Как оформить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, интересует многих работодателей летом, в период массовых отпусков сотрудников. Однако и в остальное время о соблюдении норм трудового законодательства при замещении членов коллектива забывать не стоит. Основные вопросы оформления документации при подмене работников будут рассмотрены в нашей статье.
Исполнение обязанностей отсутствующего работника (общие положения)
 |
| Скачать форму приказа |
Временное замещение отсутствующей трудовой единицы на предприятии возможно произвести несколькими способами:
- Посредством привлечения специалиста, не состоящего в штате предприятия. В этом случае с ним заключается временный трудовой договор (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4413-6). При этом важно помнить, что в остальном (помимо указания на срочность трудового договора) правила оформления нового сотрудника должны соответствовать общим законодательным требованиям о приеме на работу.
- Посредством привлечения штатных работников. Такой способ оптимизации рабочего процесса возможен также в нескольких формах, каждая из которых предполагает изменения в должностных обязанностях привлекаемого сотрудника:
- работа по совместительству (ст. 60.1 Трудового кодекса);
- совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ);
- временный перевод на другую должность (ст. 72.2 ТК РФ).
Поскольку чаще всего при замещении временно отсутствующего специалиста работодатели прибегают к помощи уже работающих в штате сотрудников, рассмотрим подробнее именно этот вариант замены.
Порядок оформления замещения, согласие на подмену отсутствующего сотрудника
Близкие между собой формы замещения отсутствующих сотрудников — совместительство, совмещение и временный перевод — имеют существенные отличия в режиме труда специалиста и порядке кадрового оформления. Приведем основные из них:
- Принципиальное отличие совмещения и совместительства состоит в последовательности исполнения замещающим сотрудником своих функций и функций отсутствующего работника. При внутреннем совместительстве должностные обязанности отсутствующего сотрудника выполняются по окончании основного рабочего дня трудящегося, при совмещении же и основные, и дополнительные трудовые функции осуществляются параллельно в течение одной рабочей смены. Кроме того, совместительство требует заключения еще одного трудового договора с сотрудником, тогда как совмещение оформляется при помощи доп. соглашения к уже существующему.
- Так же как и совмещение должностей, временный перевод сотрудника на другую должность оформляется при помощи составления доп. соглашения к трудовому договору. Однако в отличие от предыдущих вариантов замещения отсутствующего сотрудника в этом случае происходит освобождение, пусть и временное, от ранее занимаемой должности. Работник при этом исполняет только должностные обязанности находящегося в отлучке специалиста. Срок такого перевода не может быть более 1 года.
Во всех случаях замещения отсутствующего работника законодатель требует получения от сотрудника письменного согласия на подмену (исключения оставляют форс-мажоры на производстве и в стране). При оформлении внутреннего совместительства таким согласием является подписанный работником трудовой договор, в других же случаях трудящийся должен письменно (т. е. отдельным документом) выразить согласие на замещение.
Заявление об исполнении функций временно отсутствующего работника
Одним из вариантов оформления письменного согласия на замещение отсутствующего работника может являться заявление. Такой документ составляется в стандартной для заявлений форме и должен включать в себя:
- наименование предприятия и Ф. И. О. руководителя, на чье имя направляется заявление;
- данные сотрудника, который обращается к руководству с просьбой (Ф. И. О., адрес, должность, структурное подразделение, табельный номер);
- основной текст, содержащий просьбу о замещении отсутствующего работника, с указанием предполагаемого срока такой подмены и формы замещения (совмещение должностей или временный перевод);
- дату;
- подпись автора заявления.
Таким образом, порядок оформления замещения временно отсутствующего работника напрямую зависит от формы замещения, которую определяет руководство организации совместно с привлекаемым к замене сотрудником.