Приказы по основной деятельности - это какие приказы, из какой классификации вытекает подобное деление распорядительной деятельности компании, кто отвечает за их составление — эти и некоторые другие вопросы будут освещены в нашем материале. Изложенная в статье информация поможет наладить делопроизводство в организации.
Общепринятая классификация приказов в распорядительной деятельности предприятия
Отдельно принятые решения и производимые юридически значимые действия в компании необходимо закреплять. Распорядительная деятельность руководителя оформляется при помощи приказов, а вот распоряжения дает уже его заместитель. В полномочиях руководителя решать вопросы по всем направлениям деятельности компании, поэтому и распорядительная деятельность была разделена по нескольким направлениям.
На практике принято разделять все приказы, касающиеся внутренней деятельности компании, на 3 группы:
- приказы по основной деятельности,
- приказы по личному составу,
- приказы по административно-хозяйственным вопросам.
Такая же классификация присутствует в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока их хранения (далее по тексту — Перечень), утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 (раздел 1.1, строка 19). При этом группу приказов по основной деятельности делить на подгруппы не принято. Она идет единым блоком, в который включается весь массив документов.
Какие приказы относятся к приказам по основной деятельности (примеры)?
С отнесением приказов к группе основной деятельности у кадровых служащих зачастую возникают проблемы, и на законодательном уровне нет каких-либо рекомендаций по этому поводу. В связи с этим, чтобы понять, приказ по основной деятельности - это какой приказ, используется сразу два метода:
- Во-первых, сразу отбрасываются приказы, прямо обозначенные как приказы по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам (в Перечне приказы по личному составу перечисляются в той же строке 19, список же вопросов, отнесенных к категории административно-хозяйственной деятельности, закреплен в разделе 10 Перечня — соответственно, по ним и издаются приказы, отнесенные к этой группе).
- Во-вторых, используется разделение групп по смыслу приказа. Если издаваемый приказ касается одного или нескольких конкретных сотрудников, то это приказ по личному составу (например, о том, что к работе в выходной день привлекаются Иванов и Петров), если же речь идет о должности или коллективе в целом, тогда это приказ по основной деятельности (например, когда субботний день для всей компании объявляется рабочим).
Среди распространенных приказов по основной деятельности можно назвать приказы:
- об утверждении штатного расписания и внесении в него изменений;
- утверждении графика отпусков и внесении в него изменений;
- создании (реорганизации, ликвидации) структурных подразделений;
- инвентаризации имущества;
- организации расследования несчастного случая;
- установлении режима работы;
- утверждении локальных актов компании.
Обратите внимание: это неполный перечень приказов по основной деятельности, он может быть расширен или изменен с учетом нужд делопроизводства в компании.
Составление перечня используемых в компании приказов по основной деятельности
Чтобы избежать путаницы в делопроизводстве и правильно выстроить работу всех структурных подразделений, во многих компаниях на локальном уровне утверждается инструкция по делопроизводству, в которой определяется деление приказов по группам. Такой подход позволяет изначально распределить между структурными подразделениями или отдельными штатными единицами обязанности по составлению различных приказов.
Если инструкция не издается как отдельный документ, то в компании может быть утвержден в виде отдельного локального акта перечень используемых приказов с отнесением каждого из них к конкретной группе. Чаще всего так происходит с ростом компании: при увеличении штата возрастает объем документооборота, одному лицу становится сложно отвечать за составление всех приказов, в результате чего эту функцию разделяют между несколькими сотрудниками.
Как оформляется приказ по основной деятельности, образец
Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003. В этом документе указан состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.
В тексте приказа обычно указываются следующие:
- наименование организации;
- название документа;
- дата и регистрационный номер;
- текст документа;
- место для подписи должностного лица, утверждающего приказ, с указанием должности;
- отметка об исполнителе;
- место для виз согласования, если это необходимо.
Текст приказа можно условно разделить на преамбулу, где излагаются основания и предпосылки для издания приказа, и распорядительную часть, где даются конкретные указания и обозначаются сроки их исполнения.
Если к приказу прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте приказа. В ГОСТ Р 6.30-2003 есть примеры размещения реквизитов на бланке, с помощью которых можно составить примерные образцы приказов для дальнейшего использования их сотрудниками компании при необходимости. Образец приказа по основной деятельности также можно скачать на нашем сайте.
То, что документ относится к группе приказов по основной деятельности, имеет смысл указать в номере приказа. Для этого можно использовать метод, по которому после самого номера через дефис или косую черту проставляется пометка «ОД».
Реестр изданных приказов, ведение книги (журнала) приказов
 |
| Скачать форму журнала |
Изданные на предприятии приказы принято регистрировать, т. к. необходимо вести их учет. Приказ не только утверждается руководителем, но и получает свой номер, под которым о нем вносится информация в специально предназначенный для этих целей реестр. При этом, если в компании введено разделение приказов на группы, регистрируются они в отдельных местах.
Такой подход обоснован тем, что различные виды документов имеют разные сроки хранения, как это видно из Перечня. В нем закреплено, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, в то время как приказы по личному составу — 75 лет (за исключением отдельных случаев, когда их нельзя уничтожать всего 5 лет), а приказы по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет. Соединение в дела приказов с различными сроками хранения будет вызывать определенные трудности.
Для регистрации приказов используется журнал или книга. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу, поэтому даже единого названия его нет. Смысл же книги (журнала) регистрации приказов сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения о приказах:
- порядковый (регистрационный) номер;
- дату подписания документа;
- наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
- данные лица, ответственного за подготовку проекта приказа (исполнителя);
- примечания, если таковые имеются.
Журнал (книга) регистрации используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга) и нумерация в нем ведется заново.
Организация хранения приказов
После того как приказ был издан и утвержден руководителем компании, он доводится до сведения сотрудников, чьи интересы в нем затрагиваются. Следующий шаг — это распределение приказов в соответствии с установленной в организации системой учета и хранения распорядительной документации. Вначале приказы поступают в работу к лицу, ответственному за его исполнение или контроль за его выполнением. Когда же необходимость в обращении к приказу отпадает, он сдается на хранение.
В конце каждого календарного года документы, которые больше не будут востребованы в делопроизводстве или у которых истек срок хранения в подразделении, обычно группируются в дела, описываются и передаются на хранение. Если для этих целей в компании выделено отдельное помещение, дела подготавливаются в каждом подразделении для хранения. Если же для учета и сбережения документов создается специальное подразделение-архив, его служащие участвуют в формировании дел для хранения (или контролируют процесс) и уже после приема документов систематизируют их и определяют на хранение согласно правилам, установленным внутри компании.
Приказы по основной деятельности издаются в случаях, когда принимаются решения относительно всего коллектива или каких-то должностей, не затрагивающие при этом конкретных сотрудников. В то же время, чтобы очертить границы группы приказов по основной деятельности, из этой группы нужно исключить все приказы, прямо определенные в нормативных актах как приказы по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности. Оставшиеся приказы заносят в отдельный перечень, который будет индивидуальным для каждой организации ввиду специфики деятельности, и закрепляют в соответствующем локальном акте во избежание путаницы.