Часто компании оплачивают проезд на такси для своих работников, которые выполняют служебные поручения. Минфин в подчеркивает, что такие затраты учитываются в целях исчисления налога на прибыль. Главные условия для этого — затраты на такси направлены на получение дохода, документально подтверждены и экономически обоснованы (см. письмо Минфина от 20.10.17 № 03-03-06/1/68839).
Состав документов, необходимых для обоснования оправданности таких расходов, ведомство в своем письме не уточнило.
Помимо доказательства факта совершения поездки нужно подтвердить ее производственный характер. Наилучшим выходом в подобной ситуации будет наличие следующего пакета документов:
- распоряжение руководителя с перечнем работников, которым разрешается использовать такси для рабочих поездок (в нем также можно указать на отсутствие служебного автопарка у компании или срочность исполняемых сотрудниками поручений);
- журнал регистрации поездок на такси, в котором будет фиксироваться пункт назначения каждой поездки.
Даже в случае предоставления авансовых отчетов по итогам поездки за наличный расчет указанные документы лучше иметь в наличии. Предпочтительнее, если с компанией, оказывающей услуги такси, будет заключен официальный договор. В этом случае все расчеты осуществляются по итогам месяца с подписанием актов и приложением маршрутных листов. Так компания сможет включить суммы, потраченные на поездки в такси, в затраты по налогу на прибыль с наименьшими рисками их непризнания налоговиками.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Налог на прибыль».