Что такое личный листок по учету кадров
По своей сути этот документ является анкетой, которая содержит биографическую информацию о специалисте. Здесь отражаются краткие сведения о профессиональных и личных качествах работника, семейном положении, трудовой деятельности, службе, награждениях, членах семьи и т.д. Личный листок хранится в личном деле сотрудника и позволяет, при необходимости, сформировать профессиональный портрет специалиста.
Зачем нужен личный листок
Этот документ систематизирует сведения о работнике, которые представляют интерес для работодателя. В личном листке отражается краткая основная информация о биографии специалиста, его уровне образования, предыдущих местах занятости, семейном положении, профессиональной квалификации и т.д. Такие данные позволяют работодателю анализировать состояние кадров в организации, контролировать изменения в штатном расписании, принимать управленческие решения и формировать кадровую политику. Кроме того, при необходимости можно быстро получить актуальную информацию о каждом сотруднике предприятия для оперативного принятия решений и эффективного управления персоналом.
Обычные компании не обязаны вести личные листки. Но использование этого документа позволяет организовать централизованное хранение всех важных данных о работниках, оптимизировать механизм найма сотрудников, контролировать процессы обучения и развития специалистов, планировать кадровый состав.
Кто из работодателей обязан вести личные кадровые листки
Коммерческие предприятия заполняют кадровые листки по собственному усмотрению. Если в организации принято решение оформлять такой документ, нужно разработать и утвердить его бланк, а также порядок его ведения.
Что касается государственных учреждений, применение личных листков является обязательным для ряда муниципальных и государственных работников, служащих конкретных организаций в зависимости от вида деятельности. К примеру, в соответствии с пунктом 7.8 Инструкции по Приказу ФАС России от 01.07.2016 N 887/16, в состав личного дела сотрудников ФАС включаются анкета или личный листок по учету кадров, а также дополнение к личному листку по учету кадров. Или, согласно пункту 3.6 Инструкции по Приказу Генпрокуратуры России от 13.03.2018 N 135, в личные дела прокурорских работников требуется включать собственноручно заполненные ими личные листки.
Бланк личного листка
Унифицированного бланка личного листка нет. Работодатель разрабатывает форму самостоятельно с учетом специфики своей деятельности. За основу можно взять рекомендуемый бланк из Приказа Управления делами Президента РФ от 24.09.2020 N 313. Эту форму можно расширить для отражения большего объема информации.
Стандартный образец документа включает в себя несколько разделов, которые оформлены в виде таблиц или строк. Обычно организации отражают в личных листках следующую информацию:
- ФИО, пол, дата рождения, гражданство, национальность работника.
- Контактные данные, включая домашний адрес, адрес регистрации и телефон.
- Данные паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
- Сведения об образовании – приводятся по хронологии с указанием дат учебы, присвоенной квалификации.
- Информация о трудовой деятельности специалиста, включая названия работодателей, периоды работы и занимаемые должности.
- Сведения об имеющихся профессиональных навыках и достижениях, к примеру, об уровне владения иностранными языками.
- Информация о ученых степенях, научных работах, изобретениях и т.д.
- Данные о семейном положении, близких родственниках.
- Сведения о периодах пребывания за границей с указанием мест, целей поездок.
- Наличие военного билета или приписного свидетельства.
- Сведения об имеющихся правительственных наградах, участии в выборах.
- Обязательство сообщать об изменениях данных – рекомендуется включить в текст личного листка такую формулировку: «Обязуюсь своевременно извещать об изменении данных, включенных в личный листок по учету кадров».
- Дата заполнения и личная подпись работника.
- Фото специалиста размером 4х6 см – вклеивается в верхнем углу документа.
Порядок заполнения личного листка
Кадровый листок заполняется работником собственноручно, строго в письменной форме, в единственном экземпляре. Не допускаются помарки, зачеркивания, исправления в документе. На все указанные в бланке вопросы должны быть даны полные ответы. Информация вносится на основании официальных документов работника – паспорта, военного билета, дипломов об образовании, трудовой книжки и т.п.
Чтобы все сведения были отражены корректно, рекомендуется заблаговременно дать работнику разъяснения о порядке заполнения личного листка. При необходимости актуализации данных в бланк вносятся изменения. К примеру, если во время работы сотрудник закончил обучение, в личном листке на основании диплома об образовании нужно указать соответствующие сведения, предъявив в отделе кадров подтверждающий документ. Для этих целей оформляются дополнения к личному листку, которые прикладываются к делу сотрудника.
Личные листки хранятся работодателем в закрытом шкафу, сейфе или специальной картотеке. Поскольку подобные документы содержат персональные данные, доступ к ним должен быть только у уполномоченных сотрудников, к примеру, кадровиков. После увольнения работника его личное дело передается в архив, где хранится минимум в течение 75 лет, если делопроизводство закончено до 2003 года, и минимум 50 лет, если делопроизводство закончено после 2003 года (статья 22.1 Закона № 125-ФЗ от 22.10.2004).