Как опломбировать журнал учета трудовых книжек — актуальный вопрос для кадровых работников. Зачем нужен данный журнал, с какой целью его защищают пломбой и каким образом это сделать — пойдет речь в настоящей статье.
Законодательное урегулирование правил ведения, подшивки, скрепления печатью и опломбирования журналов учета трудовых книжек
 |
| Скачать форму журнала |
Трудовая книжка — важнейший документ, который обязан вести работодатель или уполномоченное им лицо. Основные сведения, которые в ней содержатся, — информация о трудовой деятельности конкретного работника, а также его стаже (ст. 66 ТК РФ). Для того чтобы унифицировать все бланки трудовых книжек, которые используются в Российской Федерации, создана единая форма, утвержденная постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225.
Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее по тексту — Правила). В п. 40 Правил содержится указание о необходимости учета как бланков трудовых книжек, так и движения уже заполненных трудовых книжек.
Для учета трудовых книжек и бланков законодатель предусмотрел специальные книги, которые изготавливаются по формам, утвержденным постановлениями Минтруда РФ. В кадровых подразделениях такие книги называют просто «журналы учета», то есть по факту «журнал» и «книга» — равнозначные понятия. Между тем правильнее использовать термин «книга», поскольку именно это понятие предусмотрел законодатель.
Реализуя требования Правил о необходимости утверждения форм журналов учета трудовых книжек, Минтруд РФ в постановлении «Об утверждении Инструкции…» от 10.10.2003 № 69 утвердил формы:
- приходно-расходной книги учета бланков трудовых книжек;
- книги учета движения трудовых книжек.
Целью ведения первой книги (журнала) является учет бланков трудовых книжек, а второй — регистрация всех поступающих от работников трудовых книжек (если работники ранее работали в иных организациях), регистрация выданных работникам при увольнении трудовых книжек, учет новых трудовых книжек, которые заполняются при приеме работников на работу впервые, а также дубликатов трудовых книжек.
Порядок подшивки, скрепления печатью и опломбированияжурналов содержится в Правилах, а ответственным за организацию их учета является работодатель (п. 45 Правил).
Каким образом производится надлежащее заверение журналов учета трудовых книжек
Оба журнала (по учету бланков трудовых книжек и учету движения книжек) заверяются одинаково. П. 41 Правил предусматривает, что данные журналы:
- нумеруются;
- прошнуровываются;
- заверяются подписью работодателя (при наличии таковой);
- скрепляются сургучной печатью либо опломбировываются.
Таким образом, законодатель предусмотрел 2 способа приведения журналов в надлежаще заверенный вид: либо возможность использования сургучной печати, либо опломбирование. Выбор одного из них зависит от волеизъявления работодателя. Ниже будут рассмотрены оба способа.
ДЛЯ СВЕДЕНИЯ! Невыполнение требований п. 41 Правил (о нумерации, прошивке, заверении и скреплении печатью либо опломбировании журналов учета) может повлечь привлечение организации, ее должностных лиц, а также ИП к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Опломбирование журналов учета трудовых книжек
Правила не содержат указания о том, каким образом необходимо производить опломбирование журналов учета. Зачастую это вызывает разногласия у кадровых работников.
Существует, однако, межгосударственный стандарт ГОСТ 31282-2004 (введен в действие приказом Ростехрегулирования от 16.06.2005 № 158-ст), посвященный пломбировочным устройствам. Согласно п. 3.1 данного стандарта пломбировочное устройство должно:
- быть персонально идентифицируемым;
- защищать объект опломбирования;
- идентифицировать вмешательство в целостность пломбы;
- сдерживать возможность проникновения.
В ГОСТе также приводятся различные типы пломб, в частности пленочная пломба, которая лучше всего подходит для опломбирования журналов учета трудовых книжек, обладает всеми необходимыми характеристиками, указанными выше, имеет номер и графу, в которой обязательно должна быть указана дата опломбирования.
Целесообразно вести журнал учета пломб, обязательность ведения которого может быть утверждена приказом руководителя организации. Об этом указано и в приложении А к приведенному ГОСТу, которое носит рекомендательный характер.
Сургучная печать на журналах учета трудовых книжек
Вместо опломбирования журналов учета возможно использование сургучной печати. Она изготавливается из воска, что позволяет сохранить целостность скрепляемого печатью документа.
ДЛЯ СВЕДЕНИЯ! Опломбирование предпочтительнее, нежели использование сургучной печати. Это связано с длительным сроком хранения журналов учета трудовых книжек (75 лет, что предусмотрено п. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558), а также с тем, что воск имеет свойство рассыпаться со временем.
Каких-либо законодательно установленных требований к сургучной печати не существует, а значит, ее форма, а также данные, указанные на ее поверхности, могут быть произвольными.
В то же время, чтобы ввести в действие сургучную печать в организации или у ИП, необходимо ее утвердить. В первую очередь руководителю организации следует издать приказ об утверждении эскиза печати. В приказе должно содержаться требование об отражении на печати реквизитов (в частности, ИНН, ОГРН и название организации либо сведения об ИП). Кроме того, в приказе необходимо указать ответственного за изготовление печати.
Второй приказ, который потребуется издать руководителю, — о введении печати в действие. Здесь указываются, в частности:
- дата введения;
- место, где будет храниться печать;
- лица, которые имеют право ее использовать;
- список кадровых и иных документов, которые будут скрепляться данной печатью;
- лицо, осуществляющее контроль за исполнением приказа.
Также присутствует графа об ознакомлении перечисленных лиц с текстом приказа.
После того как приказы изданы и печать изготовлена, журналы учета можно надлежащим образом скрепить.
***
Выбор способа скрепления журналов учета трудовых книжек и их бланков остается за руководителем организации, однако предпочтительным, с учетом длительности хранения журналов учета, является опломбирование.