При слове «рутина», практически каждый человек представит себе монотонное перекладывание каких-либо запчастей на конвейере. Работник приходит, садится и начинает восемь часов повторять одни и те же действия - взял деталь, проверил, положил обратно. На самом деле рутинная работа присутствует в любом виде деятельности.
Рутинная работа - что это
Однообразные и повторяющиеся действия сопровождают любого человека, не только в повседневной деятельности, но и в процессе работы. Это не обязательно трудовая деятельность в качестве рабочего на конвейере или оператора контакт-центра. Рутинные обязанности являются частью должностного функционала не только сотрудников компании, но и ее руководителей или собственников.
Например, молодой, недавно принятый на работу менеджер заключает свой первый или второй договор с клиентами. Для него каждый этап работы в новинку, он выполняет все действия с интересом и удовольствием. После 3 - 5 лет работы, заключение договоров, как часть постоянного функционала превращается в рутинную работу.
Или создание собственного дела. На первоначальном этапе от начинающего предпринимателя требуется масса сил и умений. Ему необходимо пройти процесс регистрации, взаимодействовать с новыми людьми, налаживать связи и т. д. Каждое действие выполняется в первый раз, выстраивание бизнеса требует постоянного внимания, то есть скучать не приходится. По прошествии нескольких лет работа фирмы налажена, нанят необходимый персонал, а полномочия частично делегированы. Руководство компанией приобретает характер постоянно повторяющегося алгоритма. Встречи с одними и теми же контрагентами, обсуждение похожих условий взаимодействия, подписание шаблонных договоров - все эти действия становятся рутинными.
Таких примеров рутинной работы можно привести множество.
Рутинная работа является необходимой частью любой деятельности.
Без осуществления каких-либо повторяющихся действий повседневная деятельность фирмы становится практически невозможной. Однако она вызывает негативную реакцию со стороны сотрудников. При постоянном выполнении одних и тех же действий с течением времени работник сначала теряет интерес к работе, затем ему становится скучно ее выполнять, в конце концов, рутинная работа приводит к потере производительности труда.
Полностью избежать рутины в ежедневной трудовой деятельности невозможно.
Вместе с тем, существуют способы разбавить рутину и постараться нивелировать ее негативное воздействие на работников.
Как избежать воздействия рутины
Поскольку делать рутинные обязанности все равно нужно, избежать скуки можно, если действовать в нескольких направлениях.
Усилия к снижению воздействия рутины должен в первую очередь прилагать сам работник. Вариантов несколько:
- составить план для рутинных обязанностей;
- довести выполнение повторяющихся обязанностей до автоматизма;
- разбавить рутину другими действиями.
В любой работе есть действия, которые нужно повторять с какой-либо периодичностью - ежедневные звонки, еженедельные отчеты, упорядочивание документации, составление планов и т. д.
Можно записать все свои скучные трудовые обязанности и проставить около них периодичность выполнения. Затем посмотреть на список и запланировать время на их выполнение в течение рабочего дня.
Например, руководство требует от сотрудников еженедельного отчета о проделанной работе. Если часть запланированного уже сделана к середине недели, то можно начать составление отчетности и постепенно вносить в нее данные. Таким образом, в последний рабочий день времени на отчет потребуется меньше.
Рутиной можно занять часть рабочего дня, когда в силу различных причин производительность труда снижается.
Как правило, это час до начала обеда и самый конец рабочего дня. В это время можно выполнять легкие обязанности, которые не требуют высокой концентрации внимания. Например, разобрать документы, собрать предварительную информацию для проекта или заполнить шаблоны договоров.
Некоторые виды профессиональных обязанностей предполагают минимальную концентрацию внимания. Вместе с тем они занимают время и руки. Одновременно с такой рутиной можно мысленно планировать ближайшие рабочие дни, выстраивать какие-либо алгоритмы дальнейших действий или просто слушать аудиокнигу или курс по повышению мастерства. Этот способ также позволит избежать эмоционального выгорания от рутинной работы.
Если все профессиональные обязанности стали восприниматься как рутина и хочется какого-то разнообразия, можно совместить их с выполнением другой работы. Как бы разбавить свою работу другими действиями, при этом не в ущерб для их выполнения.
Например, можно помочь коллеге, который зашивается со своими обязанностями или отвлечься и выполнить общественное поручение.
Как нанимателю бороться с воздействием рутинной работы на подчиненных
Предпринимать действия по уменьшению рутины в работе сотрудников должен и работодатель. Это поможет поддерживать производительность труда подчиненных на оптимальном уровне, избежать немотивированных конфликтов и негативной обстановки в коллективе.
Существует несколько способов борьбы с рутиной:
- изменение обязанностей;
- соревнования;
- переключение работников на другую деятельность;
- обеспечение карьерного роста.
Одним из самых простых и наименее затратных способов борьбы с рутиной является изменение трудового функционала сотрудников. Их можно переводить на соседние участки работы, менять местами рабочих на похожих производственных операциях и т. д.
Такой способ позволит не только избежать превращения работы в рутину, но и скажется на эффективности деятельности компании в целом. Изучение смежного функционала позволяет повысить взаимозаменяемость сотрудников, и в случае отсутствия кого-либо из работников, нанимателю проще передать его функции другому подчиненному.
В некоторых видах деятельности работа наемного персонала состоит в простом, ежедневном следовании определенным алгоритмам, которые установлены нанимателем. Чаще всего стандартизация взаимодействия с клиентом используется в контакт-центрах, фронт-офисах банков, торговле, гостиничном обслуживании и т.д.
Избежать рутинной работы здесь невозможно. Но работодатель может постараться минимизировать воздействие рутины. Помогут ему в этом различные профессиональные конкурсы и соревнования. Желание победить и получить приз (пусть и самый незначительный) добавит работникам старательности и повысит эффективность деятельности всей компании.
Еще одним способом снизить рутину в работе поможет переключение работников на другие виды деятельности. Это не просто выполнение похожего функционала, а предложение работнику абсолютно другой, несвойственной его повседневным обязанностям, работы.
Например, квалифицированного работника можно привлечь к процедуре найма новых сотрудников, в качестве эксперта, закрепить за ним наставничество над практикантами или стажерами, а также периодически направлять высокопрофессиональных подчиненных для выступления на различных семинарах и курсах.
Эти действия работодателя повысят мотивацию персонала, позволят работнику считать себя значимым для нанимателя, а, следовательно, повысят его эффективность. К тому же полная смена деятельности снижает ощущение рутины в обычной профессиональной деятельности.
Изменять обязанности работника можно не только горизонтально, переставляя сотрудников с одного участка работы на другое, но и вертикально, обеспечивая карьерный рост.
Изменение функционала без повышения значимости работника, с течением времени приведет к снижению эффективности мер по устранению рутины в работе.
Если руководитель просто меняет периодически трудовые обязанности работников, при этом, не поощряя повышение их профессионализма, то у сотрудников будет появляться чувство однообразия деятельности, рутинности работы.
Кроме того, длительное время, не получая новой должности или прибавки к зарплате, подчиненные начинают сомневаться в собственной значимости для компании. Такая ситуация может привести к уходу квалифицированного работника от нанимателя. Поэтому руководство должно периодически повышать работников в должностях.
Рутинная работа существует не только на конвейере. Со временем выполнение одних и тех же должностных обязанностей в любой сфере деятельности приводит к ощущению рутины и снижению производительности наемных сотрудников. Предпринимать какие-либо меры по уменьшению негативного воздействия рутины на подчиненных должны не только наниматели, но и сами сотрудники.