Должностная инструкция секретаря школы представляет собой документ, которые включает в себя перечень прав, обязанностей и основных направлений работы данного сотрудника. Инструкция утверждается руководителем образовательного учреждения и передается работнику на ознакомление. О том, как правильно ее составить, расскажем в статье далее.
Содержание должностной инструкции секретаря в школе
 |
| Скачать форму должностной инструкции |
Как правило, должностная инструкция секретаря в школе включает в себя следующие разделы:
- Общие положения. В этой части документа указывается наименование должности и подразделения — места работы сотрудника в соответствии с утвержденным в организации штатным расписанием, информация о порядке утверждения на должность и снятия с нее, а также определяется порядок замещения служащего в случае его отсутствия. При желании разработчик документа вправе прописать перечень документов, нормативных или локальных актов, с которыми секретарь должен быть ознакомлен, чтобы впоследствии руководствоваться их положениями в своей работе.
- Функции. В этом разделе определяются направления деятельности секретаря школы. В частности, речь может идти:о работе с документами (включая их архивирование);
- обеспечении работы канцелярии;
- выполнении технических функций, которые связаны с обеспечением работы директора и его заместителей.
- Должностные обязанности. В этом разделе указываются обязанности секретаря школы. Например, здесь может быть сказано, что он:
- организует переговоры директора школы (в том числе телефонные);
- составляет график текущей и перспективной работы;
- работает с почтой;
- ведет делопроизводство;
- составляет документы по указанию непосредственного руководителя;
- следит за обеспечением директора канцелярскими и иными принадлежностями, которые необходимы тому для работы;
- осуществляет работу по подготовке и проведению собраний, конференций и выступлений директора;
- организует прием посетителей и подготовку ответов на жалобы;
- получает от директора школы задания и выполняет их;
- принимает информацию по переговорным и иным устройствам и т. д.
- Права. Так как секретарь имеет комплекс прав, которые позволяют ему должным образом выполнять возложенные на него обязанности, необходимо отразить их в соответствующем разделе инструкции. Например, здесь может быть указано, что секретарь правомочен:
- запрашивать от ответственных лиц информацию для директора;
- привлекать работников учебного заведения для выполнения поручений руководителя организации;
- отправлять на доработку проекты документов, которые приходят по почте к директору;
- визировать тексты бумаг, которые проходят экспертизу;
- вносить на рассмотрение совета школы предложения по улучшению работы с документами и т. д.
- Ответственность. Раздел включает в себя перечень видов ответственности, которые работник несет за ненадлежащее исполнение (или неисполнение) своих должностных обязанностей и нарушение требований законодательства. Речь обычно идет о материальной, дисциплинарной, административной и уголовной ответственности.
- Режим работы. Эта часть должностной инструкции должна содержать особенности графика сотрудника. Например, могут быть определены моменты, касающиеся ненормированного рабочего дня или сокращенной рабочей недели.
- Взаимоотношения и связи. В разделе определяется порядок взаимодействия секретаря с остальными работниками школы.
Примечание: нами представлен примерный вариант структуры должностной инструкции секретаря в школе. Так как законодатель не устанавливает требований к содержанию документов такого рода, работодатель вправе утвердить свою структуру инструкции, добавив или удалив разделы.
Порядок разработки и принятия должностной инструкции секретаря в школе
Текст должностной инструкции разрабатывается специалистом отдела кадров или лицом, отвечающим за охрану труда в организации. После этого документ передается на согласование непосредственному руководителю секретаря, чтобы тот при необходимости внес свои коррективы и предложения. Затем идет обсуждение всех замечаний и передача готового текста на утверждение руководителю организации.
После того как инструкция утверждена, с ней необходимо ознакомить работника. Новых сотрудников при этом знакомят с текстом еще при приеме на работу. Как правило, к инструкции прилагается лист ознакомления, в котором сотрудник ставит подпись и указывает дату. В случае отказа от подписи об этом составляется соответствующий акт. После ознакомления оригинал инструкции обычно хранится у работодателя, работник же получает на руки заверенную копию.
При необходимости внесения изменений в документ работник должен быть уведомлен об этом заранее. Более того, без его письменного согласия на это новый документ не будет иметь юридической силы.
В заключение осталось напомнить, что должностная инструкция секретаря в школе, как и любая другая, разрабатывается для должности, а не для конкретного сотрудника, поэтому указание в ней биографических данных или иных индивидуальных параметров неуместно. Образец должностной инструкции секретаря школы вы можете найти на нашем сайте.