В каких ситуациях могут отменить командировку
Причина для отмены поездки может быть разной. К наиболее распространенным относятся следующие ситуации:
- Болезнь работника.
- Смерть близкого родственника.
- Семейные обстоятельства.
- Неактуальность поездки.
- Отсутствие финансов.
- Уход сотрудника в отпуск.
- Непредвиденные обстоятельства и др.
Если по каким-то причинам поездка невозможна, ее можно отменить или перенести на другие даты. Законодательных запретов на такие действия нет.
Как оформляется отмена командировки
Порядок отмены работодатель может прописать в ЛНА предприятия, к примеру, в положении о командировках. Процедура оформления включает составление приказа на отмену командировки. Не имеет значения, на каком бланке будет составлен этот документ, главное, чтобы у него была письменная форма. Одного устного распоряжения недостаточно.
Почему требуется издавать именно письменное распоряжение? В первую очередь для соблюдения трудового распорядка, корректного учета рабочего времени и правильного начисления заработной платы. Чтобы специалист вовремя вышел на работу, а бухгалтерия организации не допустила ошибок в расчетах с ним, обосновала начисление вознаграждения. Для этого составляется письменный приказ, который регламентирует отмену или перенос поездки.
Если работнику еще не выдали суточные и аванс, бухгалтеру компании не придется вносить изменения. Если же суточные и аванс уже выплатили, на основании приказа сотрудник вернет деньги, а бухгалтер отразит такой возврат в учете. В том числе потребуется аннулировать ранее выписанные документы на командировку, включая направления, служебное задание, пропуска и т.д., при необходимости сдать билеты и отменить бронь на проживание.
Как составить приказ на отмену командировки
Унифицированного бланка приказа нет. Предприятие может его составить в произвольном виде. Если в компании утверждена определенная форма для такого приказа, нужно использовать этот бланк. В зависимости от причины отмены поездки основанием для утверждения может быть заявление специалиста, служебная записка руководителя организации. В приказе нужно предусмотреть все реквизиты, которые обязательны для первичной документации (часть 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Какие данные указать в приказе
- Название предприятия-работодателя.
- Вид документа, его номер и дату составления.
- Причину отмены поездки с обоснованием.
- ФИО и должность работника, который должен был отправится в командировку.
- Место несостоявшейся поездки.
- Реквизиты приказа на командировку, которая аннулируется.
- ФИО и должности лиц, ответственных за исполнение распоряжения.
- Ссылки на документальные приложения, которые предоставляются.
Приказ составляется в единственном экземпляре. Документ утверждает руководитель организации. Упомянутые в распоряжении лиц должны быть ознакомлены с содержанием под личные подписи.
Важно, чтобы приказ на отмену командировки был обоснован. Для этого к нему обязательно прикладываются документы или информация, которые подтверждают причину аннулирования служебной поездки. Это, к примеру, могут быть реквизиты листка нетрудоспособности, данные письма контрагента о нецелесообразности командировки, свидетельство о смерти родственника, служебная записка директора и др. Такие документы-приложения должны храниться вместе с соответствующим приказом в архиве предприятия.
Образец приказа об отмене командировки
Образец приказа об отмене командировки можно скачать здесь
