Уведомление об обработке персональных данных — это документ, который необходимо направить организации или ИП в Роскомнадзор при начале работе с личными данными граждан. О случаях и порядке оформления данного документа и расскажет предлагаемая нами далее статья.
Уведомление Роскомнадзора о намерении осуществлять обработку личных данных
Часть 1 статьи 22 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ указывает, что организации (юридические лица или ИП) перед непосредственным сбором личных данных либо появлением такого намерения должны уведомить об этом уполномоченные органы. Таковым органом, в силу пункта 1 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ «Об утверждении…» от 16.03.2009 № 228, является Роскомнадзор.
В то же время часть 2 упомянутой статьи перечисляет и случаи, когда подача такого уведомления не требуется. Речь идет об организациях, которые:
- обрабатывают сведения, полученные согласно требованиям ТК РФ, то есть сведения о сотрудниках организации;
- получили личные данные в связи с проведением сделок, где граждане являются стороной, бенефициаром или поручителем, при этом сведения будут обрабатываться только внутри организации без передачи третьим лицам;
- являются общественными или религиозными и обрабатывают сведения о своих членах в целях, предусмотренных уставными документами, без передачи их третьим лицам;
- получили общедоступные сведения согласно статье 8 ФЗ № 152;
- получили только Ф. И. О. граждан;
- собирают личные данные для однократного пропуска на свою территорию;
- работают с государственными информационными системами или с системами, созданными для обеспечения госбезопасности или защиты общественного порядка;
- обрабатывают данные, необходимые для обеспечения транспортной безопасности;
- обрабатывают данные без использования автоматизированных средств.
Соответственно, если хозяйствующему субъекту необходим сбор персональных данных для иных (не перечисленных выше) целей, например для передачи их за границу или третьим лицам, ему необходимо будет прежде подготовить и направить соответствующее уведомление об этом.
Форма уведомления, пример заполнения образца
Порядок подготовки уведомления об обработке персональных данных раскрыт в части 3 статьи 22 ФЗ № 152. В ней приведен перечень информации, которую организация должна предоставить Роскомнадзору. До 21.08.2017 действовал приказ Минкомсвязи РФ «О внесении…» от 28.08.2015 № 315, которым была утверждена унифицированная форма такого уведомления, но впоследствии он утратил силу согласно приказу Минкомсвязи РФ «О признании…» от 20.07.2017 № 373. Таким образом, на данный момент уведомление может быть составлено в свободной форме, хотя и с учетом требований части 3 статьи 22 ФЗ № 152.
Для удобства организаций можно использовать рекомендации по заполнению форм, утвержденные Роскомнадзором 29.01.2016. Также рекомендуется пользоваться инструкциями и иными документами, размещенными на сайтах региональных подразделений Роскомнадзора, которые могут устанавливать особенности заполнения и направления уведомлений, характерные для региона.
Обработать поступившее уведомление и внести направленную информацию в соответствующий реестр Роскомнадзор должен, согласно части 4 статьи 22 ФЗ № 152, в течение месяца. В случае допущения неточностей при оформлении уведомления либо неполноты представленной информации Роскомнадзор вправе требовать устранения допущенных нарушений. При этом важно знать, что на организацию, согласно части 5 статьи 22 ФЗ № 152, не могут быть возложены расходы по рассмотрению уведомлений — соответственно, данная процедура не облагается сборами или пошлинами.
Согласно пункту 2 рекомендаций от 29.01.2016, уведомление направляется в Роскомнадзор на бланке организации на бумажном носителе. Однако территориальные подразделения Роскомнадзора рекомендуют до подачи бумажного документа заполнять также соответствующие электронные формы (без подтверждения ЭЦП), имеющиеся на их сайтах в интернете, в целях более быстрой обработки информации. При наличии ЭЦП уведомление может быть направлено через сайт госуслуг или портал Роскомнадзора (в этом случае бумажный вариант не требуется).
***
Подводя итог, отметим, что направление уведомления в Роскомнадзор требуется ограниченному кругу организаций. Наличие рекомендации и прочей справочной информации позволяет грамотно заполнить бланк даже в условиях отсутствия соответствующей унифицированной формы. В общем случае при заполнении формы можно воспользоваться образцом уведомления об обработке персональных данных, имеющимся на нашем сайте.