Как составить штатное расписание - образец

Штатное расписание в ТК РФ

Без ведения документов не обходится ни одна фирма независимо от формы ее собственности, размера, вида деятельности и т. д. Даже полностью нулевая, недействующая организация имеет документы. Документом является отражение по определенным правилам на бумаге или в электронном виде некой информации о факте хозяйственной деятельности организации, результатах этой деятельности, намерениях в ходе деятельности и пр.

Каждый документ выполняет ту или иную функцию или же несколько функций одновременно. Это:

• функция документирования процессов и событий — отражение в учете фактов хозяйственной деятельности (например, бухгалтерская первичка);
• контрольная функция — представление в обязательном порядке в контролирующие органы некоторых документов (например, налоговых деклараций);
• судебно-правовая функция — документ может быть использован в суде в качестве доказательства (например, договор, заключенный между контрагентами);
• учетно-кадровая функция — подтверждение статуса работника, установление правоотношений с работодателем (например, штатное расписание) и т. д.

Необходимость и порядок составления того или иного документа определяется различными нормативными актами.

Переходя непосредственно к предмету статьи, находим следующее упоминание о штатном расписании в ТК РФ:

Образец штатного расписания

Прямого указания на необходимость составлять штатное расписание в законе нет, но его ведение упрощает работу организации.

Рассмотрим, какие функции штатное расписание несет на предприятии и приведем образец штатного расписания - образец его заполнения на примере ООО «Принцип».

Скачать образец

Итак, мы видим, что штатное расписание - это обобщенные сведения о структуре предприятия и кадрах, которые должны быть задействованы для функционирования данного предприятия. Следует обратить внимание, что штатное расписание не содержит фамилии конкретных работников.

Итак, какие функции выполняет данный документ:

Указанные функции позволяют проводить анализ эффективности кадрового состава предприятия, затрат на оплату труда, а также системы надбавок к основной заработной плате.

Помимо этого, штатное расписание может выполнять и контрольные функции. Контролирующие органы могут запрашивать данный документ с целью определения правомерности исчисления взносов или расходов при подсчете налоговой базы.

Добавим сюда также судебную функцию. Штатное расписание может служить доказательством в суде по спорам с работниками или контролирующими органами в качестве подтверждения законности увольнения при сокращении штата или же принятия заработной платы в расходы при расчете налогов.

Бланк унифицированной формы Т3

Убедившись в том, что штатное расписание — документ полезный прежде всего самому работодателю, разберемся, по какой форме штатное расписание на 2019 год следует заполнять.

Как известно, закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ позволил фирмам отказаться от унифицированных форм первичных документов и разрабатывать собственные формы документов, соблюдая при этом условие о наличии в таком документе обязательных реквизитов. Однако использование унифицированных форм не запрещено.

Для штатного расписания тоже есть такая форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Это унифицированная форма Т-3. Образец штатного расписания на 2019 год, приведенный в предыдущем блоке, заполнен именно по ней.

Скачайте бесплатно бланк штатного расписания на 2019 год:

Скачать бланк

Данная форма удобна и универсальна, практически не содержит лишних полей, пригодных только для узкоспециализированных предприятий, поэтому использовать для штатного расписания именно ее — самый целесообразный вариант.

Как заполнить штатное расписание

Расскажем подробнее, как составить штатное расписание.

Необходимо указать наименование организации, код ОКПО, номер и дату составления штатного расписания. Период, на который составляют штатное расписание, законодательно не установлен, обычно он составляет один год. Однако если возникает производственная необходимость, его можно изменить раньше или, наоборот, при отсутствии изменений продлить его действие. Штатное расписание необходимо утверждать приказом руководителя, реквизиты которого также указываются в шапке документа.

В данном разделе отражают структуру предприятия в целом, включая все подразделения, представительства и филиалы.

Филиалы и представительства собственное штатное расписание не заполняют, так как не являются отдельными юридическими лицами. Они работают со штатным расписанием головного отделения, в которое включены все филиалы, подразделения и представительства. 

Система заполнения (по алфавиту, значимости, количеству работников) и коды остаются на усмотрение работодателя.

Должности необходимо заполнять полностью, не сокращая. Особое внимание следует уделить тем должностям, по которым предоставляются различные льготы, компенсации и надбавки на законодательном уровне. Должность следует записать в полном соответствии с нормативными актами, профессиональными стандартами, которыми данные льготы установлены.

Если сотрудник работает по договору гражданско-правового характера и не заключал трудовой договор с организацией, его должность не входит в штатное расписание.

В штатке приводится не реальное количество работающих, а то, которое нужно для реализации производственных потребностей. Если необходима неполная ставка, так и указывается. Если должность вакантна, это можно уточнить в столбце 10 «Примечание».

Как указать выплаты работникам в штатном расписании

Столбцы 5–9 предназначены для отражения сумм выплат работникам. При необходимости можно добавить количество столбцов. В приведенном нами образце штатного расписания указан наиболее распространенный способ оплаты труда — оклад. Однако таким же образом отражается и повременная, и сдельная оплата труда. Если указать в столбце 5 выраженную в рублях, процентах, коэффициентах сумму выплаты работнику затруднительно, допускается не заполнять данную строку, а подробнее расписать систему выплат в столбце 10 «Примечание».

Для одной и той же должности не предусмотрено установление разных окладов.

Что касается компенсаций, надбавок, премий и прочих постоянных выплат работникам, они также должны быть отражены в столбцах 6–9 штатного расписания в фиксированном рублевом выражении, в процентах или коэффициентах в соответствии с трудовым или коллективным договором либо положением о премировании. В столбце 10 «Примечание» можно сделать ссылку на тот локальный акт предприятия, в соответствии с которым работник на данной должности получает указанные выплаты.

Завершают документ, как правило, подписи ответственных лиц. Составлять штатное расписание может любое уполномоченное на это лицо. Часто им является бухгалтер, работник кадрового отдела или непосредственно руководитель организации.

Выписка из штатного расписания

Бывает, что сведения из штатного расписания могут потребоваться работнику или представителям контролирующих органов. При этом в крупной организации штатное расписание может быть достаточно объемным документом и, кроме того, содержать информацию, не требующуюся работнику. В этом случае разумно предоставить не копию документа, а выписку из него. Выписка из документов составляется в произвольной форме и содержит только необходимую для требующего выписку информацию.

Возвратимся к нашему примеру. Пусть выписку из штатного расписания затребовал редактор. Главный бухгалтер ООО «Принцип» составил необходимый работнику документ.

Приведем образец выписки из штатного расписания за 2019 год, составленной по запросу работника.

Скачать образец

Как видим, выписка из штатного расписания повторяет само штатное расписание, за исключением трех моментов:

• документ называется «Выписка»;
• представлена только часть информации;
• на документе стоит отметка «ВЕРНО» и указано место хранения оригинала, а также он подписан ответственным за составление выписки лицом.

***

Штатное расписание — важный кадровый документ для любой организации. Оно дает представление о структуре организации, нагрузке в виде оплаты труда, вакантных, а также занятых должностях. Кроме того, представители контролирующих органов часто запрашивают этот документ при проверках, чтобы оценить законность начисления взносов и признания затрат в расходах.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Кадровые документы».