Как происходит заверение копии трудовой книжки?

6779 0
Добавить в избранное В избранное
Поделиться

Заверение копии трудовой книжки – задача несложная, но, тем не менее, требующая специальных знаний. С такой задачей сталкивался, пожалуй, каждый кадровик или руководитель организации. Для чего нужна копия трудовой книжки и как ее правильно сделать, рассмотрим в этой статье.

Для чего нужна копия трудовой книжки

Порядок заверения копии трудовой книжки

Варианты изготовления копии трудовой книжки 

Для чего нужна копия трудовой книжки 

Как происходит заверение копии трудовой книжки?Современную жизнь граждан, наполненную путешествиями, приобретениями и покупками, омрачить может, наверное, лишь хождение по инстанциям и сбор различных документов для осуществления этих мероприятий. Как с этим связано заверение копии трудовой книжки?

Копия трудовой книжки может понадобиться для оформления загранпаспорта, пенсии, субсидий, социальных выплат, в банке для получения кредита или ипотеки и т. д. А поскольку трудовая книжка находится у работодателя до дня увольнения работника и выдавать на руки он ее не может, различные инстанции требуют заверенную копию трудовой книжки.

Порядок заверения копии трудовой книжки

Заверение копии трудовой книжки обычно производится у основного работодателя. Это может происходить в кадровом отделе или ином структурном подразделении, отвечающем за ведение трудовых книжек (в бухгалтерии, например). В организациях с небольшой численностью штата, где отдельная должность кадровика не предусмотрена, заверить трудовую книжку может руководитель организации или индивидуальный предприниматель. В любом случае это должно быть лицо, уполномоченное приказом на ведение, учет и хранение трудовых книжек.

В соответствии с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, установленными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках», наниматель должен по письменному требованию трудящегося сделать копию трудовой книжки или выписку из нее. Также установлен срок для выдачи копии – не более 3 рабочих дней. Отличие выписки от копии заключается в том, что в выписке содержатся копии заполненных страниц, а в полной копии – все листы трудовой книжки, включая пустые.

Варианты изготовления копии трудовой книжки

Есть 2 варианта изготовления копии трудовой книжки.

1 вариант: на всех откопированных страницах ставятся отметка «Копия верна» и дата, расписывается уполномоченное лицо, расшифровывается его подпись, ставится печать организации (индивидуального предпринимателя). Данный способ используется чаще всего.

2 вариант: все откопированные страницы прошиваются, на обороте приклеивается отрезок чистой бумаги на место сшивки. На нем пишется, сколько прошито и пронумеровано страниц, ставится отметка «Копия верна», дата, подпись уполномоченного лица, расшифровка подписи (фамилия и инициалы), печать организации (индивидуального предпринимателя).

Если копия трудовой книжки делается по основному месту работы, на копии страницы с последней записью ответственное лицо записывает: «работает по настоящее время», ставит подпись с расшифровкой, дату и печать.

Важно:

  • В том и другом случае копии (сделанные на ксероксе, сканере или распечатанные – значения не имеет) должны быть разборчивыми и читаемыми, иначе их могут не принять.
  • Копии снимаются со всех страниц, где есть записи, включая вкладыш в трудовую книжку и титульный лист.
  • Следует заранее узнать в той инстанции, куда предоставляется копия, в каком формате она им нужна, можно ли делать несколько копий страниц трудовой книжки на одном листе формата А4. Для некоторых организаций это принципиально важно.
  • Для внесения записи о соответствии копии оригиналу могут использоваться штампы, а также может ставиться печать – как организации, так и ее структурного подразделения. Например, «ООО “ЛИМИТ” отдел кадров».

В настоящей статье перечислены все основные правила заверения копии трудовой книжки, которые помогут сэкономить ваше время и силы.

Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Предыдущий материал
Следующий материал
Ваши вопросы