Функции электронных трудовых книжек и их отличия от бумажных
С 01.01.2020 в России началась новая эра в сфере контроля за трудовой деятельностью населения. Появилось новое понятие — электронная трудовая книжка (ЭТК).
Новшества с ЭТК введены законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
В течение 2020 года сведения, отраженные в бумажных трудовых книжках и актуальные на 01.01.2020, будут переводиться в электронную форму. С 2021 года впервые трудоустроенному сотруднику бумажную книжку заводить не будут. В 2020 году человек, впервые устроившись на работу, еще может выбрать один из двух вариантов.
ЭТК — это база данных в электронном виде. Формировать эту базу должен Пенсионный фонд России на основании отчетности по трудовым книжкам начиная с 01.01.2020. То есть на эту дату работодатели должны представить в ПФР сведения, отраженные в трудовых книжках работников, в виде новой отчетности по трудовым книжкам.
Как сдавать отчетность по электронным трудовым книжкам и что к ней относится, рассмотрим ниже.
Новые обязанности работодателя в связи с внедрением ЭТК
Переход на ЭТК в 2021 году обязателен для всех. Однако, учитывая нюансы цифровизации, работникам дан выбор, полностью перейти на ЭТК или продолжить ведение книжки на бумаге.
Важно! Выбор бумажного варианта ведения книжки не освобождает работодателя от представления сведений в ПФР для формирования ЭТК.
Работодатель обязан до 30.06.2020 оповестить всех своих работников о необходимости сделать выбор в пользу ЭТК или бумажного варианта ведения книжки (подп. 4 п. 1 ст. 2 закона № 439-ФЗ). Уведомить необходимо в письменном виде в свободной форме.
Работник, в свою очередь, должен оповестить работодателя о своем выборе до 31.12.2020 также в письменном виде (п. 2 ст. 2 закона № 439-ФЗ).
Далее работодатель в зависимости от выбора работника совершает следующие действия:
Отразим алгоритм, что должен сделать работодатель в связи с введением ЭТК, на схеме:
Если работник не смог подать заявление по уважительной причине до 31.12.2020, он вправе сделать это позже в любой момент. К уважительным п. 6 ст. 2 закона № 439-ФЗ относит следующие причины:
Читайте, как составить приказ о переходе на ЭТК.
Какие новые формы отчетности появились в связи с внедрением ЭТК
Формирование ЭТК будет происходить на основании отчетности по электронным трудовым книжкам в виде новой формы СЗВ-ТД. Подробнее о ней поговорим ниже. Она является основной формой отчетности по трудовым книжкам в 2020 году.
Как работник может узнать и получить сведения о своей трудовой деятельности в новых условиях? С бумажным вариантом проблем не было: при необходимости работодатель выдавал работнику заверенную копию трудовой книжки. Таким образом, появилась потребность во внедрении новой формы, по которой работодатель будет представлять данные о трудовой деятельности работнику. Это форма СТД-Р. И хотя представлять ее надо не в контролирующие органы, а работнику по его запросу, эту форму тоже можно отнести к отчетности по электронным трудовым книжкам с 2020 года.
Если работник выбрал бумажный вариант ведения трудовой книжки, то выдавать СТД-Р по его запросу работодатель не обязан.
В СТД-Р отражаются данные только последнего, действующего работодателя. А как быть с теми сведениями, которые были указаны в ЭТК ранее? Для их получения обращаются в Пенсионный фонд, МФЦ или запрашивают в электронном виде через портал «Госуслуги». На бумаге ответ на запрос будет составлен по форме СТД-ПФР.
Ознакомьтесь подробнее с формой СТД-Р.
Обобщим информацию на схеме:
Еще о формах СТД-Р и СТД-ПФР читайте в статье.
Правила, которые необходимо соблюдать при сдаче формы СЗВ-ТД
Основной формой отчетности по трудовым книжкам в 2020 году является СЗВ-ТД.
Новая форма СЗВ-ТД утверждена постановлением правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.
Отчетность в ПФР по электронным трудовым книжкам оформляем на бланке, приведенной ниже.
Сдача отчетности по электронным трудовым книжкам производится работодателями не ежемесячно, а только при наступлении хотя бы одного из событий, перечисленных ниже:
Обратите внимание! СЗВ-ТД в 2020 году сдаем до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
В отчетности в Пенсионный фонд по трудовым книжкам СЗВ-ТД показываем не весь состав работников предприятия, а только тех, с кем произошло кадровое событие.
Если ни одно из перечисленных событий не наступило, то в 2020 году отчетность по трудовым книжкам в ПФР не представляется. В данном случае первую сдачу отчетности по трудовым книжкам по форме СЗВ-ТД работодатель осуществит в 2021 году до 15 февраля, указав данные на 01.01.2020 на всех своих ранее не упомянутых работников.
Важно! Сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году поменяются по сравнению с 2020 годом. Подавать форму при увольнении и приеме сотрудника надо будет на следующий день после издания соответствующего приказа.
При внесении в форму иных показателей срок сдачи в ПФР останется прежним — до 15-го числа.
С 2020 года отчетность по электронным трудовым книжкам может представляться в ПФР традиционно двумя способами:
Как отчетность помогает формировать ЭТК. Вариант заполнения
База по ЭТК формируется с 01.01.2020, поэтому ПФР должен получить сведения о трудовой деятельности работников на 01.01.2020 и обо всем, что произошло после этой даты. Каким образом это реализовано?
При наступлении кадрового события в 2020 году работодатель готовит форму СЗВ-ТД, включая в нее сведения об этом событии. Если сведения о данном работнике передаются в ПФР впервые, необходимо указать последнее событие, зарегистрированное в бумажной трудовой книжке, то есть состояние трудовых отношений на 01.01.2020. Таким образом, в феврале 2021 года база по ЭТК по состоянию на 01.01.2020 будет полностью сформирована.
При последующих сдачах отчета в него уже не потребуется включать данные на 01.01.2020.
Узнайте, бывает ли нулевой СЗВ-ТД.
Рассмотрим пример и внесем данные в форму СЗВ-ТД.
Как выглядят верно заполненные формы, смотрите ниже.
Подробнее узнайте о форме СЗВ-ТД, а также где СЗВ-ТД в 1С.
***
В связи с внедрением ЭТК возникла необходимость в разработке новых бланков для отчетности по трудовым книжкам. Так появились СЗВ-ТД, СТД-Р и СТД-ПФР. Непосредственно к отчетности имеет отношение только СЗВ-ТД. Сдаем ее до 15-го числа месяца, следующего за событием. В 2021 году сроки будут зависеть от того, какое именно кадровое событие отражается в форме.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Трудовая книжка».