляем документы
Чтобы уволить сотрудника, предстоит подготовить пакет документов:
- акт об отсутствии на рабочем месте;
- докладная записка;
- письменное объяснение работника или акт об отказе от объяснений;
- приказ.
Если компания маленькая, докладную оформляют не всегда. Остальные документы считаются обязательными.
Издаем приказ
Главным документом, регламентирующим наложение дисциплинарного взыскания, является приказ. Бумагу оформляют после того, как все обстоятельства, которые повлекли за собой прогул, выяснены, а вина сотрудника подтверждена. Форма документа может быть произвольной, а можно использовать форму № Т-8.
Подготовкой документа занимается сотрудник кадрового отдела. Специалист составляет документ и передает на подпись руководителю. Такое правило действует в крупных организациях. Если компания небольшая, директор может всё сделать самостоятельно.
Составляющие приказа:
- Шапка содержит общую информацию о работодателе и организационно-правовой статус компании. Там же проставляются номер в соответствии с внутренним документооборотом и дата.
- Название документа. Информацию фиксируют посередине листа.
- Основная часть. Здесь прописывают личные данные сотрудника и основания для увольнения. Дополнительно отражают табельный номер работника, структурное подразделение, в котором он работает, а также занимаемую должность. Обязательно вносятся основания для прекращения трудового договора. В этом разделе указывается, что сотрудник уволен за прогул, затем приводят ссылку на нормы Трудового кодекса.
- Заключительная часть. Раздел используют для проставления подписей сторон, а также указания даты.
Знакомим с приказом сотрудника
Сотрудника в обязательном порядке должны ознакомить с приказом об увольнении. Такое правило вытекает из положений статьи 84.1 ТК РФ. Причём лицо должно ознакомиться с документом лично. Факт изучения бумаги подтверждает подпись сотрудника.
Если человек признаёт свою вину и согласен с увольнением, обычно проблем не возникает. Однако иногда лицо может не желать расписываться в приказе. Если компания не знает, где находится сотрудник, ей будет проблематично сообщить ему о примененных санкциях.
Однако отказ от подписи не лишает компанию возможности уволить сотрудника за прогул. В этой ситуации оформляют акт об отказе от ознакомления, а в самом приказе проставляют соответствующую отметку при 3 свидетелях.
Чаще всего проблемы возникают, когда прогул затянулся, и работник не даёт о себе знать. В этом случае лицу отправляют заказное письмо с приглашением посетить работодателя и ознакомиться с приказом об увольнении, а также получить расчёт и трудовую книжку. Информация об этом вносится в журнал исходящей корреспонденции.
Если сотрудник и после этого не явился, можно оформлять акт о невозможности ознакомления с приказом. Срок исковой давности оспаривания увольнения начинает исчисляться с момента вручения приказа об увольнении. Если лицо уведомляли заказным письмом, срок может существенно сдвинуться.
Если установленный порядок увольнения нарушен, ситуация способна стать причиной для восстановления лица в прежней должности. Поэтому необходимо приложить максимум усилий, чтобы найти сотрудника.
Вносим в трудовую запись об увольнении
Работодатель обязан заполнить трудовую книжку сотрудника. В нее вносят запись с указанием:
- Порядкового номера.
- Даты внесения. Информация должна совпадать с моментом увольнения. Обязательно фиксируют число, месяц и год.
- Причины увольнения. Если сотрудничество с гражданином прекращают из-за прогула, приводится ссылка на подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
- Информации о приказе. В обязательном порядке указываются реквизиты документа.
- Сведений о лице, ответственном за ведение трудовых книжек. Оно обязано проставить подпись и расшифровать ее.
Запись заверяется печатью компании (при наличии).
Заполненную трудовую книжку отдают работнику в последний трудовой день. За получение документа сотрудник расписывается в специальном журнале. Если он в последний день отсутствует на рабочем месте, ему направляют уведомление о необходимости явиться за документом или дать согласие на пересылку трудовой книжки по почте. Если ответ не поступил, компания обязана оставить документ у себя и хранить в течение 75 лет.
Шаг 5. Производим расчет с работником
Даже если сотрудника уволили за прогул, его не могут лишить положенных выплат. Организация обязана выплатить заработную плату за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск. Однако дни прогула не оплачиваются. Работодатель сам решает, начислять ли премии и бонусы.
***
Таким образом, увольнение за прогул возможно. Однако для осуществления процедуры важно четко соблюдать схему, описанную выше в статье. У компании должны быть доказательства неуважительности причин отсутствия сотрудника на работе. Если установленная схема нарушена, работодателя обяжут восстановить сотрудника и выплатить ему компенсацию.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Увольнение».