Образец положения о порядке ведения претензионной работы

Положение о претензионно-исковой работе в организации — что это и зачем нужно

Данный акт при условии правильной его разработки:

1. Оптимизирует порядок ведения претензионно-исковой деятельности.
2. Способствует сохранению и укреплению деловой репутации организации.
3. Повышает качество договорной работы на предприятии.
4. Снижает временные затраты на выставление претензий и реагирование на них.
5. Оптимизирует взаимодействие специалистов-юристов и работников других секторов по вопросам, связанным с урегулирование спорных договорных отношений.
6. Снижает издержки, вызванные неисполнением контрагентами их обязательств по сделкам.
7. Способствует правильной оценке рисков в исковой работе.
8. Обеспечивает сохранение информации о контрагенте, регламентируя порядок и сроки хранения претензий.

Структура положения

Структура положения о претензионной работе не определена ни в одном законе, но правильно включать в документ разделы, описывающие порядок:

• ведения работы по выставлению претензий;
• хранения документации;
• реагирования на проступающие претензии;
• исковой работы и действий, которые должны проводиться в ходе исполнительного производства;
• взаимодействия работников юридической службы с работниками других отделов в ходе претензионной работы;
• ответственность за нарушение порядка ведения претензионной работы.

Содержание положения

На содержание положения о претензионной работе во многом влияют особенности деятельности самой организации. Например, для предприятий, работа которых связана с поставками или заказами товаров, большое значение имеет быстрое выставление претензии при обнаружении брака или повреждения товара при приемке. Рассмотрим наиболее общий вариант документа.

Общие положения

В разделе, содержащем общую информацию, обычно указываются:

• сотрудники, на которых возложена обязанность по ведению претензионной работы на предприятии и контролю за ней;
• цели и задачи, поставленные перед работниками юридического (претензионного) отдела.

Обязанность по ведению претензионно-исковой деятельности, как правило, возлагается на юриста по претензионно-исковой работе или разделяется между работниками юридической службы организации. Контроль за выполнением работниками их обязанностей возлагается на главу юридического отдела. Если такая служба на предприятии не создана, контроль ведется непосредственно руководителем организации либо человеком, на которого возложены полномочия.

В этом же разделе обозначаются цели и задачи, поставленные перед работниками юридической (претензионной) службы:

1. Защита имущественных и неимущественных прав и интересов организации.
2. Минимизация убытков, связанных с неисполнением обязательств контрагентами.
3. Оценка рисков исковой работы.
4. Защита деловой репутации организации.
5. Повышение качества договорной работы на предприятии путем учета ее недостатков, повлекших неисполнение контрагентами обязательств.
6. Устранение причин неисполнения договорных обязательств.
7. Повышение качества взаимодействия работников всех служб в ходе претензионной работы.
8. Повышение эффективности исполнительного производства.

Работа по выставлению претензий

В работе по выставлению претензий необходимо учитывать риски и затраты на нее. Раздел о работе по исходящим претензиям должен включать информацию:

1. Об обязательных случаях выставления претензий и минимальной сумме ущерба, причиненного неисполнением обязательств, при которой необходимо их выдвижение. Эта сумма определяется организациями индивидуально, исходя из затрат на ведение претензионной работы.
2. О сроке выставления претензии. Обычно 30 дней после нарушения обязательств контрагентов достаточно, однако иногда, например если речь идет о скоропортящейся продукции или товарах ответственного хранения, его стоит сократить до нескольких дней, согласуя при этом с регламентом приемки.
3. О порядке отправки претензии и их учета. Целесообразно отправлять документы курьерской доставкой или почтой с уведомлением и описанием вложения. В организации необходимо вести журнал регистрации исходящей корреспонденции. Эти меры позволят сохранить доказательства проведения досудебного урегулирования хозяйственного спора, что особенно важно в связи с изменением норм ч. 5 ст. 4 АПК РФ (теперь досудебное урегулирование обязательно для подавляющего большинства хозяйственных споров).
4. О порядке приглашения экспертов. Если установление каких-либо обстоятельств по спорному делу требует привлечения экспертов, на юриста может быть возложена обязанность по их привлечению с указанием квалификации специалистов и срока обращения к ним. Такие действия могут быть оправданны, если речь идет об установлении причин порчи дорогостоящего товара, обосновании изменения предстоящих расходов и т. п.
5. О порядке и сроках хранения претензий. Представляется правильным хранить архив претензий в течение как минимум года с момента прекращения спора. В зависимости от сути спорных обязательств, хранение претензий может предусматривать как свободный доступ всех сотрудников юридического отдела, так и ограничения с учетом требований, предъявляемых к хранению коммерческой тайны или иной охраняемой информации.

Работа по реагированию на претензии

Этот раздел объединяет сведения о следующих моментах:

1. Максимальном сроке реагирования на претензию. Обычно он составляет 30 дней — этого вполне достаточно для оценки законности требований и анализа прилагаемых документов.
2. Порядке проверки поступившей от контрагента документации и лицах, ответственных за ее проверку. Например, если организация осуществляет поставки продукции, требующей холодного хранения, возможны запросы в транспортную компанию о температуре в рефрижераторе во время транспортировки. Здесь же стоит указать сроки, в которые должны быть сделаны необходимые запросы.
3. Перечне необходимой для рассмотрения претензии документации, которую должен приложить контрагент. Как минимум это:

• сама претензия;
• материалы, подтверждающие нарушение обязательств (накладные, результаты фото- или видеосъемки, акты приемки товара, акты о браке и т. д.).

Исковая работа и деятельность в ходе исполнительного производства

Составляя этот раздел, нет необходимости дублировать нормы ГК и АПК, которыми по большей части регулируется исковая работа. Содержание его не может противоречить нормам законодательства, но может дополнительно регулировать трудовые отношения внутри организации, устанавливая собственные сроки и порядок ведения исковой работы. Таким образом, достаточно будет ограничиться сведениями:

• об обязательствах, по которым необходимо начинать исковое производство, с учетом рисков и расходов на такую деятельность;
• сроке передачи дела для искового производства (АПК и ГК содержат указание на максимальные сроки исковой давности, но регламент может установить уменьшенные сроки для обращения в суд);
• лицах, уполномоченных принимать решение о заключении мирового соглашения от имени организации;
• лицах, контролирующих исковую работу организации (как правило, это глава юридической службы, руководитель предприятия либо сотрудник, которому даны такие полномочия);
• порядке и сроке хранения исковой документации в организации (обычно он идентичен сроку хранению претензий, однако в случае судебного урегулирования спора представляется правильным увеличить срок хранения);
• мерах контроля за исполнением удовлетворенных исковых требований к организации.

Представительство интересов организации и взаимодействие сотрудников в ходе претензионной работы

По общему правилу интересы организации представляет руководитель или лицо, им уполномоченное. Руководитель вправе издавать письменные приказы о передаче подписи. В регламенте стоит указывать список лиц, имеющих право:

• подписи под претензионными документами и представления интересов организации на стадии досудебного урегулирования спора;
• подписи под исковыми документами и представления интересы организации в суде;
• доступа к архиву претензионной и исковой документации;
• представления интересов организации в ходе исполнения решений суда и контроля их исполнения.

Для ускорения работы желательно указывать:

• срок передачи дела работникам претензионного отдела специалистами других служб организации;
• право специалиста претензионного отдела давать распоряжения работникам других служб о предоставлении всей необходимой информации;
• срок предоставления работниками других служб необходимой информации о спорном договоре по запросу сотрудника юридического отдела;
• обязанность специалистов по претензионной работе проводить анализ причин, повлекших неисполнение обязательств, и давать рекомендации для оптимизации договорной работы в дальнейшем.

Ответственность за нарушение положения о претензионной работе

Являясь локальным актом, положение регулирует порядок исполнения должностных обязанностей сотрудниками организации. В связи с этим нарушение его норм может стать причиной наложения на виновного дисциплинарного взыскания в порядке ст. 192 и 193 ТК РФ за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей.

Представляется правильным прописывать такое условие в положении. Причем ответственность за неисполнение норм регламента претензионной работы возлагается не только на работников юридического отдела или специалиста по претензионной работе — она касается всех сотрудников, которые оказались в нее вовлечены (например, в связи с обязанностью передавать документацию по неисполненным обязательствам для претензионной работы, своевременно отвечать на запросы юридического отдела и т. д.).

Таким образом, разработка положения о претензионной работе не только способствует решению задач, поставленных перед работниками юридических отделов, но и положительно сказывается на взаимодействии последних с остальными работниками. Примерный образец положения о порядке ведения претензионной работы можно скачать на нашем сайте.

Еще больше материалов по теме в рубрике: "Работа".