Запись считать недействительной в трудовой книжке - образец

Как регулируется ситуация, когда необходимо в трудовой книжке считать запись недействительной

Исследуемая нами ситуация регламентируется следующими нормативными актами:

1. Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ) в части правильности определения оснований увольнения и иных сведений (например, гл. 13).
2. Пунктом 22 раздела I, разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), в которых указывается общий порядок исправления недочетов.
3. Пунктом 1.2 раздела 1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция), в которой дается подробный перечень конкретных действий по изменению содержания трудовой книжки.

Однако далеко не все варианты возможных ошибок разобраны законодателем, поэтому большинство таких проблем разрешается:

• согласно сложившейся в кадровом делопроизводстве практике;
• по аналогии с описанными в законодательстве примерами;
• самостоятельно кадровыми работниками.

Общие правила исправления неверных записей в трудовой книжке

Образец заполнения трудовой книжки

Первостепенный постулат ведения трудовой книжки: ничего нельзя зачеркивать или замазывать! Любые исправления осуществляются только путем признания ошибочной записи недействительной.

Ошибку исправляет допустивший ее работодатель или организация, в которой гражданин работает на момент обнаружения неверной записи. Во втором случае работник должен представить бумаги, обосновывающие исправление и исходящие от бывшего работодателя или иной официальной организации. Согласно нормам, регулирующим изучаемую нами процедуру, допускаются только оригиналы документов, а не копии.

Если бывшее предприятие реорганизовано, то исправляет неправильную запись или представляет бумагу-основание правопреемник. Если оно ликвидировано (это касается и работодателей — индивидуальных предпринимателей), то изменения вносятся по текущему месту работы, при этом по требованию сотрудника работодатель обязан помочь в сборе необходимых документов.

Исправляем содержание трудовой книжки

Выявить ошибку могут через много лет при очередном мониторинге, но исправить ее надо обязательно. Общий алгоритм внесения изменений выглядит таким образом:

• в 1-м столбце сразу же после последней записи ставится следующий порядковый номер;
• во 2-м столбце указывается дата внесения изменяющей записи (даже если речь идет об исправлении даты ошибочной записи);
• в 3-м столбце сначала вписывается фраза «Запись № ___ недействительна» после чего указывается верная информация;

  Образец заполнения информации о недействительности записи в трудовой книжке

• в 4-м столбец вносятся данные того документа, который обосновывает исправление (в большинстве случаев — тот же документ, на основании которого была внесена первоначальная запись).

Ниже мы разберем частные случаи внесения изменений.

Ошибка в названии организации

Кадровик может по невнимательности поставить печать другой организации или допустить ошибку в наименовании. Прямо этот вопрос не урегулирован, однако по аналогии с п. 3.2 раздела 3 Инструкции исправление можно произвести таким способом:

Исправление неточностей в порядковом номере, дате, содержании записи, реквизитах документа-основания

Недочеты такого типа, а также грамматические ошибки исправляются по общей схеме.

Обратите внимание: здесь неверно изложена информация из приказа, поэтому дата и номер действующего приказа переносятся. В противном случае в столбце 4 необходимо было бы указать реквизиты нового приказа.

Пропущена запись

Пропущенную запись можно внести в трудовую книжку в любое время, как только стало о ней известно. При этом все остальные записи, которые должны были идти за пропущенной, являются верными, ничего признавать недействительным не надо.

Выявление ошибки сразу после увольнения

Образец заполнения информации об исправлении неправильно внесенной записи об увольнении

В данной ситуации трудность состоит в том, что при увольнении закрывается так называемый блок (совокупность записей, сделанных одной организацией). Следовательно, чтобы внести последующие исправления, необходимо сначала в столбце 3 указать наименование организации, а потом вписать изменения по общему порядку. В противном случае будет непонятно кто произвел исправление. После совершения всех этих действий блок следует закрыть.

Если признаны незаконными увольнение или перевод на другую работу

Образец заполнения дубликата трудовой книжки

В таком случае незаконную запись аннулируют в общем порядке. Если при этом сотрудник пожелает, то ему выдается дубликат трудовой книжки, в котором вообще не будет подобных сведений.

Таким образом, признание записи недействительной — это основной способ исправления ошибок в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Общий порядок изменения регламентирован Правилами и Инструкцией, в нестандартной же ситуации кадровый работник может положиться только на свою грамотность и опыт.

Еще больше материалов по теме в рубрике: "Кадры".