Какие первичные документы должен использовать ИП
Один из важных критериев для ИП — упрощение учета и отчетности, а также уменьшение документооборота. Разберем, необходимо ли выставлять счет на оплату от ИП, образцы которого будут приведены ниже.
По подп. 1 п. 2 ст. 6 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ ИП вправе не вести бухучет при условии, что он ведет учет доходов, расходов или физических показателей.
В зависимости от применяемой системы налогообложения у ИП будет более-менее объемный документооборот, так как разные системы налогообложения требуют ведения разных отчетных книг:
Обратите внимание! Режим ЕНВД будет отменен с 01.01.2021.
Для налогового учета используются те же первичные документы, что и для бухгалтерского, за редкими исключениями. Например, счет-фактура является первичным документом для учета НДС, то есть этот документ играет важную роль в налоговом, а не в бухгалтерском учете.
В п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ говорится о том, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным документом. Таким образом, к первичным документам можно отнести:
То есть для подтверждения в налоговом учете доходов и расходов ИП должен использовать стандартные первичные документы.
Является ли счет первичным и обязательным документом
Итак, первичные документы отражают факт хозяйственной деятельности. Значит, счет не относится к первичке, так как его выставление отражает не конкретное действие, а только предложение. Лицо, выставившее счет, предлагает контрагенту произвести оплату своих услуг в том количестве и по той цене, которая указана в счете.
Поэтому счет не является обязательным для ведения деятельности ИП. Тем не менее это важный документ в партнерских взаимоотношениях. Каждый документ имеет свое предназначение: по акту принимаем работы и услуги, по накладной — товары, НДС к вычету — по счету-фактуре. Запрета производить оплату на основании данных документов нет, однако в рамках делового документооборота в основу оплаты лучше принимать договор или счет.
Как и счет, договор не является первичным или обязательным документом для ведения налогового учета ИП. Составление договора позволяет прописать все права и обязанности сторон и юридически обезопасить себя при возникновении спорных ситуаций. Также в договоре могут быть указаны условия, определяющие некоторые моменты учета. Например, момент перехода права собственности на товар или условия предоплаты.
Следовательно, как счет, так и договор являются хотя и необязательными, но важными документами, которые составлять стоит. Информация, как объединить эти два документа в один, а также образец счета от ИП вы найдете в следующем блоке.
Что должен содержать счет на оплату
Как и любой документ, счет и договор должны содержать обязательные реквизиты. Соответственно, объединенный документ «договор-счет» должен содержать реквизиты, свойственные каждому из этих документов в отдельности.
Обязательные реквизиты счета:
Обязательные реквизиты договора:
ИП имеет право использовать как один из этих документов, так и оба сразу. Единый документ удобен в целях уменьшения документооборота.
Можно использовать образец при выставлении счета на оплату ИП, приведенный в самом начале нашей статьи.
Договор-счет больше напоминает договор, одним из пунктов которого будут позиции счета с наименованием товаров, работ или услуг, а также с ценами. В связи с такой конкретизацией договор-счет заключается на разовую поставку. Для дальнейшей работы необходимо заключить новый договор-счет.
Шаблон счета на оплату
Форма счета может быть достаточно свободной при наличии в нем обязательных реквизитов. Приведем примеры, что еще может содержать счет:
- логотип, какой-либо фирменный знак или картинку ИП;
- срок, в течение которого счет действителен;
На вопрос «В течение какого срока действует счет на оплату» ответили эксперты К+. Чтобы узнать мнение специалистов, оформите пробный онлайн-доступ к системе.
- какие-либо дополнительные условия сделки, особенно если по ней не заключен договор.
Важно понимать, что информация должна хорошо читаться, а информационные поля желательно располагать в общепринятой последовательности.
В начале статьи приведен шаблон счета на оплату для ИП. Вы можете скачать его, внести свои данные, дополнить его своими реквизитами и использовать для дальнейшей работы с контрагентами.
Выставление счета физическому лицу
У начинающих предпринимателей часто возникает вопрос, как выставить счет физическому лицу от ИП и надо ли это делать. В данном контексте физлицо ничем не отличается от юрлица. То есть выставление счета не является процедурой обязательной, но ее соблюдение может значительно упростить процесс оплаты. Это относится, конечно, к безналичным платежам. Например, не все физлица хорошо разбираются в банковских реквизитах, но, имея на руках счет от ИП, они могут передать его банковскому кассиру-операционисту, который заполнит платежное поручение.
При оформлении счета физическому лицу необходимо использовать те же реквизиты, что и при работе с юрлицами. В поле «Покупатель» достаточно указать Ф. И. О. физлица. В поле «Основание» можно поставить прочерк, если сделка разовая и под нее нет заключенного договора.
Счет на оплату транспортных услуг
Рассмотрим несколько примеров, как ИП может выставить счет.
Пример 1
Допустим, ИП Иванов Иван Иванович занимается оказанием транспортных услуг по перевозке пассажиров. Он заключил договор от 01.10.2020 № 0408 по перевозке пассажиров с ООО «Принцип». Договор о том, что ИП Иванов И. И. перевезет трех сотрудников ООО «Принцип» 02.10.2020 по маршруту: г. Москва, ул. Уткина, д. 53 — г. Москва, ул. Первомайская, д. 101. Это разовая сделка, все условия прописаны в договоре. ИП подразумевает внесение аванса в размере 100%.
Таким образом, предприниматель выставляет ООО «Принцип» счет на оплату данной сделки. Образец счета на оплату транспортных услуг ИП также приведен в начале статьи.
Счет на оплату услуг по грузоперевозкам
Пример 2
Пусть ИП Иванов Иван Иванович заключил гражданско-правовой договор с издательством ООО «Принцип». Предметом договора от 01.10.2020 № 352 является оказание услуг по грузоперевозкам: необходимо 05.10.2020 получить груз (книги) по адресу: г. Вологда, ул. Промышленная, д. 53, и доставить по следующим адресам: г. Москва, ул. Южная, д. 35, Измайловский бульвар, д. 12, ул. Перовская, д. 8. Договор предусматривает постоплату.
Образец счета на оплату грузоперевозки от ИП приведен в начале статьи.
Как видим из двух приведенных примеров:
- счет можно составлять с различной степенью детализации услуг;
- счет может быть выставлен как авансом, то есть до оказания услуг, так и после их фактического оказания.
Образец счета без НДС
В счете необходимо указать сумму НДС, включенную в состав стоимости товаров.
ИП может применять любую систему налогообложения, поэтому возможны следующие варианты упоминания НДС в счете ИП:
- ИП на ОСНО, которые являются плательщиками НДС, необходимо использовать реквизит «с НДС». При этом обязательно нужно указать процент и сумму НДС. Если согласно законодательству ИП применяет нулевую ставку НДС, в счете указывается именно так: «НДС 0% — 0 руб. 00 коп.».
- ИП, применяющим иные системы налогообложения и не являющимся плательщиками НДС, подходит реквизит «без НДС». Использовать при этом запись «НДС 0%» недопустимо.
Так как большинство ИП не относятся к плательщикам НДС, мы привели образцы счета для ИП без НДС. Где указывать обозначенный реквизит, видно на документе.
Как уже говорилось, в счет можно добавлять различную дополнительную информацию. Так, при применении УСН в счет можно включить такую фразу: «НДС не начисляется в связи с применением упрощенной системы налогообложения». Однако самым частым вариантом составления документа является указание «без НДС».
***
Выставление счета не является обязательной процедурой, но это удобно делать с точки зрения взаимоотношений с контрагентами. Законодательно установленного бланка счета не существует, однако для удобства лучше использовать стандартную форму. В счете обязательно надо отразить реквизиты получателя платежа, цену, количество, стоимость товара, а также сумму НДС.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «ИП».