Транспортная накладная в регламентном учете
Заключение договора о перевозке грузов подразумевает обязательное оформление товарной накладной (ТН). В ней указывается номер и дата договора, а сама ТН является подтверждающим документов его выполнения.
Оформлением накладной занимается отправитель груза, ТН является документом для перевозки. Также он доказывает факт правовых взаимоотношений между поставщиком и получателем. Она определяет порядок и требования к перевозке.
Допускается использовать также товарно-транспортную накладную (ТТН), утвержденную Минтрансом (форма 1-Т). Она помогает вести учет перевозок товаров, сырья и материалов контролирующими органами. Товарный раздел формы 1-Т используется получателем для оприходования ТМЦ и расчетов между сторонами.
Каждый из этих документов может использоваться для подтверждения расходов на перемещение грузов. ФНС давало письменные разъяснения по этому вопросу.
Когда ТН и ТТН не нужны
В случае перевозки грузов без оформления договорных обязательств или если стоимость доставки уже «сидит» в товаре, то необходимости в накладных для вычета входящего НДС не существует. Есть арбитражная практика и пояснения Минфина по этому вопросу. При отсутствии ТН или ТТН получатель вправе принять груз по простой накладной ТОРГ-12 и поставить НДС к вычету.
Когда ТН необходима для вычета?
В своих письмах Минфин поясняет конкретным организациям, когда получатели не оформляли договора перевозки с поставщиками. Эти случаи не переносится автоматически на все перемещения ТМЦ автомобильным и прочим транспортом.
Если получатель оформляет договор с третьей стороной на перевозку груза, то товарная или товарно-транспортная накладная обязательна. Документ нужен для подтверждения факта доставки, постановки на учет и вычета налога.
Для таких ситуаций тоже есть арбитражная практика разного уровня вплоть до Президиума ВАС.
Вывод:
Транспортная накладная (ТН) необходима только при доставке груза сторонней транспортной организацией, а не самим поставщиком на его собственном транспорте.