Обязанности секретаря на каждом отдельном производстве определяются должностной инструкцией такого сотрудника. К обязанностям секретаря могут относиться самые разнообразные функции — все зависит лишь от производственной деятельности компании (организации, предприятия). О должностных обязанностях, которые могут быть вменены секретарю, и поговорим в этой статье.
Обязанности секретаря-референта
Обязанности секретаря включают в себя, как правило, организационную работу, работу по сбору и распространению информации среди сотрудников по оформлению, хранению, систематизации документов, выполнению поручений руководства и т. д.
В зависимости от того, какой деятельностью занимается компания, в обязанности этого сотрудника может вменяться:
- ведение деловой переписки;
- работа с архивом;
- своевременная передача документов между структурными подразделениями организации и конкретными исполнителями;
- оформление приказов руководителя;
- организация рабочего времени руководителя;
- осуществление посреднических функций при работе с иностранными партнерами (в т. ч. перевод устной речи и документов).
На многих предприятиях к обязанностям секретаря относится также ведение кадрового учета. Правда, работа с кадровыми документами требует определенных знаний и навыков, поэтому это можно назвать необязательной частью полномочий секретаря. Под кадровым учетом здесь следует понимать не только оформление приема или увольнения работников, но и ведение табелей учета рабочего времени, формирование личных дел сотрудников, подготовку трудовых договоров и ведение их реестра, оформление документов для командировок, работу с листками нетрудоспособности и так далее.
В небольших компаниях к должностным обязанностям секретаря иногда относят работу в сфере охраны труда и пожарной безопасности. При этом на него возлагаются обязанности:
- по проведению вводных инструктажей и инструктажей на рабочем месте (первичных, внеплановых, повторных);
- инструктированию работников по пожарной безопасности;
- проведению тренировок по действиям работников предприятия в случае чрезвычайных ситуаций.
Также секретарь принимает участие в расследовании несчастных случаев на производстве, подготавливает и сдает документы, касающиеся охраны труда и безопасности.
Помимо вышеперечисленного на секретаря могут возлагаться обязанности по снабжению аппарата управления или непосредственного руководителя расходными материалами. К этой категории можно отнести организацию поставок питьевой воды, обеспечение канцелярскими принадлежностями, контроль за исправностью офисной техники, своевременную организацию ее замены и т. п.
Если в компании принято организовывать деловые встречи, переговоры (в т. ч. в виде различных деловых обедов), либо устраивать кофе-брейки, обязанности по их проведению обычно также возлагаются на секретаря.
Должностная инструкция секретаря
 |
| Скачать форму инструкции |
Какие бы обязанности секретаря не были предусмотрены в каждой конкретной организации, они в любом случае должны быть изложены в должностной инструкции. Ознакомление с таковой производится в момент приема гражданина на работу, после чего он должен расписаться в ознакомлении. Только личная подпись сотрудника является достаточным основанием для работодателя требовать от него полного исполнения своих трудовых функций, а также дает право привлекать к ответственности за их неисполнение.
Должностная инструкция секретаря включает в себя те же основные разделы, что и должностные инструкции иных работников:
- Общие положения. Здесь речь идет о том, как осуществляется прием на работу и увольнение сотрудника, какие основные задачи перед таким работником ставятся, чем руководствуется в работе секретарь, а также перечисляются основные требования, которым должен отвечать соискатель данной должности.
- Должностные обязанности секретаря. В этом разделе должны быть изложены все функции референта, которые будут им осуществляться в период работы в данной организации. Важно понимать, что работник не обязан выполнять те функции, которые прямо не предусмотрены его должностной инструкцией, поэтому данный раздел должен содержать максимально полное описание.
- Если есть обязанности, то должны быть и права, которые также должны быть отражены в должностной инструкции секретаря.
- В заключении обычно следует раздел, определяющий виды ответственности работника за неисполнение или ненадлежащее исполнение им своих трудовых обязанностей.
Требования к соискателям
В зависимости от того, какие должностные обязанности предусмотрены для секретаря, работодатели вправе предусматривать различные требования к уровню квалификации и образованию соискателей. Так, в компаниях, в которых на секретаря возлагаются не только организационные обязанности, работодатель может требовать от сотрудника наличия высшего, среднего специального или дополнительного профессионального образования.
В частности, если работа секретаря связана с работой на международном поле и требует знания иностранных языков, может потребоваться образование лингвиста-переводчика. Если на такого сотрудника возлагается обязанность по организации работы в сфере охраны труда и пожарной безопасности, работнику придется пройти обучение, касающееся специальных направлений (по охране труда и пожарно-техническому минимуму). Специалисты, работа, которых будет включать в себя кадровый учет, должны иметь определенный уровень знаний, позволяющий им надлежащим образом исполнять свои обязанности, например иметь высшее юридическое образование.
С другой стороны, такие требования к образованию и квалификации секретаря в большинстве случаев зависят исключительно от пожеланий работодателя. Исключение, пожалуй, составляет только охрана труда и пожарная безопасность. В случае если такие функции возлагаются на работника, ему обязательно нужно пройти соответствующее обучение, т. к. данное требование закреплено законодательно. В иных же случаях необходимости подтверждать квалификацию, как правило, нет (если, конечно, работодатель не предусмотрел требование к образованию специально).