Что должна включать в себя должностная инструкция заместителя?
Как и инструкция для других сотрудников, должностная инструкция заместителя директора должна состоять из следующих разделов:
- Определение должности
Здесь говорится, что заместитель относится к категории руководителей, а также перечисляются иные общие положения, определяющие сущность этой должности. - Задачи и функции заместителя
Их точный перечень определяется в зависимости от того, к какой именно сфере относится работа данного зама. Например, для финансового директора (зам по финансам) указывается, что он руководит финансовой политикой предприятия, для заместителя по безопасности — что на нем лежит охрана организации и ее имущества. - Обязанности
Их перечень также зависит от того, для какого заместителя подготовлен документ. К примеру, в обязанности зама по финансам входит среди прочего контроль за сметно-финансовыми расчетами, зама по производству — контроль за соблюдением технологии и т. д. - Права
Их перечень определяется как перечнем задач, поставленных перед конкретным заместителем, так и общим для всех трудовым законодательством: будучи наемным работником, заместитель имеет право на такую же защиту своих интересов, как и другие сотрудники организации (право на отдых, получение зарплаты и т. п.). - Ответственность за нарушение обязанностей и законодательства
Здесь следует указать, за что именно отвечает заместитель (за невыполнение указаний директора, неправомерное использование полномочий и т. д.). Кроме того, если замдиректора по трудовому договору несет полную материальную ответственность, то должны быть указаны условия, при которых она наступает.
Кроме того, в инструкцию может включаться и раздел о субординации, рассказывающий о том, кем руководит заместитель, и определяющий, подчиняется ли он кому-либо помимо генерального директора. Однако этот пункт в содержание инструкции для заместителя включается крайне редко, так как цепочка подчинения в данном случае обычно коротка.
Особенности должностной инструкции заместителя директора по общим вопросам
У руководителя крупного предприятия может быть несколько сотрудников, которые подчиняются непосредственно ему и руководят отдельными направлениями, по которым работает фирма. Они могут называться заместителями, директорами по какому-то виду деятельности (например, финансовый директор и т. п.).
Одним из таких сотрудников является заместитель по общим вопросам. Действующий квалификационный справочник должностей (КСД), утвержденный постановлением Минтруда РФ в 1998 году, такой должности не предусматривает, однако это не значит, что ее нельзя вводить. При этом сфера обязанностей такого заместителя может предусматривать как хозяйственное обеспечение, так и фактическое руководство фирмой с подчинением только генеральному директору.
На практике заместителем директора по общим вопросам иногда именуется обычный завхоз, то есть человек, отвечающий за хозяйственное обеспечение предприятия, транспорт и т. д. Ведь в фирмах с персоналом хотя бы в 200–300 человек и, соответственно, большим оборотом даже банальный вывоз мусора может стать серьезной проблемой, решать которую должен отдельный специалист. Заключением хозяйственных договоров, обеспечивающих работу организации, и занимается нередко зам по общим вопросам. Кроме того заместитель, в отличие от завхоза, вправе сам давать указания любым подразделениям предприятия в той области, которая отнесена к его ведению.
Значительно реже им может быть заместитель, занимающийся каким-либо другим видом деятельности. Фактически ведь термин «общие вопросы» подразумевает те, которые остались после разделения сферы работы предприятия между несколькими замам директора. Таким образом, в этом случае к компетенции заместителя по общим вопросам может быть отнесено все что угодно. Например, на многих предприятиях на него возлагают обязанности, связанные с логистикой.
Наконец, так может именоваться первый заместитель — фактически второе лицо в фирме после генерального директора. В таком случае это заместитель с правом подписи, на время отпуска, командировки или отсутствия генерального на рабочем месте исполняющий его обязанности.
Возможные обязанности разных заместителей директора
Основная задача заместителя — выступать от имени директора в тех случаях, когда руководителя нет на месте (находится в отпуске, командировке и т. д.). В связи с этим в должностной инструкции должна быть предусмотрена обязанность при необходимости руководить предприятием по доверенности.
Также, описывая обязанности заместителя директора, нужно учитывать, в какой сфере этот работник осуществляет свою деятельность. Вот несколько примеров того, какими могут быть эти обязанности:
- В обязанности финансового директора, или зама по финансам, входит разработка политики организации в финансовой сфере, обеспечение устойчивости организации, оценка рисков и разработка мер по их предотвращению. Кроме того, он занимается и налоговыми вопросами, в частности планированием выплат и их оптимизацией. Если у организации имеются свободные денежные средства, то именно финансовый директор ищет способы пустить их в оборот с максимальной прибылью. Наконец, если предприятие выпускает в оборот ценные бумаги, работа с ними тоже относится к сфере обязанностей финансового директора.
- На заместителе по капитальному строительству лежит забота о строительстве, проектных работах, расширении предприятия и возведении необходимых объектов.
- Заместитель по коммерческим вопросам (коммерческий директор) обязан руководить финансовой и хозяйственной деятельностью, касающейся материального обеспечения, получением и хранением сырья, сбытом готовых изделий и т. п. Одним словом, в его обязанности входит все, что относится к получению прибыли и минимизации расходов, связанных с деятельностью предприятия.
- Заместитель по кадрам (директор по персоналу) обязан обеспечить разработку и выполнение кадровой политики предприятия. Он же должен руководить деятельностью кадровой службы. В случае если предприятие имеет несколько филиалов со своими отделами кадров, именно зам по кадрам обязан управлять их деятельностью в целом.
- Заместитель по связям с общественностью. Такая должность вводится в организациях, заботящихся о правильном освещении своей деятельности в СМИ. В его обязанности входит определение политики работы со СМИ, руководство разработкой пресс-релизов и других материалов, публикуемых в прессе и Интернете, организация конференций и т. д.
- Заместитель по качеству обязан контролировать качество выпускаемой продукции или оказываемых услуг. По сути, этот заместитель должен руководить тем, что в советское время называлось отделом технического контроля.
Права заместителя
Стандартного перечня прав, которые имеет заместитель директора, ни один акт не устанавливает. Однако обычно в инструкцию включают следующие:
- право представлять интересы предприятия в отношениях с иными организациями и лицами (однако действовать так заместитель может лишь по доверенности);
- право отдавать обязательные распоряжения работникам и структурным подразделениям организации в той сфере, которая относится к компетенции данного заместителя;
- право запрашивать и получать информацию, проверять работу подразделений.
Кроме того, заместитель имеет и те права, которые установлены законом для всех работников (получать зарплату, уходить в отпуск и пр.). При желании их тоже можно включить в инструкцию, хотя это и необязательно.
Разработка должностной инструкции
Закон не регламентирует, в каком порядке должна разрабатываться должностная инструкция. В результате нельзя заранее сказать, кто должен готовить текст инструкции для заместителя. На практике этим может заниматься как сам руководитель организации, так и кадровая служба с привлечением необходимых специалистов из других отделов. Допускается даже ситуация, когда текст инструкции готовит сам заместитель.
Инструкция может быть оформлена как отдельным документом, так и в виде приложения к трудовому договору. В обоих случаях заместитель знакомится с ее содержанием и в том расписывается. Однако если инструкция оформляется как приложение к трудовому контракту, важно не упустить два момента:
- заместителю необходимо выдать копию;
- любые изменения должны оформляться в виде дополнительного соглашения к договору.
Именно поэтому лучше готовить инструкцию как отдельный документ. В этом случае заместитель лишь знакомится под подпись с ее содержанием, поэтому при внесении изменений в текст инструкции достаточно будет получить подпись под новой редакцией документа.